کلیدهای بهبود

 نظام آراستگی محل کار 5S

حسین عبدی

پیش از طراحی هر برنامه ای برای بهبود ، توسعه و افزایش کارایی و اثربخشی هر سازمان و کسب و کاری ، باید محل را نظافت کرده و مرتب ساخت تا بتوان تصویری از وضعیت موجود به دست آورد . برای انتخاب جهت مناسب و تنظیم اهداف سازمان ، باید هرگونه مانعی از بین رفته ، درک روشنی از وضعیت موجود به دست آید . فعالیت های نظافت ، مرتب سازی و سازمان دهی از بیشترین اولویت برخوردار بوده و شایسته است که به عنوان کلید اول ، در نظر گرفته شود .

با وجود آن که عملیات نظافت و سازماندهی به عنوان یکی از اساسی ترین فعالیت های بهبود کیفیت و افزایش بهره وری به طور گسترده پذیرفته شده اند ، اما جای تعجب است که هنوز بسیاری از کارخانه ها با بی نظمی ، شلوغی و سردرگمی دست به گریبان می باشند .

در بسیاری از شرکت ها درجهت اجرای صحیح 5S اقداماتی انجام می شود اما می توان دید که موفقیت چندانی ، به دست نیامده است و یک هفته پس از اتمام عملیات اصلی نظافت و سازمان دهی ، محل کار به وضعیت آشفته قبل ، باز می گردد . اجرای یک بار 5S ، چندان نتیجه ای در بر ندارد . 5S  باید به صورت یک عادت در آید و پیوسته و دائمی ، اجرا گردد .

سطح اول :

مواد زائد ، آشغال های کوچک ، ته سیگارها ، تکه های کاغذ و ابزارآلات در اطراف پراکنده هستند . این پراکندگی شامل مواد زائد ، ابزارهایی که برای سال ها مورد استفاده قرار نگرفته اند ، اسناد قدیمی ، تجهیزات ، ماشین آلات غیر معمول و سایر موارد مشابه ، بر روی زمین پخش شده و باعث بی نظمی محیط کار می گردند . بسیاری از کارخانه ها به دلیل اینکه کارگران ، پس از استفاده از ابزارها ، آنها را بر روی زمین رها می کنند ، هنوز در سطح اول باقی مانده اند .

اقدامات اصلاحی برای ارتقاء به سطح دوم

·         به تمام سطوح افقی نگاه کنید  

·         محل کار را بررسی کرده و تمام زباله ها ، ابزارهای زائد و وسایل انبار شده غیر ضروری را جمع آوری کنید.

اگر برای استفاده از یک وسیله برنامه خاصی ندارید ، آن را دور ریخته و یا به رقیبتان بفروشید ، تا محل کار آنها را بی نظم نمائید ! برای ابزارآلات یا قطعاتی که بر روی زمین رها شده اند ، مکان مشخصی تعیین نموده و آنها را در آنجا قراردهید .

نکات مهم و تذکرات مفید:

·         هیچ وسیله ای را مستقیما بر روی زمین قرار ندهید

·         حتی الامکان ، چیزهایی را که مورد استفاده مشخصی نداشته و در آینده هم به کار نخواهند رفت ، دور بریزید .

سطح دوم

·         بی نظمی در کنار دیوارها مشاهده می شود

·         محل های عبور و مرور ، تمیز نیستند

هنگامی که محل کار در سطح دوم قراردارد ، هیچ گونه وسایل غیر ضورری و لوازم بی مصرف در وسط راه و کف کارگاه پراکنده نیستند ولی این درحالی است که :

·         وسایل بی مصرف به دیوارها یا ستون ها تکیه داده شده اند ، مجموعه ای از وسایل ، درکنار دیوار یا ستون ، بر روی زمین قرارداده شده ، یا تلی از گرد و خاک در پای دیوارها و ستون ها ، رها شده است

