نکات اجرایی در تشکیل حلقه های کیفیت Quality Circle

حسین عبدی

شاید بدانید که یکی از عوامل مهم موفقیت چشمگیر شرکت های بزرگ بین المللی ، خصوصا ژاپنی ها ، استفاده موثر از گروه هایی ، موسوم به حلقه های کیفیت و یا حلقه های کنترل کیفیت Quality control Circle می باشد. یک مثال خوب ، شرکت تویوتا می باشد که طی سالیان اخیر ، رشد قابل توجه و مستمر خود را تا رسیدن به جایگاه بزرگترین خودروساز دنیا ، ادامه داد ، شرکتی که در استفاده از تکنیک های کیفی و روش های بهبود مستمر و تدریجی در دنیا ، شهره است . برخی مدیران عامل شرکت های بزرگ خودرویی این شرکت را ناسزا می گویند و برخی تحسینش می کنند و این نشانه بزرگی است.

حلقه های کیفیت روش بسیار مناسبی برای به کار گیری توسط سازمان هایی که در پی بهبود وضعیت عملکرد ومحکم کردن زیر پای خود هستند ، می باشد. بقاء و فنای شرکت ها به دو عامل بهبود کیفیت Quality Improvement و کاهش هزینه ها Cost Reducing بسته است و حلقه های کیفیت ، در هر دو موضوع ، می توانند بار عمده ای را به دوش بکشند.

در مورد مزایای حلقه های کیفیت ، بسیار گفته و بسیار نیز شنیده شده است . در این جا ، فقط به ذکر چند نکته کفایت می کنم . مهمترین نکته شاید در مورد حلقه های کیفیت ، جمع شدن مزایای بسیار زیاد کار گروهی و تیمی ، در کنار استفاده از تکنیک ها و ابزارهای مهندسی کیفیت Quality Engineering در امر بهبود می باشد . بهبودی که می تواند شامل کاهش ضایعات ، افزایش کیفیت ، بهبود راندمان تولید ، کاهش و یا حذف اتلاف ، افزایش روحیه  و انگیزه پرسنل در سطوح مختلف ، خصوصا لایه های پایینی و اجرایی سازمان می باشد.

کاملاٌ صحیح است که وجود و فعالیت های حلقه های کیفیت در هر سازمانی منشا مزایا و منافع بسیاری می باشد ، اما ایجاد ، تشکیل ، راه اندازی ، هدایت ، کنترل ونظارت برفعالیت های این گروه ها ، جهت کارایی ، اثربخشی ، درکی صحیح و عمیق به همراه برنامه ریزی هوشمندانه ، پیاده سازی منسجم و پیگیری مجدانه ای می خواهد تا بخشی و یا تمام مزایایی را که از آنها انتظار می رود را بتوانید بدست بیاورید .

بخش عمده ای از فلسفه Policy ایجاد حلقه های کیفیت به اصول و مفاهیم مطرح شده درمدیریت کیفیت جامع TQM بر می گردد . مسئولیت ایجاد و حفظ کیفیت در محصولات تولیدی و یا خدمات ارائه شده یک سازمان ، به عهده واحدی خاص مانند کنترل کیفیت و یا تضمین کیفیت نمی باشد ، مدیریت سازمان ، تدارکات  و خرید ، مهندسی ، تولید ، انبار ، همه و همه در این مهم ، نقشی حیاتی و موثر دارند که بایستی آن را به خوبی درک نموده و وظایف خود را به انجام رسانند.

با توجه به نوع تولید محصول یا ارائه خدمات سازمان ، بزرگی یا کوچکی آنها ، پیاده سازی یا عدم اجرای سیستم های مدیریت کیفیت و بسیاری عوامل دیگر ، نحوه ایجاد و بهره گرفتن حداکثری از حلقه های کیفیت ، متفاوت می باشد . برای اثر بخشی کامل ، بایستی شرایط هر سازمان ، از نزدیک ارزیابی شده و مطابق با شرایط جاری سازمان ، برنامه اجرایی مناسبی برای آن تدوین گردد.

