تکنیک های کاربردی و اجرایی افزایش بهره وری و کاهش هزینه های خرید و تأمین - قسمت دوم
تکنیک های کاربردی و اجرایی افزایش بهره وری و کاهش هزینه های خرید و تأمین - قسمت دوم
حسین عبدی
مشاور مدیریت و سیستم های مدیریت کیفیت
مقدمه
امروزه یکی از دغدغه های اصلی مدیران سازمان ها و صاحبان شرکت ها، کلیدواژه های بهبود، ارتقاء بهره وری و کاهش هزینه می باشد. مطمئن باشید کمتر مدیر لایقی را می توان یافت که شرایط کنونی محیط های دور و نزدیک پیرامون سازمان ها را به خوبی و درستی درک و فهم نکرده باشد و راه و چاره مناسب جهت تعامل صحیح با این وضعیت را نداند.
یکی از رویکردهای مهم جهت بقاء در محیط پرتلاطم اقتصاد امروز، کاهش هزینه های سازمان می باشد. مدیران ارشد شرکت ها باید کاهش هزینه های شرکت خود را جدی قلمداد کرده و برای طرح ریزی و پیاده سازی استراتژی کاهش هزینه وقت و انرژی کافی صرف نمایند.
کاهش هزینه های تولید و عملیات و همچنین هزینه های خرید، تأمین و تدارکات در طرح ها و پروژه های کاهش هزینه جزء عناصر اصلی و اساسی می باشند. در صورتی که قصد دارید یک استراتژی کاهش هزینه موفق و اثربخش را طرح ریزی و پیاده سازی نمایید بایستی به صورت جدی به تحلیل، برنامه ریزی و اجرای تکنیک های کاهش هزینه در حوزه ی خرید و تأمین کسب و کار خود بپردازید.
در مطلب تکنیک های کاربردی و اجرایی افزایش بهره وری و کاهش هزینه های خرید و تأمین - قسمت اول سه تکنیک کاهش هزینه در حوزه ی خرید و تأمین را مشاهده نمودید، در اینجا ادامه مطلب پیشین را ملاحظه می نمایید که در آن هفت تکنیک دیگر ارائه گردیده است.
4. موجودی ها را مدیریت و بهینه سازی کنید
در یک سازمان تولیدی، موجودی ها به صورت مواد اولیه و قطعات خریداری شده، کالاهای نیم ساخته و کالای ساخته شده و در خرده فروشی ها به صورت کالای خریداری شده هستند. هیچ سازمان تولیدی نمی تواند به طور کامل بدون موجودی وجود داشته باشد. موجودی ها نیاز به سرمایه دارند، غیرعادی نخواهد بود اگر در شرکتی مقدار سرمایه درگیر در موجودی ها برابر 25 درصد کل سرمایه گذاری های آن باشد. طی یک تحقیق انجام شده در یک کشور توسعه یافته، مقدار سرمایه درگیر در موجودی ها به صورت درصدی از کل دارائی ها برای چند شرکت مختلف اندازه گیری شده است. در آن شرکت ها حداقل سرمایه درگیر برابر 11 درصد و حداکثر برابر 58 درصد کل دارائی ها بوده است.
در محل انبار مواد اولیه یا انبار فنی شرکت، حضور پیدا کنید و موجودی های انبار را از نزدیک مشاهده نمایید. صدها قلم جنس با قیمت های بالا و پائین را خواهید دید. حالا نرم افزار انبار را بررسی کنید و ببینید که چقدر به صورت فیزیکی موجودی دارید. از واحد حسابداری بخواهید که ارزش ریالی موجودی انبارهای مختلف شرکت را محاسبه کرده و به شما ارائه نماید.
احتمالا از شنیدن مبلغ پول و سرمایه ای که در انبارهای شرکت خوابیده است شگفت زده می شوید. به هر حال واقعیت دارد و البته ضرورت. داشتن موجودی مواداولیه، قطعات یدکی، ملزومات اداری، ابزارهای مصرفی، اقلام ایمنی، ملزومات و مواد بسته بندی و دیگر نیازمندی ها برای تولید، ساخت، ارائه خدمات و در یک کلام کسب و کار، ضروری و واجب است.
