مدیر پارسی

روش کاربردی در احراز صلاحیت منابع انسانی سازمان

حسین عبدی

مشاور مدیریت و سیستم های مدیریت کیفیت

h.abdi.ceo@gmail.com

در يك مقاله با عنوان 12 نکته مهم در استخدام افراد مسائلي را مطرح كرديم و اهميت فوق العاده وجود نيروي انساني شايسته و داراي صلاحيت را يادآور شديم حالا شيوه جالبي رابراي تعيين و همچنين مشخص كردن ميزان صلاحيت و شايستگي Competence يك فرد براي يك شغل Job را ارائه ميكنيم .

خواهيم ديد در انتهاي هر مطالعه موردي case study  به عددي مي رسيم كه به درصد بيان كننده ميزان تطابق شرايط و احوال هر متقاضي ، كانديدا و يا متصدي فعلي شغل با معيار پذيرش  تعيين شده مي باشد.

اين روش، زيرپروژه اي از يك پروژه مديريت منابع انساني Human Resources Management Project مي باشد كه سال جاري در يكي از كارخانجات مشهد طراحي و اجرا گرديده است. اقدامات وفعاليت هاي پروژه اصلي كه با اين زيرپروژه مرتبط است به ترتيب و در جاي خود بصورت خلاصه گفته مي شود تا پيوستگي مطالب حفظ شده و تصوير كاملي از آن به دست آيد. تشريح كليه مراحل ،‌مجال بزرگتري را مي طلبد كه در آينده بدان پرداخته شد.

كاربرد اين روش، جايي است كه شما مي خواهيد براي يك پست سازماني كه اخيرا تعريف شده است يا شغلي كه متصدي آن سازمان را ترك كرده، ارتقا يافته يا منتقل شده، نيروي مناسبي، جايگزين كنيد. با اين روش قادر خواهيد بود بين متقاضيان استخدام و يا پرسنل سازمان به راحتي مقايسه كردن بين چند عدد دو رقمي، فردي را كه  بيش از بقيه با شغل مورد نظر تناسب دارد را انتخاب كنيد.

در جايي و هنگامي ديگر ممكن است به سبب برخي مسائل مديريتي و سازماني بخواهيد بررسي نماييد كه نيروي انساني فعلي سازمان، كه هركدام در پست و مسئوليتي مشغول انجام وظيفه هستند چه ميزان با شرايط مطلوب و تعريف شده فاصله دارند. شرايط مطلوب يعني اينكه اگر فردي تمامي آن شرايط را دارا باشد، فعاليت هاي محوله به موظف آن شغل به صورت قابل قبول ومناسبي اجرا مي گردد.ضمنا هنگامي كه اين فاصله، محاسبه واندازه گيري شد، مي توان از آن در برنامه ريزي جهت بهبود مهارت هاي كاركنان و فعاليت هاي توانمند سازي كاركنان استفاده نمود.

فعاليت هاي مطالعاتي پروژه از اينجا آغاز مي گردد كه با تحليل فرآيندهاي سازمان، ورودي مناسبی براي طراحي ساختار سازماني را تهيه مي كند. با بررسي  نوع فعاليت هاي سازمان ، مهارت و سابقه كاري پرسنل ، ‌اهداف وبرنامه ها ، پيچيدگي فعاليت ها ، ميزان نياز به هماهنگي و همكاري در كارها و سطح موردنياز كنترل و بسياري موارد ديگر، ساختار  سازماني Top Chart   طراحي مي گردد.

براي مسئوليت هاي تعيين شده اقدامات تعريف شغل  صورت گرفته و اطلاعات لازم گردآوري مي گردد. مواردي از قبيل مشخصات نفر واجد صلاحيت اعم از مقطع تحصيلات ،‌رشته تحصيلي ، ميزان سابقه كاري مورد نياز، مهارت هاي Skills لازم براي تصدي شغل ، دوره هاي آموزشي Training Courses كه فرد بايستي گذرانده باشد . درصورت تشخيص كارشناس منابع انساني Human Resources Expert مي توان برخي ويژگي هاي ديگر مانند رده سني ،‌ويژگي هاي بدني و فيزيكي و حتي برخي خصوصيات رواني را نيز به عنوان شرايط احراز شغل در نظر گرفت.

