مدیر پارسی

v     سیستم های مدیریت کیفیت در چه سازمان هایی می توانند مفید باشند؟

·        سازمان هایی که مدیریت ارشد آن به سیستم اعتقاد دارد و مطمئن است که این گونه سیستم ها می توانندبا دادن نظم به امور کارها را راحت تر کنند.

·        سازمان هایی که تنها و تنها به دنبال دریافت گواهینامه برای بازار نیستند

·        سازمان هایی که می خواهند جهت اهداف خود در راستای کیفیت ،بهبود و . . . برنامه ریزی کنند

·        سازمان هایی که می دانند بقاء آن ها بسته به مشتریان ، پرسنل و جامعه است

v     فوائد سیستم های مدیریتی

·        حذف شدن فرآیندهای زائد در صورت وجود

·        مشخص شدن مسئولیت ها و اختیارات هر سمت

·        تبیین شفاف مقاصد مدیریت

·        روشن شدن جایگاه فرد در سیستم ( کار فرد چه اهمیتی در سیستم دارد)

·        مشخص شدن نحوه و پریود گزارش دهی و گزارش گیری ( آگاهی بصورت لحظه ای)

·        تعیین روش های تجزیه و تحلیل گزارشات جهت رسیدن به علل ریشه ای و اولویت بندی منابع لازم

·        رسیدن به خواسته های سازمان در طول یک پروژه  و بسیج همگانی و سپس بهبود آنها

·        تعیین اهداف صورت سیستماتیک و برنامه ریزی جهت انجام آنها

·        چارچوب دادن به اموری از قبیل خرید ، فروش ، انبار ، تولید وارائه خدمات ، آموزش ، تعمیر و نگهداری، بایگانی و آرشیو ، کنترل کیفیت و غیره

·        شناسایی سیستماتیک نقاط ضعف و قوت سازمان مبتنی بر اطلاعات معتبر

·        بطورکلی جایگزینی چراغ راهنمایی بجای پلیس

v     معایب سیستم های مدیریتی

شاید بتوان گفت که سیستم های مدیریتی به خودی خود مشکلی ندارند،اما نحوه پیاده سازی و استفاده از آن ها است که مشکلاتی را برای سازمان بوجود می آورد:

·        سیستم های مدیریت کیفیت به گونه ای هستند که در صورتی که در یک سازمان با توجه به عملکرد سازمان به درستی پیاده نشوند نه تنها فایده ای برای سازمان ندارد بلکه پرسنل را با دنیایی از مشکلات روبرو می سازد

·        این مسئله وقتی پیش می آید که مشاور بدون کمک و هماهنگی سازمان سیستمی را طراحی و جهت اجرا به سازمان ارائه نماید وسازمان بدون بررسی کامل آن سیستم را بپذیرد

·        راهکار عملی جهت بوجودنیامدن مسئله فوق تشکیل کمیته راهبری و همکاری این تیم با مشاور می باشد.

·        مشکل دومی که ممکن است در پیاده سازی این گونه سیستم ها بوجود آید این است که سیستم ، قائم به شخص یا گروه خاصی از کارکنان سازمان باشد مثلا مشاور ، نماینده مدیریت ، کمیته راهبری  و . . . در اینگونه سازمان ها این شخص یا گروه خاص بایستی وظایف سیستمی تمامی کارکنان سازمان را در طول سال انجام دهند و یا در پریودهای زمانی خاصی ،کلیه مدارک و مستندات سیستم را بروز نمایند.

·        دراینگونه موارد اکثر افراد اظهار می دارند که علاوه بر وظایف خود ، کارهای مربوط به ایزو رانیز انجام می دهیم

·        راهکار عملی که جهت این مسئله پیشنهاد می گردد در گیر نمودن کلیه کارکنان سازمان وفرهنگ سازی توسط کمیته راهبری می باشد.

