موفقیت در شغل مدیریتی جدید ، انتظار شما را می کشد
موفقیت در شغل مدیریتی جدید ، انتظار شما را می کشد
حسین عبدی
اگر مدیرعامل یک سازمان یا مدیر یک کارخانه هستید و یا مسئولیت مدیریت و یا معاونت یکی از واحدهای سازمانی را پذیرفته اید و یا در سازمان فعلی خود به یک شغل مدیریتی ارتقاء پیدا کرده اید و یا از یک پست مدیریتی به یک پست مدیریتی دیگر منتقل شده اید ، جهت موفقیت برخی مسائل را بایستی مدنظر قرار دهید و در به کارگیری آن ها بایستی بکوشید به همین دلیل ، مطالعه این مطلب به سبب این که در مورد برخی از آن موارد به کنکاش می پردازد ، خالی از لطف نیست .
هر کدام از موقعیت های فوق ، برخی شرایط خاص و ویژگیهای مخصوص به خود را دارد ، اما نکاتی کلی نیز وجود دارد که درک و به کارگیری آن ها می تواند عملکرد متفاوتی را نسبت به موقعیت قبلی شما باعث شود . این یک فرصت مناسب است که می توانید با قرار گرفتن در مو قعیت جدید ، روش ها و تکنیک های مدیریتی را که با آنها آشنایی دارید و یا حتی مسلط هستید اما نتوانسته اید در سازمان یا پست قبلی ، به صورتی کارا و اثربخش ، آن ها را پیاده کنید ، حالا در دستور کار خود قراردهید .
به عنوان مثال ، ممکن است با شناختی که از سازمان ، مدیران ، همکاران و کارکنان شرکت به دست آورده اید ، بر مبنای شناخت خود تصمیم گرفته بودید که فاصله ای مناسب با کارمندان خود ایجاد کنید تا به قولی با شما زیاد خودمانی نشوند و در شرایطی که نیاز به پیروی و اطاعت از دستورات مدیریتی شما می باشد ، جز آن ، انتظار دیگری از آن ها نرود . اما در عمل نتوانسته اید این حالت را ایجاد کنید . احتمالا ، به سبب برخی مسائل خارج یا داخل حوزه ارادی شما ، نتوانسته اید حریم مدیریتی خود را به وجود آورده و کارمندان شما ، شوخی و جدی را به هم آمیخته و بیش از حد به شما نزدیک شده اند . مطمئنم که منظور از حریم مدیریتی را کاملا درک کرده اید که منظور ، بداخلاقی و بدرفتاری نمی باشد .
برای اینکه دیگران از شما به عنوان مدیری لایق ، کاردان ، با کفایت و موفق ، نام ببرند ، باید مراحل زیر را پشت سر بگذارید .
1- دانستن ، کسب دانش مدیریت
شما بایستی با مطالعه شخصی شامل کتاب ، نشریات تخصصی ، اینترنت و یا با گذراندن دوره های آموزشی و همچنین استفاده از تجارب مدیران با تجربه ، دانش مدیریتی لازم را به دست آورده و درجهت افزایش روز به روز آن ، کوشا باشید .
2- تجربه و آزمون
اصول وتکنیک های مدیریتی را که یاد گرفته اید به کارببندید . در عرصه عمل آنها را اجرا کنید و پیاده نمایید.
این چرخه معروف را بایستی اجرا کنید . بر مبنای دانش خود و اطلاعات وداده های واقعی که از محیط به دست آورده اید ، هدفگذاری و برنامه ریزی نمایید . برنامه را عملیاتی نموده و اجرای اقدامات را تحت کنترل و نظارت خود در آورید . میزان دستیابی به اهداف و میزان تحقق برنامه های عملیاتی را بسنجید و نتایج به دست آمده را بررسی کنید . با توجه به تحلیلی که از نتایج به دست آمده انجام می دهید، اهداف ، برنامه ی اولیه ، اقدامات عملیاتی و یا نحوه اجرا را اصلاح کنید ، سعی کنید که اقدامات اصلاحی موثری را طراحی و اجرا کنید . در اینجا چرخ کامل می شود یعنی دوباره باید نتایج را اندازه گیری و تحلیل کنید و . . .
3- فهم و درک
آنچه را تاکنون دانسته اید و به کاربسته اید عمیقا درک کنید ، بفهمید و باور کنید . در این صورت است که در هر موقعیت خاص و جدیدی که قرار بگیرید ، شاید نتوانید به سرعت نسخه شفابخشی برای آن سازمان بپیچید اما مطمئنا نحوه تشخیص و تعیین راه و مسیر حرکت به سمت بهبود و موفقیت را می دانید .