·         ابزارها یا تجهیزات بی مصرف ، در زیر یا کنار سایر تجهیزات ، رها شده و یا اینکه

·         محل های عبور و مرور تمیز نباشند و یا از این محل ها به عنوان انبار موقت استفاده کرده و وسایل را مدتی ، گاه بیش از یک ماه در آن قرار می دهند

اقدامات اصلاحی برای ارتقاء به سطح سوم

·         به سطوح عمودی نگاه کنید

·         دیوارها وستون ها را بررسی نمایید

·         تمامی ابزارهای زائد ، غیر ضروری و وسایل انبار شده را جمع آوری کنید

·         تمامی دیوارها وستون ها را تاحدی که قابل دسترسی است رنگ کنید .

برای این امر کارگر نگیرید بلکه از کارگران بخواهید که خود ، این کار را انجام دهند . ممکن است چنین روندی ، احمقانه یا بسیار ساده به نظر برسد ، اما تجربه نشان داده است که اجبار کارگران به توقف فعالیت های معمول برای یک روز و یا انجام کار در یک روز تعطیل ، حتی در افرادی که هرگز درباره نظافت فکر نکرده اند ، گرایشی را به این امر ، ایجاد می کند

پیش از رنگ زدن ، ازکارگران بخواهید تمام کارهای لازم جهت مرتب سازی ، جارو زدن و نظافت دیوارها و ستون ها را انجام دهند . گاهی اوقات تقسیم کارکنان خط تولید کارخانه ، به چند گروه و ایجاد رقابتی دوستانه در بین آنها ، بسیار موثر است . کارگران ، تمایل دارند که بافاصله پس از اتمام رنگ کاری ، مجددا وسایل را به دیوارها تکیه دهند . خوشبختانه این امر غیر ممکن است ، چرا که مدتی طول می کشد تا رنگ خشک شود . آنان را وادار کنید که مکان های جدید و ثابتی را برای وسایل ، بیابند . درصورت لزوم برای آنان ، قفسه هایی را نصب نمایید .

نکات مهم و تذکرات مفید

·         مسئولیت ها را برای دیوارها و راهرو ها تقسیم کنید

·         کارگران باید بدانند که در مورد پاگیزگی محل کار خود مسئول هستند

سطح سوم

محل های عبور کاملا باز بوده و کارخانه پاکیزه است . اما ابزارها ، به صورت نامرتبی انبار شده اند

کارخانه ای که در سطح سوم قراردارد ، اقدامات لازم برای اصلاح مشکل مذکور را انجام داده است. راهرو ها و محل های عبور تمیز و باز بوده ، زمین پاکیزه و دیوارها ، عاری از هر نوع آلودگی است .

درمرحله بعدی باید توجه خود را به قفسه ها معطوف کنیم :

آیادرقفسه ها، ابزارها ، قطعات ، گیره ها وسایر وسایل با هم مخلوط شده اند ؟

آیا دستکش ، کفش و سایر وسایل ، همراه با ابزارآلات ، داخل جعبه ابزار ، انداخته شده اند ؟

آیا ابزارآلات درکمدهای بسته و قفل شده نگهداری می شوند ؟

اغلب هنگامی که درب یک واحد انبارش مانند قفسه ، کشو یا کمد باز می گردد ، شاهد وسایل بی مصرف و کلا بی ارزش زیادی هستیم . غالبا ابزارآلات در کمدها یا کشوها ی قفل شده ، قرار گرفته و غیر قابل دسترسی هستند ، بعضا برای استفاده از آنها ، باید زمانی را صرف بازکردن قفل ها با امتحان کردن کلیدها نمود . تنها به این دلیل که به کارگران به عنوان انسان های مسئول ، اطمینان نمی شود . اگر هر یک از این شرایط درکارخانه شما وجود دارد ، هنوز به سطح چهارم ، نرسیده اید. رسیدن به کارخانه ای که در آن بتوان با یک نگاه ، ابزارآلات را برداشت و یا جایگذاری نمود ، مستلزم همکاری همه کارکنان است .

