توصیه هایی برای تهیه و تدوین مستندات سیستم های مدیریت کیفیت
توصیه هایی برای تهیه و تدوین مستندات سیستم های مدیریت کیفیت
حسین عبدی
از مراحل مهم پیاده سازی استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت مانند ISO 9001 و ISO TS 16949 تهیه و تدوین مدارک و مستندات می باشد . مدارکی که در متن استاندارد مشخص و الزامی شده و همچنین مستنداتی که بنا به شرایط خاص سازمان شما ، لازم و ضروری می باشد . به عنوان مثال مدارک نظامنامه کیفت ، خط مشی کیفیت ، روش های اجرایی الزامی در متن استاندارد بر ضرورت تهیه آن ها به صورت اجباری تأکید شده است . مواردی دیگر مانند دستورالعمل ها ، فرم ها و غیره بنا به شرایط سازمان است که نیاز به تهیه و تدوین آن ها احساس می شود .
بهتر است که مدارک با کمک یک مشاور باتجربه و مشارکت پرسنل مرتبط با آن مدارک ، تهیه شده و پس از اجرای آزمایشی و کسب بازخورد از کسانی که مسئول اجرای آن ها هستند ، مورد بازنگری قرار گرفته و اصلاح شوند . حجم مستندات را تا آنجا که امکان دارد سبک در نظر بگیرید و از پیچیدگی های بی مورد بپرهیزید .
توصیه می کنم که روش های اجرایی ، دستورالعمل های کاری ، شرح شغل ها و سوابق را با در نظر گرفتن موارد زیر تهیه نموده و تدوین نمایید .
- سعی کنید آن ها را مختصر و ساده تهیه کند . از زیاد نوشتن غیر ضروری ، اجتناب کنید و از نوشتن ضروریات نیز خودداری نکنید .
- در صورت لزوم نمودار گردش فرآیند را ترسیم کنید . از نمودارها و جداول به صورت گسترده استفاده کنید .
- از یک قالب بندی استاندارد و یکسان جهت درج مطالب استفاده نمایید .
- از یک روال خاص و ثابت برای نوشتن استفاده کنید .
- توانایی مخاطبان خود را در هنگام تهیه و تدوین مستندات به خاطر داشته باشید .
- مفاهیم را بسیار روشن بیان کنید . به گونه ای که اگر شخص دیگری آن را مطالعه کرد بتواند چیزی که شما مدون کرده اید را درک کرده و شرح دهد .
- سعی کنید نوشته ها از نظر دستور زبان و آیین نگارش کاملا صحیح باشند . متن نیز نباید حاوی اشکال املایی نباشد .
- از به کار بردن اصطلاحات و جمله بندی های کاملا تخصصی و فنی خودداری نمایید .
- کارها را به جملات و بخش های انفرادی تقسیم کرده و یا سعی کنید آن ها را به چند بخش تقسیم کنید تا مفهوم و توالی آن ها به خوبی درک شود .
- در متن فقط وظایف و سمت ها را مشخص و مدون نمایید و نه نام افراد را .
- به خاطر داشته باشید مستندات به این دلیل مدون می شوند که به کارکنان کمک کنند تا وظایفشان را با انسجام ، هماهنگی و بهره وری بالاتر انجام دهند .
- در مواردی که امکان دارد سعی کنید از شخص استفاده کننده از مستندات در تهیه و تدوین آن ها کمک بگیرید .
- برای هر یک از وظایف موارد زیر را مشخص نمایید
1. چه کسی مسئولیت حصول اطمینان از اینکه این وظیفه انجام شده است را به عهده دارد ؟
2. استاندارد هایی که باید برآورده شوند و معیارهای تکمیلی که وجود دارند ، چه مواردی هستند ؟
3. چه منابعی مورد نیاز است ؟
4. چه سوابقی نگهداری شود ؟
5. اگر این وظیفه به درستی انجام نشود و به درستی عمل نکرد چه اقدامی باید انجام شود ؟
- روش های اجرایی را مورد استفاده آزمایشی قرار دهید . از استفاده کنندگان این مستندات بخواهید آن ها را به کار گیرند و بازخوردهایی را فراهم کنند .
منبع : راهنمای جامع استاندارد های ISO 9000 ترجمه و تدوین : محمد رضا پورشمس