اکنون عمق مطلب هر ابزار مدیریتی را متوجه شده اید . در این حالت دیگر فرقی نمی کند که درکدام صنعت تولیدی و یا زمینه خدماتی فعالیت می کنید . با در نظر گرفتن شرایط محیطی که در آن قرار دارید و با اندوخته ی دانش و تجربه ای که به همراه دارید می توانید برنامه ریزی کنید ، هدف گذاری نمایید ، تصمیم بگیرید و اجرا کنید و نتایج فعالیت های پیشین را مطالعه کرده و نسبت به آن مجددا ، برنامه ریزی و اجرا را در پیش گرفته و اقدامات لازم را عملی ساخته تا به هدف برسید .
همان طور که ملاحظه نمودید ، سفر کوتاهی داشتیم به مسیری که برای موفقیت در مدیریت بایستی بپیمایید . امیدوارم که در آینده نزدیک به طور مفصل به آن بپردازم ، اما در این مطلب و در بدو امر ، زمانی که هنوز فرصت از دست نرفته و شروع کار است ، می توانید مسیر کاری و موقعیت سازمانی خود را مطابق با آنچه که مطلوب شما می باشد و با اصول مدیریتی نیز سازگار است ، طراحی کنید و تثبیت نمایید .
مطمئنا مدیری که شما را استخدام کرده ، تا حدود زیادی شما را باور کرده و به شما اطمینان دارد که می توانید آن قسمت از سازمان و وظایفی را که آن واحد عهده دار آن است را در جهت تحقق اهداف سازمان راهبری کرده و مدیریت نمایید . او منتظر است تا شما همان کاری را انجام بدهید که به خاطر آن استخدام شده اید . امیدش را ناامید نکنید . کارهای زیادی برای انجام دادن دارید اما عجله نکنید ، هیچ مدیر و یا کارفرمایی انتظار ندارد که بلافاصله پس از شروع به کار ، نتایج مثبت و اقدامات اجرایی آنچنانی را از شما ببیند اما پس از گذش زمان متعارف بررسی و شناخت سازمان ، توقع و انتظار آن ها ، بی کم و کاست ، انتظار شما را می کشد . برای اجرای آن اقدامات موثر و اثر بخش از هم اکنون بایستی مقدمات را آماده نمایید .
تصور من بر این است که هنگام استخدام ، شرایط کلی سازمان ، موقعیت در بازار و بین رقبا ، کلیات فرهنگ سازمانی و . . . را پرس و جو کرده و تصویری کلی از سازمان را به دست آورده اید . هنگام مصاحبه های عمومی و تخصصی نیز وظایف کلی وانتظاراتی را که از شما وجود دارد را نیز به طور عمده ولی شفاف به شما گفته شده است . این ها همه برای تصمیم گیری در مورد شروع همکاری ، کافی است اما برای فعالیت شما به عنوان یک مدیر در سازمان ، کافی نیست . پس گام اول ، شناخت کامل ، بی پرده ، صحیح و دقیق سازمان ، در صورتی که مدیر عامل هستید می باشد . در صورتی که مدیریت یکی از واحدهای سازمان را به عهده دارید ، غیر از شناخت کلی فضای سازمان بایستی واحد سازمانی که شما مدیر آن هستید را نیز به دقت شناسایی نمایید .
گردآوری اطلاعات و شناخت
اطلاعات گوناگونی که ضروری و مفید است را بایستی از منابع مختلفی به دست آورید . در مورد موضوعات اطلاعاتی که مورد نیاز است و منابع جمع آوری اطلاعات که عمدتا پرسنل سازمان است صحبت خواهم کرد . اما نکته ای را پیش از آن می خواهم بگویم .
برخورد ، تقابل و رابطه ی نخست شما با مدیران ارشد سازمان ، مدیران میانی ، همکاران و پرسنل خودتان و دیگر کارمندان و کارگران سازمان ، اهمیت زیادی دارد . شاید خوانده و شنیده باشید که بخش عمده ای از نظر ، قضاوت و رویکرد ما به دیگران ، در دقایق اولیه نخستین برخورد ، شکل می گیرد . در این دقایق با توجه به محدودیت زمانی ، فرصت زیادی برای ارائه ویژگی های شخصیتی طرفین ، وجود ندارد و دو طرف بر اساس مشاهدات خود ، قضاوت خواهند کرد . این مسئله را از سوی دیگران بپذیرید و قبول کنید که برای آنها به این صورت خواهد بود . پس باید تمام سعی خود را بکنید که در حضور های نخستین ، خوب و حتی بهتر از آن عالی ، ظاهر شوید ، اما برای خودتان رویکردی دیگر را توصیه می کنم .
