فرآيند آموزش
فرآيند آموزش
حسین عبدی
مقدمه
در دوراني نه چندان دور ، صاحبان سرمايه ، بزرگترين عامل موفقيت كسب و كار خود را تجهيزاتي مي دانستند كه در اختيار داشتند . دوره ، دوره ي توليد انبوه بود و دستگاه ها و ماشين آلات پايه و ركن اساسي توليد بيشتر بود .
پس از گذشت زماني ، توجه به منابع انساني به عنوان مهمترين سرمايه سازمان ، رويكرد غالب گرديد و مديران سازمان ها ، ارتقاء دانش و مهارت پرسنل و نيروي انساني خود را به عنوان تفكري راهبردي و استراتژيك برگزيدند و در جهت تربيت نيروي انساني آموزش ديده و با انگيزه ، همت گماردند .
در مقطع زماني فعلي در كشورهاي توسعه يافته و سازمان هاي پيشرو ، آنچه موفقيت سازمان را باعث مي شود و رشد آن را تضمين مي كند ، دانشي است كه سازمان در اختيار دارد . آنچه اکنون معنا دارد این است که تكنولوژي ، دانش و فن آوري است كه ايجاد ارزش مي كند .
با تمام تاكيدي كه بزرگان مديريت عصر حاضر بر اهميت دانش مي كنند و عصر حاضر را متعلق به شركت هاي مالک و صاحب دانش مي دانند اما باز هم ذره اي از اهميت و ارزش نيروي انساني كاسته نشده كه حتي به آن افزوده شده است . به اين دليل كه دانشي كه سازمان مالكيت آن را در اختيار دارد در ذهن نيروي انساني و متعلق به كارشناسان و متخصصان سازمان مي باشد . دانش جديد و تكنولوژي نوين ، حاصل تفكر و تلاش نيروي انساني سازمان ها مي باشد .
پرواضح است که مانند هر اقدام و فعالیتی دیگر در سازمان ها ، ارتقاء سطح عملکرد پرسنل از طریق ارائه آموزش های لازم و ضروری به آنها باید به طریقی مدون ، نظام مند و سیستماتیک صورت پذیرد . در مطلب حاضر که پیش روی شما قرار دارد ، برنامه ریزی ، اجرا و ارزیابی اثربخشی آموزش به صورتی اجرایی و کاربردی ارائه گردیده است هر چند که اجرای صحیح فرآیند آموزش در سازمانی که تجربه اجرای سیستماتیک آن را ندارد بهتر است تحت نظر مشاور آموزش صورت بگیرد .
مشاوره آموزش توسط فردی که دانش و تجربه کافی را در این زمینه دارد باید صورت پذیرد و صرفا نمی توان از مشاوران عمومی مدیریت استفاده نمود . شما خود می توانید جهت اجرا اقدام نمایید اما برای طراحی سیستمی کارآمد و اثربخش و متناسب با شرایط سازمان شما توصیه می کنم که از فرد متخصص در طرح ریزی و پیاده سازی سیستم آموزشی سازمان خود بهره ببرید .
آموزش در چند حركت
1- سازماندهي
2- تهیه ، تدوین و بازنگری مدارک و مستندات
3- نيازسنجي
4- برنامه ريزي
5- اجرا
6- ارزيابي اثربخشي
7- اقدام اصلاحي
1- سازماندهي
در ابتداي امر بايستي متولي و مسئول اجراي فرآيند آموزش ، تعيين و مشخص گردد . در صورتي كه تعداد پرسنل سازمان بيشتر از 50-60 نفر باشد توصيه مي کنم که یک نفر به عنوان مسئول آموزش تعیین شود . وظايف مربوطه به اين قسمت كه زير مجموعه واحد اداري ، منابع انساني و حتي تضمين كيفيت مي تواند باشد را يكي از پرسنل اين واحدها و همزمان با دیگر وظایف خود ، مي تواند به عهده گيرد . در صورتي كه سازمان بيش از دويست نفر نيرو دارد بايستي يك نفر به عنوان مسئول آموزش به صورت تمام وقت مسئول اين كار گردد .
