شما مدیر تضمین كيفيت هستید
شما مدیر تضمین كيفيت هستید
حسین عبدی
همانطور که می دانید، مدیر تضمین از سوی مدير عامل برگزيده می شود و عهده دار مواردی مانند انجام امور مربوط به مدیریت افراد تحت نظارت و برخی وظایف دیگر می باشد که در ادامه مطلب به آن ها می پردازم.
شرایط عمومی
قویا توصیه می گردد که در انتصاب مدیر تضمین داشتن مدرک تحصیلی حداقل کارشناسی یکی از معیارهای احراز صلاحیت باشد .
طبیعتا مناسب ترین تحصیلات برای این سمت، مهندسی صنایع می باشد اما رشته های فنی مرتبط با زمینه فعالیت سازمان و صنعتی که شرکت در آن حضور دارد مانند مهندسی رشته های فنی به شرط دارا بودن دانش تئوریک و مهارت های اجرایی مدیریتی نیز توصیه می گردند . مهارت ها و توانمندی های لازم در ادامه ارائه خواهد شد .
حداقل سابقه مورد نیاز جهت انتخاب مدیر واحد تضمین برای یک سازمان بین پنج تا هشت سال می باشد که البته این زمان و این سابقه کار با توجه به بزرگی سازمان و شرایط آن متفاوت می باشد.
مهارت ها و توانایی ها
فرد انتخاب شده بایستی توانايي مديريت واحد تضمین کیفیت يک سازمان را داشته باشد. جهت انجام صحیح و کارآمد این وظیفه مهم ، او بایستی با اصول سیستم های مديريت کیفیت ، مدیریت و دیگر روش های و تکنیک های مدیریتی آشنا بوده و حتی به این روش ها مسلط نیز باشد . از تکنولوژي و قابليت هاي فني شرکت ، راهکارهاي علمي و نوين مديريت شناخت کافی داشته باشد و توانائي بالا در برنامه ريزي ، سازماندهي ، هدايت ، هماهنگي ، تصميم گيري و کنترل فعاليت هاي مختلف واحد تضمین همسو با سياست گذاري ها و اهداف خرد و کلان شرکت از ویژگی های بایسته او باشد .
داشتن آگاهی کافی در مورد سیستم های مختلف مدیریت کیفیت مانند ISO 9001 ، ISO 9004 و در صورت حضور در یک سازمانی که در صنعت خودرو و زنجیره تأمین قطعات خودرو فعال است تسلط کامل به استاندارد مدیریت کیفیت ISO TS 16949 برای یک مدیر تضمین کیفیت ضروری است. داشتن دیدگاه های نوین در مورد کیفیت، مشتری مداری، ابزارها و تکنیک های مهندسی کیفیت، ممیزی سیستم مدیریت کیفیت، رویکرد سیستماتیک در حل مسائل و غیره ایشان را در عملکردی کارآمد و منسجم کمک بسیار خواهد نمود. دیگر موارد به صورت فهرست وار عبارت اند از :
· تسلط كامل بر استاندارد مدیریت کیفیت ایزو 9001 و یا ایزو تی اس و یا دیگر استانداردهای مرتبط با نوع فعالیت سازمان
· آشنايي كامل با اصول مديريت وسرپرستي افراد
· توانايي تهيه گزارش های متنوع در مورد عملکرد اثربخش سیستم های مدیریت کیفیت
· داشتن قوه ابتکار و خلاقیت و طراحی راه حل های نوآورانه در مواجهه با مسائل تجربه نشده و جدید
· توانایی کار با کامپیوتر
· آشنایی با اینترنت
- توانائی تماس و ارتباط با قسمتهای واحدهاي مختلف در شرکت و سازمانهای خارج از شرکت جهت انجام وظايف جاری
- توانائی تهيه گزارشات و آمارهای مرتبط با مديريت
- آشنائی کامل با زبان انگليسی
مسئولیت ها و وظایف
مدیر تضمین بایستی گزارش های دوره اي از عملکرد سازمان را در بخش سیستم های مدیریت کیفیت و فعالیت های واحد تضمین کیفیت ، تهیه و ارائه نماید . وی باید در خصوص سياست هاي کلان شرکت ، اهداف تجاری سازمان و برنامه های استراتژیک در بخش کیفیت را از مدیریت عامل دریافت کرده و جهت تبديل آنها به پروژه های اجرایی و برنامه هاي عملياتي برای اجرا و دستيابي به اهداف تعيين شده ، کوشش لازم را بنماید .
مدیر تضمین بایستی برای برآوردن خواسته های مشتریان و کسب رضايت مشتريان را از طریق اجرای برنامه های مناسب در در زمینه ارتقاء کیفیت محصولات سازمان ایجاد کند .
وظایف به صورت فهرست وار
- برنامه ريزي ، سازماندهي، هماهنگي، نظارت و كنترل،كليه فعاليت هاي واحد تضمین کیفیت.
- انجام وظايف محمله از سوي مقام مافوق.