شما سعی کنید که برخورد اول از سوی دیگران و چیزی را که در ظاهر از آنها می بینید ملاک رویکرد بعدی و همیشگی خود قرار ندهید . زیرا نه شما بازاریاب و فروشنده هستید و نه آنان مشتری احتمالی شما . شما فقط برای یک بار آنان را ملاقات نخواهید کرد شما و آن ها ، همکار هستید و مدت طولانی را با یکدیگر خواهید گذرانید . چه بسا کسی که در اولین برخود تأثیر مثبت و گیرایی بر روی شما نگذارد اما بعدها به بازویی موثر برای شما تبدیل شود و یا کسی که با خوشرویی و حتی تملق ، شما را شیفته خود می کند ، بعدا به فردی بازدارنده در مقابل شما تبدیل شود . ملاک برخورد بعدی با هر کدام از اعضای سازمان را شناخت کامل ، قرار دهید . این چنین شناختی با بررسی صحیح و گذشت زمان به دست می آید .
مدیر مافوق
اطلاعات مهم و دارای اولویت را در ابتدا بایستی از مدیر مستقیم خود به دست آورید . اگر مدیر عامل هستید با رییس هیئت مدیره و اگر مدیر یکی از واحدهای سازمان هستید با مدیر عامل جلسه ای بگذارید و از او بپرسید که :
· دقیقا و به طور شفاف ، چه انتظاراتی به لحاظ اخلاق کاری و مدیریتی از شما دارد ؟
· چه وظایفی را برای شما متصور است ؟
· آیا ویژگی رفتاری خاصی از شما انتظار دارد که طبق آن با دیگر مدیران ارشد ، مدیران میانی و همکار شما و پرسنل ، رفتار نمایید ؟
از او بخواهید به شما بگوید که غیر از مسائل فوق آیا نکات مهم دیگری هست که :
· وی بخواهد شما را در جریان بگذارد ؟
· در مورد مدیر قبلی که شما جانشین او شده اید چه نظری دارد ؟
· او چه ویژگیهای مثبتی داشته که مدیر به آنها علاقمند بوده ؟
· چه خصوصیاتی داشته که به نظر رییس خوشایند نبوده ؟
· نقاط قوت و ضعف او چه بوده ؟
· آیا برنامه و پروژه خاصی را در حال انجام داشته که شما باید ادامه دهید ؟
· چه اقداماتی در زمان مدیر قبلی انجام می شده که الان و دیگر نباید انجام شود ؟
· و . . .
اگر مسئله دیگری به نظر شما می رسد که لازم است ، حتما بپرسید . مواردی که در بالا فهرست شده اند ، مهم می باشند . با دریافت پاسخ پرسش های فوق ، شما دیدگاه ، خواسته ها و مسائل مهم و مورد توجه مدیر خود را به صورت شفاف به دست خواهید آورد و این به شما بسیار کمک خواهد کرد که در ترسیم مسیر کاری خود در سازمان آن ها را به صورت مناسبی مدنظر قرار دهید .
متصدی پیشین شغل شما
در صورتی که امکان پذیر می باشد با کسی که جانشین او شده اید ، باید گفتگو کنید . اگر در سازمان است و در شغلی دیگر مشغول به کار شده و یا اگر سازمان را ترک کرده اما فعلا در سازمان حضور دارد و بایستی طی چند روز و یا چند هفته ، کارها ، وظایف ، مسئولیت ها و پروژه های در حال اجرای خود را به شما تحویل و انتقال دهد ، این امکان وجود دارد که با او صحبت کنید . نظر او را در مورد عوامل موثر بر موفقیت و یا عدم موفقیت در آن پست سازمانی جویا شوید . بپرسید که چه نکاتی را به شما توصیه می کند که در برخورد و رفتار با دیگران منظور قرار دهید . مسائل مورد علاقه مدیریت ارشد سازمان را نیز از او بپرسید .