·        مسئله دیگری که در اینگونه پروژه ها ممکن است با آن روبرو شد.این است که مستند سازی سیستم مربوطه متناسب با گستره فرآیندهای سازمان یا صلاحیت کارکنان نباشد. دراین موارد اکثر سازمان ها از زیاد شدن کاغذبازی شکایت می کنند

·        تنها راهکاری که می تواند باعث شود این مسئله بوجود نیاید، درک صحیح از واژه مستند سازی در استاندارد است. یعنی سازمان بایستی بتواند تشخیص دهد که در چه مواردی نیاز به مستند کردن هست و درچه مواردی پیاده سازی و یا اجرای سیستم نیازی به مستندات ندارد

·        همچنین نحوه مستندسازی در یک سازمان بسیار مهم است چرا که ممکن است حجم زیادی از مستندات کارایی زیادی درمجموعه نداشته باشند و در عوض وجود یک فرم یک صفحه ای بسیاری از مشکلات سازمان را حل نماید

·        یکی دیگر از مهمترین اشکالاتی که در پیاده سازی سیستم های مدیریتی پیش می آید، فراموش کردن هدف است. بدین صورت که در طول پروژه این مسئله توسط مشاور و یا سازمان فراموش می شود که هدف از پیاده سازی سیستم چه بوده است و همین مسئله باعث می شود، گاه تا پایان پروژه مسیر اشتباهی طی شود. مثلا گاهی پیش می آید که برای پوشش دادن یک الزام استاندارد مدت زیادی صرف می شود تا یک سیستم خاص مثلا برنامه ریزی تولید و یا  آموزش در سازمان طراحی و پیاده شود و پس از استقرار سازمان تازه متوجه می شود که این سیستم جدید کارایی ندارد یا قابل استفاده نیست.

·        پیشنهاد می گردد برای پیش نیامدن این مسئله ضمن اینکه بایستی به مشاور وقت کافی برای فاز شناخت از مجموعه داد ، سعی شود حتی الامکان سیستم موجود با استاندارد مورد نظر مقایسه شده و برای آغاز کار حتی المقدور سیستم جدیدی جایگزین نشود و  این قسمت از کار را به عنوان بهبود مستمر درگام های بعدی انجام داد. اما این بدین معنی نیست که سازمان در بوجود آمدن هر سیستم جدیدی مقاومت کند.

·        یکی از مواردی که اگر بدرستی انجام نگیرد،سیستم مدیریت عملا کارایی و اثربخشی خود را از دست می دهد. اجرا نکردن فرآیندهایی از قبیل ممیزی داخلی ، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه و بازنگری مدیریت می باشد که این موارد فقط و  فقط به دست سازمان و با پیگیری های نماینده مدیریت امکانپذیر خواهد شد.

v     مدیران و نمایندگان مدیریت در پیاده سازی این گونه سیستم ها با چه مشکلاتی روبرو می گردند؟

·        عدم وجود گانت چارت پروژه برای مشاور و سازمان ، مشکلات عدیده ای بوجود می آورد وحتی ممکن است پروژه به درازا کشیده و برای هر دو طرف خسته کننده شود بطوری که انگیزه خود را از دست بدهند.

·        پرسنل سازمان در برابر هرگونه تغییر از خود مقاومت نشان می دهند که برای این مسئله بهتر است علاوه بر فرهنگ سازی مناسب از کمک آنها در پیاده سازی سیستم استفاده شود و اگر مقدور نیست حداقل یک نماینده از کارکنان که چهره ای موجه در بین آنها دارد درگیر پروژه شود.

·        در بعضی مواقع کاربران سیستم از اهمیت کاری که انجام می دهند آگاهی کافی ندارند و این باعث می شود اختلالاتی در اجرای اثربخش سیستم بوجود آید . حتی اگر لازم است بایستی تک تک افراد توجیه گردند که چقدر کارشان مهم است.

·        در بعضی سازمان ها مدیریت و یا نماینده وی جهت پیشبرد پروژه به پرسنل خود و یا حتی کمیته راهبری ، وعده های واهی می دهند، پیشنهاد می گردد با کارکنان خود روراست باشیم

·        بعضی از نمایندگان مدیریت ، براحتی نمی توانند به پرسنل سازمان اعتماد کرده و اموری را به آنها محول کنند، بدین ترتیب تمامی کارها را خود به تنهایی به عهده می گیرندو در اواسط پروژه بسیار خسته می شوند

·        بعضی از سازمان ها با مشاور خود رو راست نمی باشند و یا از بیان اشکالات خود بیم دارند. دراینگونه موارد برای شناسایی یک مسئله بسیار زمان صرف می گردد و یا سیستم بصورت اشتباه طراحی می گردد.

·        سازمان هایی وجود دارند که تا زمان ممیزی نهایی ، پرسنل آنها از پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت در سازمان خود خبرندارند. پیشنهاد می گردد با تشکیل جلسات همگانی ، نصب اطلاعیه و شعارهای کیفی و . . . کارکنان را در جریان قراردهید.

پاسخگویی به مسائل و پرسش ها در زمینه های مدیریتی و سیستم های مدیریت کیفیت