مدیر پارسی

اصول کاربردی مدیریت در سازمان ها - چگونه شرکت خود را اداره نمایید؟

سازمان دهی کنید

حسین عبدی

h.abdi.ceo@gmail.com

 

در این سلسله مطالب روش هایی را مرور می کنیم تا به عنوان مدیرعامل، اثربخشی مدیریت خود را بهبود دهیم و کارایی خود و مجموعه تحت مدیریت مان را بهبود بخشیم.

 

مقدمه

انجام هر کار و هر فعالیتی نیازمند تعیین سازمان و نظام برای به کارگیری عوامل و امکانات مورد نیاز آن به صورت موثر و کارا می باشد. خود واژه ی سازمان، نشان دهنده ی سامانی است که در شکل دهی و برپایی آن به کار رفته است. ایجاد یک ساختار برای استفاده بهینه از منابع باید اولویت اول اقدامات و فعالیت های مدیریتی شما در سازمان باشد.

پس باید در شروع کار، منابع در اختیار خود را به طور خاص ارنج کرده و آن را الگویی مناسب بدهید. در این جایگاه به طور اخص در مورد ساختار دهی منابع انسانی صحبت خواهیم کرد و نکاتی را خاطر نشان می کنیم تا بتوانید نیروی انسانی شرکت  خود را سازماندهی کنید.

در این مرحله بایستی مسئولیت های لازم برای انجام فرآیندها و وظایف مربوط به فعالیت کلی شرکت را به صورت یک ساختار طراحی شده، سازماندهی کنید. به بیان ساده و مفهوم باید برای شرکت و کارخانه خود یک نمودار سازمانی طراحی کنید. اگر هم اکنون ساختاری وجود دارد می توانید آن را بررسی و ارزیابی کرده و در صورت نیاز، سازماندهی مجدد نمایید و طرح و نمودار کنونی آن را مورد بازنگری قرار دهید.

نکته ی مهم دیگری را نیز باید قبل از پرداختن به ارائه نکاتی در مورد سازماندهی بگویم و این است که در این مطلب به روش های ارائه شده ی سیستماتیک برای سازماندهی نمی پردازیم . دوستانی که می خواهند دراین زمینه مطالعه کنند مطالب و مراجع زیادی وجود دارد. البته در زیر خلاصه ای از روشی مناسب را خواهیم گفت تا آشنایی نسبی و کلی نسبت بدان به دست آورید.

 

طراحی سیستماتیک ونظام مند ساختار سازمانی

 

برای طراحی ساختار سازمان شما باید دو دسته عوامل زیر را در نظر بگیرید و آن ها را با استفاده از روش های مختلف بررسی و تحلیل نمایید که در این راه از روش های گوناگون جمع آوری اطلاعات مانند پرسشنامه، مصاحبه، نمودار کردن داده های خام و غیره باید استفاده کنید.

 

عوامل موثر در طراحی سیستماتیک ونظام مند ساختار سازمانی

 

الف - بررسی ابعاد ساختاری

پيچيدگي

رسميت

تمركز

تخصص گرايي

نسبت هاي پرسنلي

تحليل ابعاد ساختاري

 

ب - سنجش و اندازه گيري ابعاد محتوايي

استراتژي

محيط

تكنولوژي

دوره عمر سازمان

فرهنگ سازماني

بررسی و مطالعه در مورد عوامل موثر فوق نیاز به فردی خبره دارد که دارای تجربه کافی و لازم می باشد. به عنوان مثال در بررسی آیتم پیچیدگی شما باید سه زیر فاکتور تفکیک افقی، تفکیک عمودی و حیطه ی کنترل را با متدهای معمول مورد تحلیل قرار دهید.