خبرهای خوب هم وجود دارند، هر چقدر که تاکنون برای تهیه و نگهداری موجودی، هزینه ی بالایی کرده باشید به همان نسبت فرصت بزرگی برای کاهش هزینه های آن به میزان قابل توجهی دارید. اجرای یک سیستم برای بهینه سازی موجودی اقلام متعدد و متنوع انبارها، سهم بزرگی از استراتژی کاهش هزینه ی شما را تشکیل می دهد. برای مدیریت و بهینه سازی موجودی می توانید از روش ABC – مدیریت موجودی براساس ارزش ریالی اقلام - و یا از تکنیک EOQ - مقدار اقتصادی سفارش - استفاده کنید.
در این مطلب فرصت پرداختن به جزئیات سیستم های مدیریت و بهینه سازی موجودی وجود ندارد اما در آینده روش های کاربردی، اجرایی و مناسبی را جهت بهینه کردن سطح موجودی و تعیین حدود سفارش را در قالب مطلبی جداگانه ارائه خواهم نمود.
یک تکنیک و روش جالب توجه برای مدیریت موجودی و کاهش هزینه های سازمان، سپردن مسئولیت مدیریت موجودی به تأمین کنندگان و فروشندگان می باشد. البته این روش را زمانی می توانید استفاده کنید و از آن بهره ببرید که سازمان شما بزرگ بوده و کسب و کار بزرگی را اداره می کنید. برای اجرای این روش می توانید از فروشندگان و تأمین کنندگان خود بخواهید که مقدار مشخص کالاهای مورد نیاز شما را در زمان های مشخص به شما تحویل داده ضمن آنکه درصدی از حجم قرارداد را به عنوان ذخیره ی احتیاطی در محل شرکت خودشان نگهداری نمایند. به این صورت شما همیشه میزان مورد نیاز اقلام را در زمان مورد لزوم در اختیار خواهید داشت بدون آنکه حجم زیادی از آن ها را خریداری کرده و در انبار شرکت خودتان نگهداری نمایید.
هزینه ی نگهداری موجودی غیر ضروری و با حجم بالا منحصر به سرمایه ای که بابت بهای آن پرداخت شده نمی باشد. به جز هزینه های گفته شده در بند سوم که مربوط به هزینه های خرید موجودی می شود، هزینه های
· ایجاد سالن، سوله و فضای انبار
· تجهیزات انبار مانند قفسه و غیره
· تجهیزات جابجایی مانند لیفت تراک، جرثقیل، گاری و . . .
· نیروی انسانی متخصص و کارگری
· آسیب دیدن و فاسد شدن اقلام دارای تاریخ نگهداری
از جمله هزینه های تهیه و نگهداری موجودی می باشند. که با بهینه ساختن سطح موجودی ها، کاهش هزینه ی قابل توجهی را به دست خواهید آورد.
5. دوره ی گردش موجودی را کاهش دهید
برخی از متخصصان و مشاوران به کنترل موجودی های انبارهای ورودی و اقلام خریدنی توجه کافی می کنند حال آنکه انبارهای قطعات درجریان ساخت و نیم ساخته و همچنین محصول نهایی نیز باید در برنامه ریزی های مدیریت و بهینه سازی موجودی قرار بگیرند.
تولید و انبارش نامتوازن قطعات نیم ساخته و تولید بیش از حد نیاز برای تکمیل تعداد مشخص محصول نهایی و همچنین تولید و تکمیل محصول نهایی بیش از میزان سفارش مشتریان و کشش بازار مصرف و حتی تولید و انبار کردن محصولات بدون سفارش، هزینه های غیر ضروری به سازمان تحمیل می کند.
