اعمال تغییرات را در سازمان خود ، مدیریت کنید
اعمال تغییرات را در سازمان خود ، مدیریت کنید
حسین عبدی
شاید یکی از سخت ترین زمینه ها و فعالیت ها در عرصه ی مدیریت ، ایجاد تغییر در بخش هایی از سازمان یا تمام آن می باشد .
بسیارند شرکت هایی که نتوانستند پویایی محیط بیرونی خود را درک کرده و سازمان خود را متناسب با شرایط جدید هماهنگ و به روز کرده و از گردونه ی رقابت و از عرصه ی وجود ، حذف شده و اثری از آنها باقی نمانده و کم نیستند شرکت هایی که تغییرات را متوجه شده و حتی برنامه ای برای رویارویی با تغییرات و تحولات بیرونی ، تهیه و آماده کرده اند اما نتوانسته اند تغییرات داخلی را پیش برده و تحولات مورد نظر را اجرا کنند .
سرنوشت اینگونه شرکت ها و سازمان ها بهتر از گروه اول نبوده ، یا ضعیف شده و باری به هر جهت ، گذران امور کرده یا توسط شرکت های بزرگتر ، بلعیده شده اند .
طراحی برنامه هایی جهت رفع مشکلات و طرح ریزی پروژه های مناسب برای بهبود وضعیت سازمان ، ساده نیست اما اجرای برنامه ها و انجام پروژه های تغییر و تحول ، مطمئنا سخت ، پیچیده و طاقت فرسا می باشد . تفهیم ضرورت های ایجاد تغییر و درهم شکستن مقاومت لایه های مختلف سازمان در جهت بهبود ، داستانی است که در هر شرکتی ، روایت خاص خود را دارد .
این مسئله و معضل خصوصا در سازمان هایی که چگونگی ها و رویه ها بصورت نهادینه و پیش فرض در آمده ، به شکل کاملا آشکار مشاهده می شود . این رویه های از پیش پذیرفته شده طوری بر تمام مسائل ، سایه افکنده که کسی در مورد چرایی و چیستی آنها پرسشی مطرح نمی کند و نمی گوید که چرا اینچنین است؟ جواب ، البته مشخص است . به این دلیل که اینچنین بوده است .
داستان آزمایش دانشمندان روی تعدادی از میمون ها را حتما شنیده اید . مسئله ی مقاومت در برابر تغییرات و نپذیرفتن تحول در جهت بهبود امور خاص شرکت ها و دستگاه های دولتی نمی باشد . این معضل در سازمان های خصوصی نیز به وفور دیده می شود. خاصه شرکت هایی که درصد زیادی از کارکنان آنها را پرسنل قدیمی و با سابقه ی بالا و رسمی (قرارداددائم) تشکیل می دهند .
همچنین این ویژگی به پرسنل رده های پایین سازمان یعنی کارگران و کارمندان خلاصه نمی شود. رده های بالای مدیریت سازمان ها نیزواجد این خصوصیت نیز می باشند. شرایط متغییر اقتصادی روز کشور ،سرعت بالای اجرای برنامه های اقتصادی مانند هدفمندی یارانه ها ، رکود اقتصادی بین المللی ، جدی تر شدن پیوستن ایران به قرارداد تجارت آزاد جهانی و بسیاری عواملی دیگر ،ضرورت های ایجاد تغییر در رویه و سیستم کاری شرکت های خصوصی و سازمان های دولتی را بیش از گذشته ، جدی و الزامی ساخته است . سازمانی که دراین وضعیت ، برنامه منسجمی برای تاب آوردن و بقا در این عرصه ، تهیه می کند ، زمانی که شرایط اقتصادی بهبود پیدا می کند . چندین قدم از دیگر شرکت ها و رقبای خود پیش خواهد افتاد .