در سازمان هاي بزرگتر واحد آموزش بايستي با ساختار يك واحد يعني داراي يك نفر به عنوان مدير و يك نفر به عنوان كارشناس متولي اين كار گردند .
2- تهیه ، تدوین و بازنگری مدارک و مستندات
در صورتي كه سازمان شما داراي گواهينامه سيستم مديريت كيفيت مي باشد ، حتما براي اجراي فعاليت هاي آموزشي رويه و مكانيزم خاصي را طراحي كرده و آن را در قالب يك روش اجرايي مدون شده است و فرم هاي مورد نياز براي اجراي روش اجرایی آموزش تهيه و تدوين شده است .
اما در صورت عدم اجراي سيستم مديريت كيفيت و موجود نبودن روش اجرايي آموزش ، شما بايد با توجه به شيوه اي كه در اين مطلب آمده و در نظر گرفتن شرايط خاص سازمان خود ، فعاليت ها ، توالي و ارتباطات را در قالب نحوه ي اجراي فرآيند آموزش تعيين نماييد . يعني يك رویه را طراحی و ايجاد نماييد . اين روش كار مي تواند در قالب يك جزوه ، آيين نامه يا دستورالعمل باشد .
3- نياز سنجي
شاید بتوان مهمترین فعالیت اجرایی فرآیند آموزش را مرحله ی نیازسنجی دانست . همانطور که از عنوان آن پیداست در این مرحله باید نیازهای آموزشی کلیه پرسنل سازمان شناسایی و تعیین گردد . این اقدام برای کلیه پرسنل رده های سازمانی از اپراتورها و کارمندان گرفته تا مدیران میانی و حتی مدیرعامل بایستی انجام شود .
در نیازسنجی آموزشی پرسنل سازمان از منابع زیر استفاده کنید .
الف – استانداردهای آموزشی مشاغل
ب – ماتریس مهارت ها و وظایف
ج – پروژه ها
د – مدیران واحدها
ر- فهرست افراد جایگزین
س – سایر موارد
الف – استاندارد های آموزشی مشاغل
سازمان ها و شرکت ها در زمینه های گوناگونی فعالیت می کنند . برخی به تولید محصول و برخی به ارائه خدمات ، اشتغال دارند ، چه در بخش خصوصی و چه در بخش دولتی . در هر سازمانی ، فعالیت های لازم برای تولید محصول و ارائه خدمات ، در قالب چند فرآیند اصلی و پشتیبانی تعریف می گردد . این فرآیندها خود به فعالیت های عمده و آنها نیز به اقدامات اجرایی و وظایف تقسیم می گردند .
متناسب با فرآیندهای تعریف شده ، نمودار سازمانی ، طراحی شده و پست های سازمانی تعیین می گردند . متصدی هر شغل ، مسئول انجام یک سری وظایف می باشد . این شغل ها و وظایف محوله به آنها طی فعالیت طراحی شغل که زیر مجموعه مدیریت منابع انسانی می باشد ، تعیین می گردند . جهت انجام صحیح وظایف ، نفراتی که در آن پست ها منصوب گردیده اند باید مهارت های خاصی را دارا باشند . مجموع آموزش ها برای ایجاد این مهارت ها را استاندارد آموزش آن شغل می گوییم .
در تهیه و تدوین مدرک استاندارد آموزشی هر شغل ، ملاک اصلی وظایف تصویب شده برای آن شغل می باشد . در تهیه استاندارد های آموزشی ، مدیر و کارشناسان واحدهای منابع انسانی یا اداری و تضمین کیفیت ، مسئولان اصلی بوده و مدیران واحدها بایستی مشارکت داشته باشند . این فعالیت بهتر است ، تحت نظر مشاور آموزش انجام شود .