- تنظيم برنامه كارواحدهاي تحت سرپرستي واعمال كنترلهاي لازم بمنظور پيشرفت كار و حسن انجام امور
- نظارت بركارافرادتحت سرپرستي وارائه رهنمودهاي لازم به آنها
- برنامه ريزي جهت تامين نيروي انساني موردنياز واحد
- تهيه وتنظيم گزارشات لازم ازپيشرفت كارهاومشكلات ونارسائيهاي موجودجهت ارائه به مديرمربوطه
- شركت درجلسات مسئولان ومديران واستماع گزارشات وپاسخگوئي به پرسش ها در رابطه با امور تضمین کیفیت
- ارزيابي كارآئي، خلاقيت وانضباط افراد تحت سرپرستي واقدام لازم دراين خصوص
· رعايت نظام آراستگي ( S 5 ) درمحل كار
- الگوسازي داخلي وخارجي ومشخص نمودن اقدامات اجرايي .
- ارزيابي وارتقاء سیستم های مدیریت کیفیت تأمین کنندگان و پيمانكاران فرعي سازمان.
- گزارشی از فعالیت انجام شده به همراه تجزیه و تحلیل لازم در پایان هر ماه به مدیر عامل و همچنین.
· اجراي مسئوليتهاي واگذار شده در برنامه های طرح اقتضایي.
· تهيه ، تدوين وبه روزآوري شرح وظايف پرسنل واحد.
· ارزيابي پرسنل مربوط واحد در راستاي اجراي نظام ارزيابي عملکرد پرسنل.
آموزش های موردنیاز
حتی در صورتی که مدیر تضمین انتخاب و منصوب شده دارای کلیه مهارت های مندرج در بالا باشد باز هم نیاز به گذراندن برخی دوره های آموزشی را دارد . آموزش دیدن و همچنین یادگیری ، فرآیندی مداوم و پیوسته است . به هر حال در زیر فهرست دوره های آموزشی ضروری برای متصدی شغل مدیریت تضمین یک سازمان را ارائه خواهم کرد .
· آشنائی با محصولات شرکت
· سیستم های اطلاعات مدیریت Management Information System
· حل خلاق مسئله
· نوآوری نظام یافته TRIZ
· هوش تجاری Business Intelligence
· مديريت منابع انساني Human resource Management
· مديريت استراتژيک Strategic Management
· اصول مدیریت Management Principles
· مدیریت بحران Crisis Management
· روش های کاهش هزینه
· برنامه ریزی ، مدیریت و کنترل پروژه
· کارتیمی Team Work
· فنون اداره موثر جلسات
· مدیریت بهره وری
· آشنائی با کامپيوتر
دوره های آموزشی زیر نیز در صورت لزوم می تواند مفید واقع گردد
· مدیریت دانش
· فن آوری اطلاعات
· تفکر سیستمی
· هزینه های کیفیت
· رویکرد فرآیندی
نماینده مدیریت
همانطور که اطلاع دارید در سازمان هایی که سیستم های مدیریت کیفیت را پیاده سازی نموده اند مطابق الزامات استاندارد و مشخصا مطابق بند 5-5-2 استاندارد ، مدیریت ارشد یک شرکت مانند مدیرعامل از بین مدیران سازمان ، فردی را به عنوان نماینده مدیریت بر می گزیند . متن استاندارد ایزو 9001 در مورد انتخاب نماینده مدیریت به شرح زیر می باشد .
5-5-2نماينده مديريت
مديريت رده بالا بايد يكي از مديران خود را به عنوان نماينده مديريت منصوب كند كه جدا از ساير مسووليت هايش بايد داراي مسووليتها و اختياراتي شامل موارد زير باشد.
الف - حصول اطمينان از اينكه فرآيندهاي مورد نياز براي سيستم مديريت كيفيت ايجاد و اجرا شده و برقرار نگهداشته ميشود
ب - گزارش دهي به مديريت رده بالا در مورد عملكرد سيستم مديريت كيفيت و هر نوع نياز براي بهبود
ج - حصول اطمينان از ارتقاء آگاهي در مورد خواستههاي مشتري در سرتاسر سازمان.
يادآوري - مسووليت نماينده مديريت ميتواند شامل ارتباط با طرفهاي بيروني در مورد موضوعات مربوط به سيستم مديريت كيفيت باشد.
تقریبا در تمام سازمان ها ، مدیر عامل ، مدیر تضمین کیفیت را به عنوان نماینده مدیریت انتخاب می کند . البته در برخی سازمان ها دیده ام که مدیر مهندسی به علت تسلط بالایی که در مبحث سیستم های مدیریت کیفیت داشته و همچنین واجد ویژگی های مناسب مدیریتی که بوده و به همین دلایل به عنوان نماینده مدیریت منصوب شده است .
به هر حال نماینده مدیریت بودن ، مدیر تضمین کیفیت وظایف خاص تری را برای او به دنبال دارد. وی باید در سطحی بالاتر از مدیران میانی و با هدف بهبود سیستم مدیریت در تمامی سطح زمان و همه ی واحدهای شرکت ، رویکرد ویژه ای را در پیش بگیرد.