با توجه به اینکه ممکن است نسبت به جابجایی و یا کنار گذاشته شدن از شغل خود و یا نسبت به شما که جانشین او هستید احساس ناخوشایندی داشته باشد و احتمال آن می رود که حقایق را تحریف کند ، نسبت به مسائلی که می گوید حساسیت داشته و مراقب باشید اما بدبین نباشد . هنگام گفتگو با او صداقت داشته باشید اما بعدا برای تأیید و یا رد مسائلی که مطرح کرده دنبال شواهد باشید . اما متوجه باشید به هرحال اطلاعاتی که به شما می دهد بسیار ارزشمند می باشد .
مطلبی را که می خواهم بگویم و آن را جایی خوانده ام ، نمی دانم که صرفا داستان است یا واقعی می باشد . کسی می گفت که برای ملاقات و برگزاری جلسه ای با مدیر عامل یک شرکت ژاپنی به آن کشور سفر کرده بود . می گفت که در جلسه سه نفر حضور داشتند ، یک نفر نسبتا مسن که به نظر بازنشسته می آمد ، دیگری فردی جا افتاده و میانسال بود و نفر سوم ، جوانتر بود . پس از پایان جلسه به صورت خصوصی از مترجم پرسیدم که من فقط با مدیر عامل جلسه داشتم آن دو نفر دیگر که بودند ؟ گفت آنکه پیر و بازنشسته بود ، مدیر عامل قبلی بود که برای کسب تجربه و رفع مشکلات مدیرعامل فعلی در زمان های لازم در سازمان حضور پیدا میکند ، آن نفری هم که از مدیرعامل جوان تر بود ، مدیرعامل آینده است که از هم اکنون برای کسب تجربه در کنار مدیر عامل فعلی حضور پیدا می کند .
همکاران
همکاران نیز منبع مناسبی برای بدست آوردن اطلاعاتی در جهت شناخت بهتر محیط سازمان می باشند . در ابتدا با آنها که نقاط مشترکی دارید ، هم کلام شوید به عنوان مثال می توانید با مدیرانی که به لحاظ سنی به هم نزدیکترید ، شروع کنید .
کارمندان و پرسنل مستقیم
با کارمندان خود ابتدا به صورت گروهی و در ادامه با هر کدام از آنها بطور خصوصی و جداگانه ، جلسه برگزار کنید و گفتگو نمایید . با هرکدام به فراخور پست سازمانی ، میزان سابقه و تجربه ، سطح تحصیلات و . . . گفتگو کنید . با یک کارمند ساده در مورد مسائل مهم ، گفت و گو نکنید .
از هر کدام از سرپرستان و کارشناسان خود در مورد مشکلات گذشته و کنونی ، موفقیت ها و نقاط قوت برنامه های گذشته و در حال اجرا و مسائلی که به نظر آنها مورد توجه قرار نگرفته ، توضیح بخواهید . شاید مشکلاتی که مطرح می کنند ، مسائل مهمی باشد که نیاز به توجه ویژه شما دارد . کسانی که در گیر کارهای اجرایی هستند . مناسب ترین افراد جهت نظرجویی برای شناسایی مسائل و مشکلات سازمان می باشند .
یک اقدام مناسب
جهت اینکه در اوایل کار خود بتوانید توجه مدیریت ارشد سازمان را جلب کنید و اعتماد آنها را به خود جهت پشتیبانی و حمایت کامل به دست آورید ، بایستی یک مشکل ، یک مسئله و معضلی که برای سازمان دارای اهمیت باشد را شناسایی کرده و با برنامه ریزی مناسب آن را حل نمایید . مسئله مورد نظر نباید زیاد بزرگ و پیچیده باشد که زمان و انرژی بسیاری را از شما بگیرد و در انتها هم نتایج خوب و مطمئنی به دست نیاید ، آنقدر هم کوچک نباشد که بی اهمیت جلوه کند .
حساب شده و هوشمندانه عمل کنید . برای خودی نشان دادن عجله نکنید . موفقیت در اولین اقدام جدی راه را برای موفقیت های بزرگ بعدی بسیار هموار خواهد نمود . در شناسایی مشکل می توانید توجه کنید که کدام مسئله است که در گفتگوهای شما با دیگران بیش از بقیه به آن اشاره شده است ، از مدیر مافوق گرفته تا کارکنان اجرایی سازمان . با اجرای موفقیت آمیز راه حل طراحی شده توسط شما برای آن مسئله ، ضمن جلب نظر مثبت مدیران به همکاران و زیر دستان خود این پیام را می دهید که نظرات اصلاحی و سازنده آنان برای شما مهم است و مطمئنا آن ها شما را در جریان اطلاعات بیشتر و پیشنهادهای سازنده دیگری قرار می دهند و این ، بسیار مطلوب است .
موفق باشید