موضوع بحث ما پس از این اقدام و این تصمیم می باشد . برای اجرای برنامه ها و پروژه های بهبود که نیازمند این تغییر در سازمان می باشد
- چگونه اقدام کنیم که مقاومت پرسنل و مخالفت آنها با کنار گذاشتن و یا تغییر رویه های جاری و قدیمی منجر به بی نظمی ، نا بسامانی و اختلال در امور نشود ؟
- طوری که حتی وضعیت از گذشته بدتر نشده و شرایط به وخامت نگراید؟
بطور قطع و برای تمام شرکت ها نمی توان گفت که چه نوع پروژه یا برنامه هایی را طرح ریزی نمایند اما در شرایط رکود اقتصادی ، علمای اقتصاد و مدیریت ، سیاست های انقباضی، انضباط پولی و ریاضت کشی اقتصادی را برای دولت ها توصیه می کنند. برای شرکت ها به صورت کلی می توان گفت که برنامه هایی برای بهبود راندمان عملیاتی ، مدیریت و کاهش هزینه ها ، عدم سرمایه گذاری در موارد مخاطره آمیز و دارای ریسک ، افزایش بهره وری نیروی انسانی ، بالا بردن بازدهی عملکرد سازمان در بهره گیری از منابع مانند تجهیزات ، مواد اولیه و . . . می تواند گزینه های مناسبی برای بررسی و ارزیابی جهت برنامه ریزی و پیاده سازی برنامه ها و پروژه ها باشد .
طراحی و پیاده سازی برنامه های بهبود در حوزه های منابع انسانی، روش ها ، فرآیندها و سیستم های گوناگون در سطح سازمان عمدتا با مقاومت و عدم پذیرش از سوی کارکنان ، همراه می باشد . اتخاد تدابیر لازم جهت رفع این مقاومت ها بایستی پیش از اجرای برنامه ها یعنی زمانی که در حال طراحی و برنامه ریزی پروژه ها می باشیم ، صورت پذیرد . بهتراست هنگام برنامه ریزی ، نوع ، میزان و شدت مقاومت ها و رفتارهای بازدارنده از سوی پرسنل رده های مختلف سازمان پیش بینی شود تا در هنگام بروز و ظهور آن ، عکس العمل های مناسب برای کاهش و یا جهت صحیح دادن به آن ها تعیین شده باشد . برای این کار می توان از کارگروهی متشکل از کارشناس منابع انسانی ، مشاور روانشناسی صنعتی ، مدیران واحدها ، سرپرستان قسمت ها و همچنین مشاور با تجربه کمک گرفت . در انتخاب نفرات کارگروه بایستی دقت شود تا نفرات متعهد و با رویکرد مثبت به تغییرات انتخاب شوند تا برنامه هایی که در حال طراحی است بصورتی مغرضانه به اطلاع پرسنل رسانده نشود و تصویر منفی و مخرب در اذهان کارکنان سازمان شکل نگیرد .
پس از طرح ریزی ، جمع بندی و تصویب برنامه های بهبود و زمانی که ابعاد مختلف طرح به صورت دقیق، مشخص گردید ، بایستی اذهان کارکنان را به تدریج برای اعلان برنامه ها آماده کرد . در این زمینه ، دلایل و ضرورت های اجرای برنامه ها را بایستی به شیوه های گوناگون به پرسنل منتقل نمود . به چند روش می توان این مهم را به انجام رسانید . مسائلی که برای ایجاد حس نیاز به ایجاد تغییرات در سطح سازمان ، موثر است شامل موارد زیر می باشد .
· تشریح وضعیت جاری محیط بیرونی شامل شرایط عمومی اقتصاد کشور و صنعتی که سازمان در آن فعالیت می کند .
· تأثیر وضعیت اقتصادی بر شرایط کنونی سازمان چیست؟
· آینده سازمان چیست در صورتی که شرایط اقتصادی فعلی ادامه یابد؟
· وجود توانایی در سازمان و کارکنان آن برای تغییر آینده ای نامطمئن و ناخوشایند .
اطلاعات فوق بایستی به صورت مستدل و مستند تدوین شده و از کانال های گوناگون به پرسنل ارائه شود . تدوین این مطالب به این دلیل است که از تناقص و ناهماهنگی در آگاهی دادن به کارکنان ، اجتناب شود . کانال های برقراری ارتباط ، شامل انتقال از طریق مدیران به پرسنل واحد تحت مدیریت آن ها ، سخنرانی در جمع پرسنل توسط مدیران ارشد سازمان ، نمایندگان پرسنل و شورای کارگری ، نشریات داخلی ، اعلان عمومی در بردها و . . . می باشد . همچنین از روش های غیر رسمی اشاعه ی خبر در سازمان نیز می توان استفاده نمود .