 

ساختار

در ابتدا به این خواهیم پرداخت که ساختار به چه معنی می باشد. ساختار یعنی

نظم

تقسیم وظایف

محول نمودن وظیفه ها

هر کس به چه کسی گزارش بدهد

چه کسی مافوق و چه کسی فرمانبر است

هر کس با چه کسانی مستقیم و یا با واسطه ارتباط دارد

همانطور که در بالا گفتیم، روش های گوناگونی برای سازماندهی وجود دارد و شیوه های متفاوتی از سوی علمای مدیریت ارائه شده است که با توجه به شرایط نسبتا عمومی واحد های تولیدی در کشور، عمدتا از روش سازماندهی بر مبنای وظیفه استفاده خواهیم کرد و سازمان را به صورت هرمی طراحی می کنیم. ضمنا شما باید با توجه به عوامل زیر طراحی ساختار شرکت را انجام دهید.

تعداد پرسنل شرکت

نوع فعالیت سازمان و محصولات تولیدی آن

پیچیدگی یا سادگی کارها

اهداف کلان شرکت

نوع و میزان اقلام ورودی و خدمات برون سپاری شده

نوع فروش و ویژگی های مشتریان

استراتژی های راهبردی سازمان

حساسیت محصول تولیدی

حجم و مقدار کارها و فعالیت ها

متمرکز بودن جغرافیایی سایت های تولیدی و مراکز اداری

بزرگی و کوچکی سازمان

سطح دانش و مهارت پرسنل

همانطور که عنوان مطلب را دیدید در اینجا در مورد نکات تئوری مربوط به سازماندهی صحبت نخواهیم کرد و نکاتی را بیان می کنیم که برای مدیرانی که کمتر با مباحث تئوریک علم مدیریت آشنایی دارند، ساده تر، مفهوم تر و کاربردی می باشد. خاطر نشان می کنم که این رویکرد با هدف ساده انگاری و فروکاستن و نادیده انگاشتن مباحث تئوریک نمی باشد. ضمن آنکه هر کجا نیاز دیدید که دانش خود را در این زمینه گسترش دهید می توانید از خدمات مشاوران باتجربه و با صلاحیت استفاده نمایید.

 

مدیریت ارشد

در رأس سازمان، هیئت مدیره قرار دارد که به دلیل عدم ارتباط مستقیم با مسئولیت های اجرایی معمولا در نمودار سازمانی درج نمی گردد.

در بالاترین سطح نمودار سازمانی، بالاترین مقام اجرایی سازمان یعنی مدیرعامل را قرار دهید. به جز سمت مدیریت عامل شرکت، بهتر است که پستی دیگر به عنوان مدیر کارخانه، مدیر اجرایی، قائم مقام مدیرعامل یا با هر عنوانی دیگر تعریف کنید. مدیرعامل بالاترین مقام اجرایی سازمان می باشد، اما به امور کلان، راهبردی و استراتژیک شرکت می پردازد ضمن آنکه مدیریت ارتباطات بیرونی سازمان به عهده ایشان می باشد، اما برای مدیریت کلان امور اجرایی و داخلی بهتر است که مقامی دیگر عهده دار آن وظایف شود. طبعا مدیران میانی یا همان مدیران واحدها زیر نظر ایشان فعالیت خواهند نمود.

به جز آن می توانید پس از سطح مدیریت ارشد یعنی مدیریت عامل، سه، چهار یا بیشتر معاونت ایجاد کرده تا بحث مدیریت کلان امور داخلی از طریق آن ها صورت پذیرد، مانند

 

معاونت فنی

 که می توان واحدهای تولید، مهندسی و نگهداری تعمیرات را تحت نظارت و مدیریت این پست قرار داد.

معاونت مالی و اداری

ناظر بر واحدهای حسابداری، مدیریت منابع انسانی، اداری

معاونت بازرگانی و برنامه ریزی

طرح و برنامه یا برنامه ریزی، مهندسی صنایع، بازرگانی و تأمین کنندگان از جمله واحدهای زیر نظر این معاونت قرار می گیرند.