اقدامات اصلاحی برای ارتقاء به سطح چهارم

به داخل قفسه ها نگاه کنید و مواد ، قطعات و ابزارها را مرتب نمایید

خود را از شر قفسه ها ی دربسته رها کنید

محل های انبارش یا نگهداری جداگانه ای برای ابزارآلات ، قطعات ، وسایل اندازه گیری ، گیج ها ، گیره ها ، اسناد ، فرم ها و سایر موارد در نظر بگیرید . این انبارها را تمیز و منظم نمایید تا وسایل درنگاه اول ، یافت شوند . اگر قفسه ها دربسته هستند ، درها و حتی قسمت عقب آنها را بردارید . زمانی که برای باز کردن درها جهت دیدن محتویات قفسه ها صرف می شود ، جزء زمان تلف شده محسوب می گردد . کمدهای دربسته ، روحیه افراد را خراب می کند . احساس عدم اعتمادی که کمدهای دربسته در ذهن ، تداعی می کنند ، برخلاف احساس مسئولیتی است که از فعالیت های نظافت و سازمان دهی به وجود می آید .

نکات مهم و تذکرات مفید

·         وسایل را به نحوی قرار دهید که در نگاه اول ، قابل شناسایی بوده و به راحتی پیدا شود

·         برای مرتب سازی ، چندین معیار ارزیابی درنظر بگیرید . اگر فردی ، کار فوق العاده ای انجام می دهد از تلاش وی قدردانی کنید .

·         ابزارهایی که کاربرد زیادی دارند را در محلی قرار دهید که بدون نیاز به حرکت ، قابل دسترسی باشند . ابزارآلاتی را که کاربرد کمتری دارند در یک اتاق ابزار ، قرار دهید تا باعث شلوغی محل کار نشوند

·         بعد از اتمام کارتان ، ابزارآلات استفاده شده را به محل اولیه خود بازگردانید

سطح چهارم

·         ماشین آلات و تجهیزات تمیز هستند

·         فضای انبارها به طور واضح ، به قسمت های مختلفی ، تقسیم بندی شده است

·         قفسه ها در فضای انبارها ، خطوط موازی و عمود برهم بسیاری ایجاد کرده اند

دریک کارخانه سطح چهارم ، ماشین ها و تجهیزات تمیز شده اند و عادت به نظافت ، در کارگران افزایش یافته است . مثلا ، کارگران به طور معمول ، تراشه ها را جمع آوری کرده و آنها را به خارج از محل کار منتقل می کنند .

وسایلی که بر روی قفسه ها و یا در محل های نگهداری تجهیزات قرار دارند ، دارای برچسب کاملا مشخصی بوده و درمکان های مناسب از پیش تعیین شده ، نصب می شوند . این گونه وسایل چنان در محل خود مستقر شده اند که گویی همه در یک ردیف یا ستون کاملا منظم چیده شده اند . شاید این ایده کمی افراطی به نظر آید ، اما حس تمیزی و سازمان دهی که ناشی از توجه به جزئیات است ، زمینه احساس کارایی و نشاط را فراهم می کند .

ابزارآلات پر مصرف و وسایل اندازه گیری در انبارهایی نگهداری می شوند که به راحتی در دسترس کاربران آنها است . با یک نگاه ، مشخص می شود که کدام یک از ابزار آلات ، قطعات ،  تجهیزات و اسناد ، هم اینک مورد استفاده بوده و همچنین نحوه و امکان استفاده آنها نیز به راحتی ، تعیین می شود .

در یک کارخانه سطح چهارم ، حس گیرایی از نظافت ، وجود دارد . این حس باعث می شود که افراد ، خود بخواهند ، ابزارآلات و سایر وسایل را بعد از استفاده ، درجای مناسب خود ، قراردهند .