بررسی بازخورد واثرگذاری این اقدام بایستی به صورت دقیق انجام شود و نظرات پرسنل و کارکنانی که به رفتار کارکنان تأثیر گذارند ، نقش مهم تری در افکار عمومی شرکت دارند به صورت های ممکن اخذ شود تا تعیین گردد که احساس و ضرورت انجام اقدام جهت تغییر ، ایجاد شده است؟
در این مرحله و برای اثر گذاری بهتر و بیشتر ، توصیه می کنم که حتی از پرسنل خواسته شود که هر نظر ، ایده و پیشنهادی برای بهبود وضعیت کنونی دارند ارائه نمایند تا حس همراهی و مشارکت در آنها به صورت واقعی ایجاد شود . پیشنهاد های مفید آنان به برنامه های طراحی شده نیز اضافه شود .
همچنین می توان بخش های از برنامه ریزی انجام شده را توسط مدیران و طی برگزاری جلسات داخلی واحدها طوری در جلسه مطرح کرد و توسط اعضا تصویب نمود که در نظر پرسنل این طور القاء شود که آن اقدامات و تصمیمات ، طرح ، پیشنهاد و نظر آنان بوده و از سوی آنها پیشنهاد گردیده است . با این اقدامات و در مرحله ی بعدی یعنی اعلام برنامه ها برای ایجاد تغییرات این حس در پرسنل به وجود می آید که برنامه ها با مشارکت خودشان طراحی شده و این احساس مالکیت ، بخشی از مقاومت های احتمالی را پیش از ظهور ، رفع خواهد کرد .
اعلام برنامه های تغییر و تحول که در قالب پروژه ها تدوین شده است طی برگزاری جلسات با گروه هایی متشکل از اعضای تیم پروژه و پرسنل مرتبط با آن انجام شود . این مسئله باید به ظرافت به پرسنل القاء گردد که این تغییرها و تحولات در راستای پاسخ دادن و عکس العمل نشان دادن به ضرورت ها و شرایط کنونی محیط بیرونی ، انجام می شود و اگر دست به این تحولات نزنیم وضعیت نامطلوب و نا خوشایندی در انتظار سازمان و بالطبع پرسنل آن می باشد .
نکته حائز اهمیت در مراحل مختلف تعامل با کارکنان ، شفاف بودن مدیریت سازمان در اعلام اهداف ، نیات و مقاصد انجام تغییرات می باشد . صداقت و درستکاری و راستگویی به خوبی تأثیر مثبت خود را خواهد گذاشت . البته و در صورت برخی ضرورت ها می توان از تاکتیک های روانی استفاده کرد اما تمامی جوانب باید به خوبی بررسی و تحلیل شده باشد . همانطور که می دانید رویکرد و رفتار پرسنل در قبال سازمان یک طیف را تشکیل می دهد یک سر طیف ، تعهد کامل است که فرد ، موفقیت سازمان را به عنوان هدف والا و متعالی خود دانسته و تمامی تلاش خود را انجام می دهد . در میانه ی طیف فرد وظایف خود را در چارچوب شرح وظایف خود و نه کم و نه زیاد ، انجام می دهد و در سر دیگر طیف ، فرد ، بدون دلیل ، مخالف است و با هر گونه اقدامی لجاجت کرده و کارشکنی می کند .
متناسب با رویکرد های متفاوت کارکنان نسبت به برنامه های تغییر ، بایستی با آنها رفتار نمود ، از تشویق و تقویت رفتارهای سازنده و مثبت تا دادن تذکر و اخطار به برخوردهای مخرب همراه با پیشبرد برنامه ها ، مد نظر قرار دادن موارد زیر بایستی صورت پذیرد .
· بازخورد گرفتن مداوم از اثرات اجرای برنامه ها
· انجام گفتگوی رو در رو با پرسنلی که همکاری مناسبی ندارند و سعی در توجیه و اصلاح آنها
· اعمال نظرات مثبت و نکات مناسب بازخوردها در اصلاح برنامه ها و پروژه ها
· تثبیت تغییرات مثبت اجرا شده به عنوان رویه های جاری و ماندگار کردن آنها
· اطلاع رسانی مستمر اقدامات انجام شده و نتایج حاصل شده به پرسنل
· قدردانی عمومی و همچنین پاداش دهی به فعالیت های متعهدانه
منابع :
*هشت خوان تحول - پرفسور جان کارتر و دکتر دان کوهن – برگردان دکتر محد ابراهیم محجوب
*مدیریت تحول در سازمان وندال فرنچ – سیسیل بل ، ترجمه و نگارش دکتر سید مهدی الوانی و دکتر دانایی فرد