در مرحله ی استخدام ، صلاحیت متقاضیان بررسی می گردد و نفراتی که مهارت های لازم را داشته باشند ، انتخاب می گردند با این حال ، ممکن است بنا به دلایلی افرادی انتخاب شوند که فاقد برخی مهارت ها باشند که در این صورت باید برای آنها دوره های آموزشی را برگزار کرده تا مهارت های لازم را کسب نمایند .
شما بایستی ضمن ثبت دوره های آموزشی که هر کدام از پرسنل سازمان تاکنون گذرانده اند و مقایسه آن با استاندارد آموزشی شغل ، موارد کمبود را مشخص نموده و ثبت نمایید . طبیعتا در صورتی که یک نفر عهده دار بیش از یک شغل است ، نیازهای آموزشی مشاغل دیگر نیز باید برای آن فرد منظور گردد .
ب – ماتریس مهارت ها و وظایف
به جز استاندارد آموزش هر شغل باید مدرک دیگری را نیز تهیه نمایید . عنوان این سند ، ماتریس مهارت ها و وظایف می باشد . در این مدرک و در سطر بالایی آن ، فعالیت ها و وظایفی که در سازمان وجود دارد و باید انجام شود ، درج گردیده و در ستون اول ، مهارت ها و آموزش هایی که برای انجام آن وظایف مورد نیاز می باشد نوشته می شود . هر مهارت و هر دوره ی آموزشی که برای اجرای صحیح وظایف و فعالیت ها مورد نیاز باشد با درج علامتی مانند تیک در سلول متقاطع آن سطر و ستون مشخص می گردد .
تفاوت این مدرک با استاندارد آموزشی در این است که همه آیتم ها و ارتباط آنها در یک سند و جهت استفاده سریع در دسترس است ، ضمن آنکه به طور دقیق مشخص می گردد که کدام مهارت با کدام فعالیت و وظیفه ارتباط دارد در حالی که در استاندارد آموزشی این ارتباط به صورت کاملا دقیق مشخص نیست و همه مهارت های مورد نیاز آن شغل به صورت کلی درج شده است . ضمنا برخی اقداماتی که در شرح وظایف یک شغل وجود ندارد یا به صورت دائم و مستمر نیست و ممکن است در برخی مقاطع زمانی و موقتا ، ضرورت اجرای آن پیش بیاید ، در ماتریس خواهد آمد .
در مرحله نیازسنجی از ماتریس مهارت ها و وظایف به عنوان منبع جهت تعیین دوره های آموزشی لازم و ضروری برای فردی که باید برخی اقدامات و وظایف خاص را انجام دهد ، استفاده نمایید .
برای تهیه ماتریس بهتر است که کارشناس منابع انسانی به صورت یک کار گروهی و با نظر مدیران واحدها آن را تهیه نماید . در اینجا هم توصیه می شود که این مدرک تحت نظر مشاور ، تهیه و تدوین گردد و در دورهای زمانی منظم و یا درصورت وقوع تغییرات در سازمان مورد بازنگری قرار گیرد .
ج – پروژه ها
به جز فعالیت های روتین و روزمره ، در برخی مواقع ، ضروری می باشد که پروژه هایی برنامه ریزی و اجرا گردند . اعضای تیم پروژه برای اجرای فعالیت هایی که در قالب پروژه به آنها واگذار شده بایستی مهارت های لازم را کسب نمایند و دوره های آموزشی مورد نیاز را بگذرانند که این دوره ها در مرحله نیازسنجی باید لحاظ گردند .
پروژه ها می توانند شامل پروژه های بهبود ، طراحی و ساخت محصولات جدید ، پروژه های تحقیق و توسعه و غیره باشند .
د – مدیران واحد ها
بنا به شرایط خاص هر واحد و مسائل و تغییراتی که در واحدهای گوناگون سازمان در جریان است ، مدیران واحدها ، گذراندن برخی دوره های آموزشی را برای پرسنل خود تشخیص می دهند .