با این حال ، اصول کلی و عمومی به کارگیری حلقه های کیفیت را در این مطلب ، ارائه خواهم نمود.

اولین اقدام ، بایستی تعیین یک نفر کارشناس با تجربه و یا یک نفر از مدیران میانی ، جهت محول نمودن مسئولیت ایجاد حلقه های کیفیت و نظارت بر فعالیت های آنها می باشد . طبیعتا این فرد بایستی به مفاهیم و اصول این مقوله آشنا و مسلط باشد و یا دوره آموزشی مناسبی را بگذراند . اصول کلی و خطوط راهنمای فردی که عهده دار پروژه ایجاد حلقه های کیفیت می باشد در این مطلب وجود دارد و می توان از آنها استفاده نمود ، ولی حضور در یک دوره آموزشی بسیاری از مسائل را برای ایشان روشن خواهد نمود.

حلقه های کیفیت متعددی را بر حسب فرآیند های ساخت و تولید و ارائه خدمات ، می توان ایجاد نمود . به عنوان مثال در کارخانه ها و واحد های  صنعتی می توان حلقه کیفیت مونتاژ ، ماشین کاری ، پرس کاری ، عملیات حرارتی و . . . را تشکیل داد . در واحدهای خدماتی نیز می توان ، حلقه کیفیت بررسی سفارشات مشتریان ، تدارکات و خرید ، ارائه خدمت که با توجه به نوع فعالیت شرکت می تواند صدور بیمه نامه ، اعطای وام و پروژه های مشاوره و . . باشد ، را ایجاد نمود .

با اینحال توصیه می گردد که فرآیند به کار گیری حلقه های کیفیت را ابتدا ، به صورت نمونه در یک فعالیت و فرآیند خاص ، برنامه ریزی و پیاده سازی نمود و از تجربه بدست آمده ، دیگر حلقه های کیفیت مورد نیاز و ضروری را راه اندازی نمود .

پس از انتخاب فرآیند و فعالیت مورد نظر جهت ایجاد حلقه کیفیت ، ضروری است که اهداف سازمان از ایجاد حلقه کیفیت را بطور دقیق ، مشخص نمایید . این اهداف بایستی در اختیار مسئول گروه و نفرات عضو حلقه کیفیت قرار گیرد و نسبت به آن موضوع ، کاملاٌ توجیه شوند .

سازمان هر گروه به این صورت می تواند باشد که :

الف ) یک تا سه نفر از پرسنل به اصطلاح ، خط مقدم First Line سازمان که در پست های انجام فعالیت های تولیدی و ارائه خدمات هستند ، فرد با تجربه ، دارای دانش فنی و مسلط به فرآیند ، حضور داشته باشد ، مانند کارگر یا کارمندی که کار اجرایی می کند . این فرد باید دارای ویژگی هایی زیر باشد :

  • داشتن روحیه کار گروهی
  • توانایی ایجاد ایده ها و خلاقیت ونوآوری
  • آشنایی اولیه با مفاهیم کیفی و ابزارهای کیفی
  • دانش مختصر نسبت به روشهای حل مسأله
  • آشنایی کامل به ویژگیهای کیفی محصول یا مشخصات الزامی خدمات

جهت این امر که فرد انگیزه های لازم را داشته باشد ،  می توان انتخاب  اولیه را از بین داوطلبان انجام داد و سپس شرایط عمومی آن ها را بررسی نمود و جهت مسائل تخصصی ، آن ها را تحت آموزش های لازم قرار داد و توانمند ساخت .  هر چند که در تعریف حلقه های کنترل کیفیت آمده است که آنها گروه هایی متشکل از افراد داوطلبانه هستندکه فعالیت های بهبود کیفیت را طراحی و اجرا می نمایند . اما جهت تشکیل تیمی منسجم می توان افراد را انتخاب نمود و روی روحیه ، انگیزه و تمایل اعضاء ، اقدامات لازم را انجام داد .

