کاهش هزینه ها ، قسمت سوم - حذف اضافه کاری های بی مورد
کاهش هزینه ها ، قسمت سوم - حذف اضافه کاری های بی مورد
حسین عبدی
همانطور که در مطالب مربوط به پروژه کاهش هزینه ها گفتم ، بایستی هزینه های سازمان را در ردیف های گوناگون محاسبه و دسته بندی کرد و سهم آن ها را از هزینه کل تعیین کرد و مقادیر آنها را روی نمودار برد. یکی از موارد قابل توجه که سهم نسبتاٌ بالایی دارد و نسبت آن به فراخور اندازه سازمان ، نوع محصول تولیدی ، فرآیندهای ساخت و خدماتی که ارائه می کند ، می تواند متفاوت باشد. میزان منابع مالی است که صرف نیروی انسانی می گردد که شامل حقوق پرداختی به پرسنل ، هزینه های بیمه ، و... می باشد.
پیش از آنکه به اقداماتی که می توان این هزینه ها را کاهش داد بپردازیم ، بایستی به این نکته مهم ، توجه ویژه ای داشت که طراحی و اجرای فعالیت های کاهش هزینه در حوزه منابع انسانی ، حساسیت و ظرافت خاصی دارد ، کاملاٌ دقت نمایید که اجرای فعالیت هایی که منجر به تعدیل و کاهش در ردیف هزینه های منابع انسانی می گردد ، به صورتی نباشد که موجبات بوجود آمدن هزینه های پنهانی گردد که ، ممکن است حتی بیش از مقدار ریالی صرفه جویی های انجام شده را مجبور شوید در آینده صرف اقداماتی نمایید که اثرات نامطلوب اقدامات پیشین شما را کاهش داده و یا حذف کند . در اقدام های که ارائه خواهد گردید در مورد پیامدهای نامطلوب طرح ریزی نادرست و یا اجرای ناصحیح اینگونه مسائل ، نکاتی مطرح خواهد شد.
باید بگویم که بحث کاهش هزینه نیروی انسانی را در تمام سازمان ها اعم از خصوصی و دولتی می توان پیاده سازی نمود . تفاوتی ندارد که سازمان مورد نظر ، تولیدی و به عنوان مثال در صنعت خودرو و قطعه سازی ، صنایع غذایی ، کاشی و سرامیک ، فولاد ، پتروشیمی ، گاز ، نفت و غیره باشد و یا خدماتی و عمومی مانند بانک ، بیمه ، ارگان های دولتی ، بیمارستان ، فروشگاه و شرکت مشاوره مهندسی و مدیریتی
اولین ، سریع ترین و نزدیکترین اقدام ، جهت کاهش هزینه های نیروی انسانی ، حذف اضافه کاری های بی مورد می باشد . همانطور که در بالا آمد ، سهم منابع انسانی و درصد آن از هزینه های کل سازمان را بایستی محاسبه کنید. و در کنار آن نیز مقدار ريالی و نسبت هزینه ی اضافه کاری را از مقدار کل هزینه های نیروی انسانی شرکت و سازمان خود را نیز تعیین کنید . در صورت قابل توجه بودن سهم آن ، بایستی جهت انجام اقدامات جدی در این زمینه دست به کار شوید .
اضافه کاری ، علت ها و دلایل بسیاری می تواند داشته باشد . عدم برنامه ریزی ، اجرای فعالیت ها و عدم کنترل صحیح از سوی مدیر واحد و سرپرستان قسمت ها ، می تواند منجر به این شود که فعالیت های روتین و روزمره و حتی فعالیت های پروژه ای در ساعت کاری متداول سازمان انجام نپذیرد و نیاز به اضافه کاری به وجود آید . در صورتی که سازمان سیستم مناسبی برای برنامه ریزی ، نظارت و کنترل و گزارش گیری انجام فعالیت ها را ندارد ، بایستی چنین مکانیزمی را با استفاده از مسئولان آن در سازمان و یا کمک گرفتن از یک مشاور متخصص ، طراحی و پیاده سازی نمایید .
این مسئله در کلیه سازمان ها می تواند مصداق داشته باشد . در سازمان های تولیدی عوامل دیگری نیز مشاهده می شود . خرابی تجهیزات و دستگاه ها و توقف آنها به دلایل مختلف می تواند موجب عقب افتادن برنامه تولید و ارسال محصول گردد که موجبات اضافه کاری در واحدهای تعمیرات و تولید را به وجود آورده ، در این زمینه نیز بکارگیری سیستمی مناسب برای نگهداری تجهیزات مانند سیستم مدیریت نگهداری برنامه ریزی شده PM نیز می تواند غیر از جلوگیری از بروز خرابی و توقفات و عدم نیاز به اضافه کاری از صرف هزینه های گوناگون دیگری جلوگیری کند که در مطلبی جداگانه به آن پرداخته خواهد شد.
لازم به یاد آوری می باشد که اضافه کاری غیر از هزینه مستقیمی که جهت آن پرداخت می شود ، هزینه های دیگری را نیز بصورت غیر مستقیم ، در پی دارد ، هزینه سرویس و آژانس رفت و آمد پرسنل که با طرح هدفمندی یارانه ها و حذف یارانه سوخت و افزایش قیمت انواع سوخت ، بسیار افزایش یافته ، یکی از آنها می باشد .
با توجه به عدم حضور مدیران و سرپرستان در هنگام ساعات اضافه کاری ، کنترل و نظارت مناسب و اثر بخشی روی پرسنل و عملکرد آنها وجود ندارد .
خستگی پرسنل با توجه به ساعت زیاد کاری از راندمان کاری آنها نیز می کاهد و هدف اولیه را که برای عقب ماندگی فعالیت ها و یا پیش انداختن آنها می باشد ، محقق نمی گردد . پس تا جایی که امکان دارد و ضرورت و الزام وتوجیه محکمی برای اضافه کاری وجود ندارد ، از آن حذر کنید .
همانطور که گفتیم برای هر مورد اضافه کاری ، بایستی با اخذ مجوز لازم انجام شود ، یعنی موارد اضافه کاری بایدکاملا ضروری و مورد نیاز باشد . مدیر یا سرپرست قسمت مربوط و در صورتی که تشخیص دادید ، یکی از مدیران ارشد نیز بایستی ، درخواست اضافه کاری را تأیید نماید .
مطالب مرتبط :