مسئول آموزش باید همزمان یا پیش از اجرای مرحله نیاز سنجی ، از مدیران واحدها ، فهرست دوره ها و نفرات را درخواست کرده و موارد را در نیازسنجی لحاظ نماید .
ر – فهرست افراد جایگزین
در سیستم های مدیریت منابع انسانی توصیه می گردد که فهرستی از افراد جایگزین برای شغل های مهم و حساس تهیه شود . مشاغل مهم و کلیدی شغل هایی هستند که عدم حضور متصدی آن باعث می شود که در روند کارهای سازمان ، اختلال پیش آید . برای این شغل ها باید فردی جایگزین ، تعیین شود که معمولا متصدی شغل پایین تر در چارت سازمانی انتخاب می گردد . جهت اینکه فرد جایگزین بتواند وظایف فرد اصلی را بدون مشکل انجام دهد باید مهارت های وی را در حد نرمال و معمول ، دارا باشد .
در هنگام نیاز سنجی فهرست افراد جایگزین مشاغل مهم و کلیدی را بررسی کرده و آموزش های تعیین شده در استاندارد آموزشی شغل اصلی و موارد مرتبط در ماتریس مهارت ها را برای فرد جایگزین به عنوان نیاز آموزشی ، منظور نمایید .
س – سایر موارد
به جز موارد مشروحه بندهای فوق ، برخی مواقع دلایل دیگری به صورت برنامه ریزی نشده پیش می آید که بنا به شرایط جاری در آن زمان می توان آنها را به عنوان دوره های آموزشی لازم در نظر گرفت . به عنوان مثال برخی اوقات برای تشویق فردی از پرسنل سازمان مدیر مربوطه تصمیم می گیرد که وی را به یک دوره آموزشی بفرستد . این گونه موارد را نیز در هنگام نیازسنجی مد نظر قرار دهید.
4- برنامه ریزی آموزشی
پس از شناسایی تمامی دوره های آموزشی مطابق ورودی ها از منابع نیازسنجی ، آنها را در یک فهرست ، گردآوری نمایید . سپس از مدیران واحدها بخواهید که دوره های آموزشی را اولویت بندی نمایند . برای اولویت بندی بر حسب ضرورت ها ، خط مشی ها و سیاست های کلی و نیازهای اصلی سازمان اقدام نمایید . برای این کار ، عددی از یک تا سه و یا به عبارت های نظیر فوری ، لازم و عادی آنها را اولویت بندی نمایید .
در وهله ی اول بایستی برای برنامه ریزی دوره های آموزشی ضروری و با اولویت یک اقدام نمایید و پس از برگزاری آن ها برای دوره های با اولویت بعدی اقدام کنید .
اگر امکان برگزاری دوره با کیفیت مناسب در داخل سازمان وجود دارد دوره را به صورت داخلی برگزار کنید و گرنه با جستجو در بین موسسات ارائه دهنده ی خدمات آموزشی و ارزیابی آن ها به لحاظ اعتبار موسسه ، سوابق همکاری و استفاده از خدمات آنها ، مسافت ، هزینه ها و غیره ، شرکت های مناسب را ارزیابی و انتخاب نمایید .
پس از انتخاب نحوه ی برگزاری دوره ها ، یک تقویم کلی برای برگزاری دوره ها تهیه نموده و هزینه های برگزاری دوره ها را محاسبه نمایید . به جز هزینه ی شهریه دوره ها ، هزینه های جنبی مانند رفت و آمد و اسکان احتمالی در شهر های دیگر را نیز در نظر بگیرید .
درصورتی که دوره به صورت داخلی و توسط مدرس داخلی برگزار می شود ، برای مدرس که از پرسنل شرکت می باشد مبلغی را به عنوان پاداش آموزش ، متناسب با میزان نفرساعت دوره و سطح علمی مدرس ، تعیین و پس از کسب موافقت مدیرعامل به وی پرداخت نمایید . این امر به تمایل و اشتیاق پرسنل و داوطلب شدن آنها برای تدریس ، دامن می زند . برگزاری دوره ها به صورت داخلی ، مزایایی دارد که برخی از آنها به شرح زیر می باشد .