کدگذاری رنگی ابزارهایی که کاربرد زیادی دارند ، نه تنها باعث می شود که یافتن جایگاه آن ها ، آسان تر باشد ، بلکه وقتی همه ابزار آلات ، درجای مناسب خود قرار می گیرند ، احساس رضایتی حاصل می شود که به نوبه خود ، زمینه ساز حس کارایی ، درمحل کار است .

اقدامات اصلاحی برای ارتقاء به سطح پنجم

·         همه امور مربوط به نظافت ، مرتب سازی و سازمان دهی را به طور منظم انجام دهید

·         کنترل بصری موجودی ها را افزایش دهید

با استفاده از مدل نمایش سوپر مارکت ، می توان وسایل را به نحوی در انبار قرار داد که با یک نگاه ، موجودی آن ، برآورد شود . با ایجاد مدل ایستگاه کاری به روش سیستم قفسه ای ، می توان ، کار را آغاز کرد . پس از تکمیل سیستم ، کارگران باید در جستجوی راه هایی جهت توسعه این سیستم به تمام کارخانه باشند .

ایستگاه کاری مدل ، باید دارای سیستم های متعددی همانند سیستم خودکار دفع زباله برای مواد زائد ، همچون قراضه ها و براده ها که پیوسته تولید می شود ، داشته باشد . این سیستم خودکار ، مواد زائد را مستقیما در سطل های زباله می ریزد . ممکن است از نوعی سیستم انبارش استفاده شود که قطعات را در جعبه ها یا قفسه هایی با گنجایش 5 واحد نگهداری کرده و به راحتی بتوان ، سطح موجودی را بایک نگاه برآورد کرد . شاید بتوان سیستم انبارش قطعات را چنان اصلاح کرد که وقتی ، موجودی به پائین تر از سطح مشخصی می رسد ، سیستم سفارش مجدد به صورت خودکار عمل نماید . چنین سیستمی را می توان برای نظافت و سازماندهی کارخانه به کار برد .

نکات مهم و تذکرات مفید

·         قراضه ها و براده ها مستقیما به سطل های زباله ریخته شوند

·         نوعی مدل خطی برای استقرار قطعات و ابزارآلات ایجاد نمایید که دارای سیستم نمایشی همچون ، سوپر مارکت باشد .

سطح پنجم

·         پاکیزه سازی به صورت پیوسته و دائمی در همه نقاط محل کار صورت می گیرد

·         محل کار تمیز بوده و ابزارها به نحوی قرار می گیرند که با اولین نگاه یافت می شوند

در این سطح ، مواد زائد از همان سرچشمه تولیدشان دفع می شوند . در نتیجه کثیفی ، شلوغی و زباله ها در منبع خود از بین رفته و نیاز به نظافت زیاد و دقیق مرتفع می شود . همه چیز همیشه سرجای خود بوده و ابزارها ، قطعات و مواد چنان چیده شده اند که با یک نگاه یافت می شوند . سطح موجودی را نیز می توان بایک نگاه تخمین زد .

البته به نظر می رسد که با گذشت زمان مواد زائد و ناخواسته خود به خود ، جمع می گردد ، اما کارکنان که فلسفه نظافت و مرتب سازی دائمی را ملکه ذهن خود ساخته اند ، سریعا با آن برخود می کنند .

وقتی که گرایش به نظافت ، کاملا به وجود آمد و عادت به نظافت و سازمان دهی نیز پدید آید ، آنگاه به نتایجی دست خواهیم یافت که فراتر از یک بهبود ، در ظاهر محل کار است . در این صورت تولید ، با آهنگی روان تر ، ادامه یافته و کیفیت محصولات ، بالا می رود .

مطالب مرتبط :

1 .کلید های بهبود کارخانه ، قسمت صفر

 

Ref : 20 Keys to workplace improvement , by Kobayashi , Iwao

مترجم : دکتر مهدی غضنفری و مهندس فرناز ناصر شریعتی