ب ) سرپرست قسمت

ج ) کارشناس محصول یا  پروژه / خدمت

د  ) بازرس کنترل کیفیت

و  ) کارشناس مهندسی کیفیت / تضمین کیفیت

حلقه کیفیت بایستی با تعبیه مکانیزم های لازم توان اجرایی جهت انجام اقداماتی که برای بهبود ، طراحی می کند را داشته باشد . مسائلی از قبیل تأیید درخواست های خرید و تهیه منابع و امکانات لازم و دیگر مواردی که نیاز به حمایت مدیریت دارد .

گام بعدی تعیین و تدوین نحوه و مکانیزم های فعالیت حلقه کیفیت می باشد .عمده موارد فعالیت هایی که نحوه ی اجرای آن ها ، طراحی می گردد و رویه ای باید برای آن تدوین گردد شامل موارد زیر می باشد :

  • برگزاری جلسات
  • گرد آوری اطلاعات
  • جمع آوری ایده ها
  • پردازش داده ها
  • طراحی راه حل ها
  • نحوه برنامه ریزی و اجرای پروژه
  • پیگیری اقدامات محول شده
  • چگونگی کنترل پروژه ها
  • تعیین میزان دستیابی به اهداف تعیین شده
  • ارزیابی عملکرد تیم
  • تشویق و پاداش دهی به تیم
  • دیگر مسائلی که ممکن است لازم و مرتبط باشد

مسئول تیم ( حلقه کیفیت ) بایستی تسلط کامل به تکنیک های مهندسی کیفیت و خصوصا هفت ابزار کیفی داشته باشد که شامل

  • هیستو گرام
  • برگه داده ها
  • نمودار علت و معلول / ایشی کاوا / استخوان ماهی
  • نمودارهای کنترل
  • نمودار پراکندگی
  • نمودارتمرکز نقص و
  • نمودار پارتو

می باشد .

به جز دوره های آموزشی فوق ، کتاب  " راهنمای کنترل کیفیت " از انتشارات دانشگاه امام رضا نیز کمک خوبی می تواند در این زمینه باشد.

تسلط مسئول تیم به روشهای حل مسأله ، جهت هدایت جریان بررسی و تحلیل مشکلات و طراحی راه حل های مناسب و کاربردی ، ضروری  می باشد . به جز نمودار استخوان ماهی ، تکنیک طوفان ذهنی ، روش مناسب دیگری در حل مسائل می باشد .

از دیگر مهارت هایی که باعث بهبود کارایی و اثربخشی عمکرد مسئول حلقه کیفیت در راهبری فعالیت ها می باشد ، آشنایی وی با مفاهیم پایه آماری مانند انحراف معیار ، میانگین ، واریانس و . . . می باشد.

در صورتیکه غیر از مسئول گروه ، دیگر اعضای حلقه کیفیت با مفاهیم و تکنیک های گفته شده در بالا ، آشنا بوده و یا تسلط داشته باشند ، بسیار عالی خواهد بود . 

اطلاعات ورودی به فرآیند تحلیل مسائل و مشکلات و حل آنها به جز این که خود تیم می تواند آنها را ثبت و گردآوری نماید را ، می توان از واحد های برنامه ریزی و کنترل کیفیت نیز درخواست نمود تا داده های لازم را در اختیار تیم ، قرار دهند.

شاید همانطور که شنیده یا خوانده باشید ، راه بهبود ، ایستگاه پایانی ندارد . منافع بیشماری عاید سازمان شما خواهد شد اگر حلقه های کیفیت به درستی سازماندهی شده ، فعالیت نمایند و در مسیر درستی هدایت گردند.

در صورتی که در هر مرحله از فرآیند ایجاد حلقه های کیفیت هستید و با مسئله ای روبرو شدید که جهت حل آن نیاز به دریافتی اطلاعاتی داشتید می توانید از طریق ای میل ، موارد را مطرح نموده تا اطلاعات مورد نیاز را ارائه کنم .