- فردی که جهت تدریس انتخاب می گردد جهت ارائه بهتر دوره اقدام به مطالعه و تحقیق در آن زمینه می کند و دانش خود را بالا می برد .
- مدرس ، همیشه در دسترس پرسنل است و کسانی که در دوره حضور داشته اند در صورت سوال و مشکل می توانند از او در این باره بیشتر توضیح بخواهند تا مطلب را به صورت کامل دریافت نمایند .
- مدرس با مسائل سازمان کاملا آشناست و در آموزش از مثال های داخلی و آشنا برای پرسنل برای فهم بهتر مطلب استفاده می کند .
- مهارت های کلامی ، فن بیان و مهارت های برقراری ارتباط در پرسنلی که تدریس می کنند بهبود یافته و در عملکرد بهتر آن ها موثر خواهد بود .
- هزینه های کمتری برای آموزش صرف خواهد شد . شهریه دوره و هزینه رفت و آمد ، وجود نخواهد داشت . هزینه های صرفه جویی برای بهبود فضای آموزشی و تهیه و تأمین تجهیزات بهتر ، قابل مصرف خواهد بود .
- درهنگام برگزاری دوره های آموزشی ، پرسنل شرکت در دسترس بوده و در سازمان حضور خواهند داشت .
تقویم آموزشی تدوین شده به همراه برآورد بودجه را به صورت یک گزارش به مدیرعامل سازمان ارائه نمایید و با ارائه توضیحات لازم ، تأیید ایشان را جهت برگزاری دوره ها و صرف هزینه های پیش بینی شده ، اخذ نمایید .
5- اجرا
پس از کسب تأیید مدیر ارشد برای تقویم آموزشی که معمولا برای یک دوره شش ماهه – نیم سال اول و دوم - تهیه می گردد برنامه اجرایی را به صورت ماهیانه و با تعیین دقیق روز ، ساعت و مکان برگزاری دوره تهیه کنید . برنامه را به اطلاع مسئولان مرتبط و نفراتی که باید در دوره ها شرکت کنند برسانید و هماهنگی های لازم را انجام دهید . این هماهنگی ها شامل اطلاع به مدیر مافوق افرادی که در دوره باید شرکت نمایند ، نحوه رفت و آمد آنها ، پرداخت شهریه برای دوره های بیرونی ، تهیه جزوه آموزشی و فایل ارائه مطالب توسط مدرس داخلی و غیره می باشد .
افرادی که باید در دوره های بیرون از سازمان شرکت نمایند را توجیه نمایید که بایستی حضوری موثر ، در جلسات آموزشی داشته و علت حضور آنها را کاملا توضیح دهید . ضمنا از آنان بخواهید که جزوات و فایل آموزشی دوره را از مدرس یا مسئول موسسه آموزشی دریافت نموده ویک نسخه از آن را بعد از پایان دوره ، تحویل مسئول آموزش سازمان دهند . به آنها یک فرم حضور و غیاب بدهید تا توسط مدرس تکمیل و امضاء شده و آن را به مسئول آموزش برگردانند .
برای دوره های داخلی و همچنین دوره های بیرونی که در شهر محل سازمان شما برگزار می گردد توصیه می کنم که مسئول آموزش دریکی از جلسات ، ترجیحا جلسه اول ، حضور پیدا کرده و شرایط و کیفیت برگزاری دوره را ارزیابی نماید . درصورت مشاهده مسائل و مشکلاتی ، اقدامات لازم را صورت دهد .
شرایط مناسب برگزاری دوره شامل موارد زیر می باشد .