برنامه ریزی تولید بایستی طوری صورت بگیرد که قطعات نیم ساخته با کمترین انتظار، تبدیل به محصول نهایی شده و محموله های بسته بندی شده ی محصو ل نهایی با کمترین انتظار و تأخیر برای مشتری و بازار ارسال شوند. با بسط و گسترش سیستم مدیریت موجودی به انبارهای درجریان و محصول نهایی، هزینه های بیشتری را می توانید کاهش دهید.
در تکنیک چهارم، اگر خاطرتان باشد گفتیم که بخشی از مسئولیت مدیریت موجودی را به تأمین کنندگان خود بسپارید. به همین صورت که شما با تأمین کنندگان خود این رویه را پیاده سازی می کنید ممکن است مشتریان بزرگ شما نیز از شما بخواهند که درصدی از حجم قراردادی که برای خرید محصول با شما عقد کرده اند را به عنوان ذخیره و موجودی احتیاطی به صورت جداگانه نگهداری نمایید. تا جایی که امکان دارد از میزان این موجودی احتیاطی بکاهید، البته بدون آنکه احساس نارضایتی و ناخرسندی را در مشتری بزرگ و مهم خود به وجود بیاورید. با برنامه ریزی های دقیق و منسجم برای بالابردن شاخص تحویل به موقع محصول، این مهم قابل اجرا می باشد. در اینجا شما را دعوت به مطالعه ی مطلب پروژه ی بهبود کاهش و بهینه سازی زمان گردش موجودی می کنم. دوره ی گردش موجودی کوتاه تر و بهینه تر یعنی سریع تر نقد شدن هزینه هایی که برای تولید محصول کرده اید. یعنی پولی را که برای مواد اولیه، نیروی انسانی و غیره و غیره پرداخت کرده اید زودتر تبدیل به درآمد حاصل از فروش محصول به دست آمده از آن مواد می شود. یعنی سرمایه شما زمان کمتری راکد می ماند و به نوبه ی خود باعث تسهیل گردش نقدینگی و طبعا کاهش هزینه خواهد شد.
6. از تخفیف خرید عمده استفاده کنید
شاید با دیدن عنوان ششمین تکنیک، اندکی به فکر فرو بروید. در نظر اول، این روش در جهت خلاف توصیه چهارم یعنی مدیریت و بهینه سازی موجودی و در جهت موافق با تکنیک سوم یعنی کاهش هزینه های سفارش ها و معاملات می باشد.
حق با شماست تا حدودی همینطور هم هست. هر کدام از این شیوه ها، جنبه ای از استراتژی کاهش هزینه ی شما را معرفی می کند و نشان می دهد . هنر و ظرافت کار مدیریتی شماست که با توجه به شرایط و مقتضیات کسب و کار خود و منابع و امکاناتی که در اختیار دارید، اولویت بالاتر و وزن و اهمیت بیشتری به کدام یک از آنها بدهید و یا در نقطه ای بهینه و متعادل، همه ی آن ها را به کارببندید و از مزایای کاهش هزینه به واسطه ی پیاده سازی آن تکنیک بهره ببرید.
خرید عمده، مزایا و امتیازهایی دارد که بازرترین آن استفاده از تخفیف در فروش از سوی تأمین کنندگان و فروشندگانی است که با شما کار می کنند. از دیگر مزیت های آن می توان کاهش در هزینه های فهرست شده در بند سوم را برشمرد که قابل توجه می باشند.
از این تکنیک زمانی می توانید استفاده کنید که زیرساخت ها و تأسیسات لازم برای انبارش حجم بالای خرید در یک نوبت را داشته باشید ضمن آنکه توان مالی کافی و یا اعتبار لازم جهت خرید عمده را نیز باید دارا باشید. میزان خرید عمده نیز سقفی دارد که شما بایستی ریسک های مرتبط با آن را در جهت تعیین حداکثر میزان خرید در یک نوبت را شناسایی کرده و تحت کنترل خود داشته باشید.