تعيين شرح وظايف Tasks Description و فعاليت هايي Activities كه بصورت روزانه ، دوره اي و مقطعي به عهده متصدي شغل مي باشديكي از فعاليت هاي مهم اين مرحله مي باشد.

آيتم هاي احراز صلاحيت  در شش مورد بررسي و تعيين گرديد كه عبارتند از:

1. تحصيلات
2. سابقه كاري
3. مهارت و توانمندي ها
4. دوره هاي آموزشي
5. علاقه مندي فرد Interesting
6. نظر مدير ، سرپرست ، مصاحبه كننده

براي هر كدام از آيتم هاي فهرست شده فوق، حداكثر امتيازبه مقدار ده قرارداده شد، و به پنج قسمت تقسيم گرديد يعني از صفر تا ده با افزايش دو نمره در هر مرحله، ‌با توجه به حالت هاي گوناگون ممكن در اين زمينه به هر كدام از حالات مختلف ممكن، امتيازاتي نسبت داده شد.

به جهت اينكه هركدام از موارد ، سهم و اهميت متفاوتي در امتياز كل دارند، براي وزن دهي مناسب و منطقي ، ضريب هايي در نظر گرفته شد . علت ديگر اين امر كامل كردن سقف امتياز يعني صد بود.ضريب ها در جدول ذيل آمده است.

براي آشنايي با نحوه اختصاص دادن امتياز ها به توضيحات ذيل كه به عنوان مثال آمده است توجه كنيد:  فرض كنيد كه براي يك فرد تطابق كامل  مقطع ورشته تحصيلي با شرايط تعريف شده در مدرك شرايط احراز صلاحيت وجود دارد.در اينجا  آيتم اول يعني تحصيلات، 10 امتياز را به خود اختصاص می دهد

به همين صورت با در نظر گرفتن تطابق بین حالات تعریف شده در جدول ذيل و شرایط هر کدام از پرسنل امتیازات مشخص می گردد.موارد 1و2و3و 4 با توجه به اطلاعات مندرج در مدارک شرایط احراز شغل امتیازدهی می گردد.به عنوان مثال اگر فردی دو مورد از پنج مورد توانمندی ها و مهارت هایی را که براي آن شغل تعيين شده، دارا باشد، یعنی چهل درصد تطابق وجود دارد.که با توجه به جدول ذيل امتیاز 4 به این آیتم اختصاص داده مي شود.

برای آیتم 5 بایستی فرد را كاملا توجیه کرد و نظر واقعی وی را جهت فعالیت در آن مسئولیت جویا شد. سپس بر اساس اظهار نظر او امتیاز را منظور نمود

در آیتم 6 نظر مدیر یا سرپرست مستقیم کارمند یا کارگر را بایستی اخذ نمود.در این زمینه نیز شایسته است که اطمینان حاصل نماییم که نظر مافوق ، عاری از هرگونه خوشامد یا بدآمد می باشد.

در مواردی که فرد مورد نظر متقاضی استخدام می باشد مصاحبه کننده بایستی نظر خودرا اعلام نموده تا بر اساس آن و وضعیت متناظر در جدول، امتیاز مشخص گردد.کارشناس منابع انسانی یا مدیر پروژه بایستی در این حالت ضریب امتیاز آیتم 6 که مربوط به نظرمدير/سرپرست/مصاحبه كننده می باشد را کمتر از حالتی در نظر بگیرد که می خواهیم میزان صلاحیت یک شاغل در آن مسئولیت را تعیین کنیم.خاطر نشان ميكنم اين امر به اين خاطر است كه مصاحبه كننده با توجه به زمان و فرصت كمتري كه نسبت به مافوق هر فرد براي شناخت يك فرد دارد، طبيعتا اظهار نظر وي بايستي وزن كمتري در امتياز كل داشته باشد.لازم به يادآوري است كه ضریب کم شده از آیتم 6 را به آیتم های دیگر با توجه به شرایط اضافه می کنیم.

درصورت نياز به بررسي و مطالعه نمونه مدارك و مستندات طراحي و استفاده شده در پروژه مانند مدارك شرايط احراز شغل،شرح وظايف ، فايل اكسل محاسبه امتياز كل و همچنين كسب اطلاعات بيشتر درمورد نحوه اجرايي ساختن پروژه ، مي توانيد اقدام نماييد.

مطالب مرتبط :

1. شاخص تعیین حیطه نظارت