- شرایط فیزیکی و محیطی مانند نور ، صدا و غیره
- تجهیزات و وسایل کمک آموزشی
- نظم برگزاری دوره
- کیفیت ارائه مطالب از سوی مدرس و میزان تسلط وی بر مطالب و فن بیان او
6- ارزیابی اثربخشی
هدف از انجام هرگونه فعالیت و اقدامی ، دستیابی به نتایجی است که از پیش تعیین شده و هدفگذاری گردیده است . علی الخصوص در زمینه ی ارتقاء مهارت و صلاحیت نیروی انسانی که سازمان با صرف هزینه هایی ، سعی در بهبود شرایط و وضعیت منابع انسانی دارد . بنا به این دلایل باید اثر بخشی دوره های آموزشی برگزار شده مورد ارزیابی قرار بگیرد .
اولین اقدامات ارزیابی را درمرحله ی پیشین و هنگام ارزیابی شرایط برگزاری دوره ، ارائه نمودیم . مراحل بعدی ارزیابی پس از گذشت مدت زمانی مناسب برای سنجش اثربخشی انجام می شود . این زمان می تواند برای همه ی دوره ها ، یکسان بوده و یا اینکه برای هر دروه به صورت جداگانه تعیین شود . به هرحال زمان تعیین شده بایستی به میزانی باشد که اثرات برگزاری دوره قابل بروز و ظهور باشد و بتوان علایم آن را مشاهده نمود .
کمی کردن و عددی کردن میزان اثربخشی دوره های آموزشی ، قدری مشکل می باشد . در این راستا باید مواردی را تعیین کرده و از سرپرست و مدیر فردی که در دوره شرکت کرده نظرخواهی کرد تا برای هر آیتم امتیازی را منظور نماید . مبنای امتیازدهی ، مقایسه شرایط پس از برگزاری دوره و پیش از آن می باشد .
آیتم های ارزیابی شامل موارد زیر می باشند.
- مهارت فرد در زمینه ای که آموزش دیده نسبت به پیش از آن چه مقدار تغییر کرده است ؟
- میزان تأثیر دوره آموزشی بر نحوه ی انجام فعالیت ها و وظایف وی چقدر بوده است ؟
- آیا مسائل ، مشکلات و اشتباهاتی که قبلا مشاهده می شده ، هم اکنون نیز روی می دهد ؟
- آیا فرد ، مواردی را که آموزش دیده به همکاران خود منتقل می نماید؟
- و سایر مواردی که با توجه به شرایط خاص شما قابل طرح می باشد.
جهت تعیین دقیق تر میزان اثربخشی می توانید شاخصی مرتبط ، تعریف نمایید . به عنوان مثال اگر دوره ی آموزشی برای بالا بردن مهارت های پرسنل تولید در راستای کاهش ضایعات تولیدی باشد میزان وقوع موارد عدم انطباق و معیوب و ضایعات شدن قطعات پس و پیش از برگزاری دوره و مقایسه آن می تواند شاخصی مناسب برای سنجش اثربخشی دوره ی آموزشی باشد .
7- اقدام اصلاحی
در صورتی که نتایج سنجش اثربخشی دوره آموزشی برگزار شده ، امیدوارکننده و مثبت نبود بایستی علل و ریشه های آن مورد تحلیل و بررسی قرار گرفته و مشخص گردد . سپس با رفع آن علت ها نسبت به برگزاری مجدد دوره و سنجش اثربخشی آن اقدام نمایید .
پایان سخن
در مورد آموزش ، اهمیت آن ، نحوه اجرای فعالیت ها ، طراحی مکانیزم ها ، تهیه و تدوین مدارک و مستندات و غیره ، حرف و سخن بسیار است . در مطلبی که از نظر گذراندید سعی بر آن بود که نیاز های اولیه برآورده شود . درصورتی که در مورد مطلب سوالی به ذهن شما خطور کرد و یا در حین اجرا با مسائلی روبرو شدید ، می توانید تماس برقرار کنید تا در مورد آن راهنمایی های لازم ارائه گردد .