7. هزینه های حمل و نقل را کاهش دهید
برای استفاده از این روش و کاهش هزینه های حمل و نقل، نیاز به یک سیستم برنامه ریزی پیشرفته و کارآمد دارید. به عنوان مثال
· می توانید سفارش خرید را زودتر انجام دهید تا زمان لازم برای برنامه ریزی و استفاده از بهترین و ارزان ترین خدمات حمل و نقل را داشته باشید
· حمل چند مورد خرید را با به کاربردن تکنیک های ترانزیت ادغامی در تعداد دفعات انتقال کمتر انجام دهید.
· از تخفیف در حمل و نقل نیز بهره ببرید، زیرا که چند حمل را در یک معامله انجام می دهید که مشابه تکنیک استفاده از مزایای خرید عمده می باشد.
· در هنگام ارسال محموله های محصولات مختلف به مشتریان در نقاط گوناگون نیز می توانید از این روش بهره ببرید.
با شرکت های حمل و نقل نیز همکاری مشترک و برپایه منافع متقابل شکل دهید تا هم در انجام انتقال به موقع و هم کاهش هزینه به صورتی موفق و اثربخش اقدام نمایید. برنامه ریزی صحیح و پیشرفته ی تولید و تکمیل محصول نهایی نیز در این باره می تواند مفید باشد تا با تکمیل و تحویل به موقع محصول از هزینه های بالاتر تحویل ناقص، عدم استفاده از ظرفیت کامل وسیله ی حمل و یا انتقال مجدد برای تکمیل سفارش جلوگیری نمایید زیرا ارسال های سفارشی و سریع تر از حالت عادی در مواقعی که سررسید تحویل محصول، عقب افتاده و یا محموله تکمیل نشده، هزینه های حمل را افزایش می دهد.
8. با تأمین کنندگان خود همکاری و مشارکت نمایید
پیمانکاران، فروشندگان و تأمین کنندگان، بهترین متحدان و شرکای شما در اجرای استراتژی های کاهش هزینه می باشند. آن ها بخش مهمی از برنامه های کاهش هزینه شما را تشکیل می دهند و بهتر است که نقش آن ها را در پیاده سازی موفق و اثربخش پروژه ی کاهش هزینه خود جدی بگیرید.
سپردن مدیریت موجودی برای اقلام پرنیاز شما تا داشتن موجودی برای اقلام کمتر مورد نیاز، از جمله نقش های پررنگ فروشندگان و تأمین کنندگان کسب و کار شما می باشد.
با شناسایی، ارزیابی و انتخاب بهترین تأمین کننده اقلام و کالاها و همچنین بهترین پیمانکار خدمات و برپایی همکاری نزدیک و تنگاتنگ بر پایه منافع متقابل با آنها، تأثیر بسیار زیادی بر بهبود کارایی و بهره وری خواهد گذاشت و البته موجب کاهش هزینه های تأمین شما نیز خواهد شد.
به عنوان مثال تأمین کننده ای که از بابت همکاری مشترک، سودمند و پایدار با شما اطمینان خاطر دارد مجموعه ی امکانات فنی، مدیریتی و عملیاتی خود را برای برآوردن نیازهای تأمین شما به کار خواهد بست تا نیازمندی های مقداری، زمانی و کیفیتی شما را پاسخگو باشد.
تأمین کننده ای که کالاهای مورد نیاز شما را به صورتی مرغوب و با کیفیت مناسب تحویل می دهد
· هزینه های بازرسی ورودی شما را کاهش می دهد
· بازکاری و ضایعات ناشی از مواد اولیه نامرغوب را کاهش می دهد و یا حذف می کند
· مشکل عدم کیفیت محصول نهایی و طرح شکایت و برگشتی از مشتری را از بین می برد
· هزینه های بازرسی مجدد، جداسازی صددرصد و برخی هزینه های دیگر را
از صورت حساب های شما خارج می کند.
دیگر مزایای تأمین کننده خوب که شامل تحویل به موقع مناسب و پاسخگویی به درخواست های شما می باشد نیز مشابه ارائه کالای با کیفیت به شما سود خواهد رساند.
9. از کارکنان تان بخواهید که پیشنهاد بدهند
ارائه ی طرح و ایده از سوی کارمندان، کارشناسان و حتی کارگران به صورت پیشنهادهای بهبود، نقش مهمی در افزایش بهره وری و کاهش هزینه دارد. کسانی که کاری را انجام می دهند بهترین، مناسب ترین و باصلاحیت ترین افراد هستند تا در مورد بهبود آن فعالیت و فرآیند اظهار نظر نمایند زیرا که کار هر روزه ی آنهاست و با زیر و بم کار و با نقاط قوت و ضعف آن فعالیت کاملا آشنایی دارند.
نقش شما در اینجا نقش یک تسهیل کننده است. شما باید
· در ابتدا فضایی را به وجود بیاورید تا کارکنان انگیزه و تمایل برای مشارکت در بهبود فرآیند و اعلام نظر و ایده برای رفع مشکلات را داشته باشند
· پیشنهادها را دریافت کرده
· با بررسی های فنی و اقتصادی، طرح های مفید و قابل اجرا شدن را تأیید کرده تا پیاده سازی شوند
· در انتها نیز متناسب با منافع حاصل و بهبود ایجاد شده، پیشنهاد دهنده ی طرح و ایده ی بهبود را پاداش دهید و از آنها قدردانی نمایید.
10. کاغذبازی را حذف کنید یا آن را کاهش دهید
هنگامی که فرآیند خرید را برای ساده تر کردن جریان فعالیت ها و افزایش کارآمدی، بازنگری می کنید و آن را از نو طراحی می نمایید، کاهش جریان کاغذ را هم به عنوان یکی از اهداف مهندسی مجدد این فرآیند قرار دهید. این اقدام سهم مناسبی در بهبود بهره وری و کاهش هزینه های خرید و تأمین خواهد داشت.
به میزان خرید کاغذ در سازمان خود طی یک سال نگاهی بیندازید، تعداد برگه های خریداری شده را به تعداد پرسنل ستادی خود تقسیم کنید. هر کارمند ستادی و دفتری به طور میانگین در سال صدها برگه و شاید هم بیشتر، پرینت می گیرد. درصد کمی از کل این پرینت ها ضروری می باشند و بسیاری از آنها سرنوشتی جز سطل آشغال یا کیسه ی بازیافت کاغذ پیدا نمی کنند.
هر برگه ی کاغذی پرینت شده ای که پاره یا مچاله شده و سر از کیسه ی بازیافت در می آورد را یک اسکناس چند ده تومانی تصور کنید که دور انداخته می شود. برای کاهش هزینه های تهیه، توزیع و انتقال برگه ها می توانید از توانمندی های سیستم های فن آوری اطلاعات استفاده نمایید. سیستم مکاتبات و انجام فعالیت ها را با استفاده از اسناد آنلاین و از طریق شبکه داخلی رایانه ای سازمان انجام دهید تا کارکنان بتوانند از طریق رایانه، اسناد را دریافت کرده، مطالعه کنند، آنها را تغییر داده و برای دیگران بفرستند و در نهایت روی شبکه آن ها را بایگانی نمایند.
موارد کاهش هزینه با راه اندازی سیستم بدون کاغذ Paperless ، شامل کاغذ، پرینتر، شارژ کارتریج، زمان انتقال دستی برگه ها، تأخیر در ارتباطات کاری پرسنل، دسترسی سریع به سوابق بایگانی شده در رایانه، عدم نیاز به جمع آوری و بایگانی اسناد کاغذی و ایجاد فضایی برای آرشیو و بایگانی راکد حجم انبوه اسناد کاغذی فعلی و گذشته و بسیاری موارد دیگر می باشد.
مطالب مرتبط :