معاونت کیفیت

تضمین کیفیت، کنترل کیفیت، آزمایشگاه

 

معمولا سازمان های بزرگ با تعداد زیاد پرسنل نسبت به تعیین پست های معاونت اقدام می کنند و در شرکت های کوچک و متوسط زیاد کارایی ندارد. پست های سازمانی در قسمت مدیریت ارشد را همانطور که در بالا گفتیم با توجه به شرایط سازمان انجام دهید. شاید با در نظر گرفتن مقتضیات شرکت شما نیاز باشد که بلافاصله پس از مدیرعامل، مدیران واحدها قرار گیرند یا تعریف و ایجاد پست های مدیرکارخانه، مدیر اجرایی، قائم مقام مدیرعامل یا معاونت ها ضروری باشد.

اگر شرکت شما گواهینامه سیستم مدیریت کیفیت اخذ نموده است، پست نماینده مدیریت را نیز پایین تر از مدیرعامل و بالاتر از مدیران میانی قرار دهید، البته به صورت انشعاب از نمودار.

 

واحدهای سازمانی

واحدهای سازمانی در شرکت های تولیدی تا حدود مشابه می باشند و به دو دسته ی ستاد و صف تقسیم می شوند. فهرستی از واحدهای معمول شرکت های تولیدی و قسمت های زیر مجموعه ی آن ها به شرح زیر می باشد.

 

مالی و حسابداری

حسابداری انبار، حسابداری فروش، حسابداری حقوق و دستمزد، دفاتر قانونی، حسابداری صنعتی و یهای تمام شده

اداری و منابع انسانی

کارگزینی، ایمنی و بهداشت، خدمات، نظام آراستگی محیط کار 5S ، انتظامات، آموزش، فن آوری اطلاعات

بازرگانی

خرید، تأمین کنندگان و پیمانکاران، بازاریابی، فروش و قراردادها، ارتباط با مشتری

طرح و برنامه / برنامه ریزی / مهندسی صنایع

برنامه ریزی تولید، برنامه ریزی پیمانکاران، لجستیک و مدیریت زنجیره تأمین، بسته بندی و ارسال، انبارها شامل مواداولیه، فنی و قطعات یدکی، محصول، ضایعات، قطعات نیم ساخته و محصول در جریان ساخت

تولید

مهندسی

مهندسی محصول، مهندسی فرآیند، مهندسی ابزار ، تحقیق و توسعه

تضمین کیفیت

سیستم ها و روش ها، مهندسی کیفیت

نگهداری و تعمیرات

ساخت، نگهداری، تعمیرات، تأسیسات

کنترل کیفیت

کنترل ورودی، کنترل فرآیند، کنترل نهایی، آزمایشگاه، کالیبراسیون

 

طراحی ساختار واحد

در تعیین ساختار هر واحد، از مدیر منابع انسانی و مدیر واحد نیز نظر خواهی کرده و بخواهید که مشارکت داشته باشند. ساختار سازمانی هر واحد را با توجه به وظایفی که از آن واحد انتظار دارید طراحی کنید. در اینجا نیز مطابق نکاتی که در طراحی نمودار سازمانی گفتیم باید عمل کنید.

اگر فعالیت هایی که به عهده واحد گذاشته اید خود متشکل از حجم زیادی از فعالیت های مستقل می باشد یک قسمت در واحد ایجاد کنید و برای آن یک پست سرپرستی با عناوین سرپرست، رئیس یا مسئول ایجاد کنید.

به عنوان مثال اگر نوع فعالیت های تولیدی شرکت شما به گونه ای است که نیاز زیادی به ابزار آلات تولیدی دارد، طبیعی است که حجم فعالیت های زیادی باید صرف طراحی، برنامه ریزی و کنترل موجودی، ساخت، کنترل، اصلاح، نگهداری، تعمیر و انبارش ابزار نمایید. در اینصورت ضروری است که قسمتی خاص برای مدیریت کلیه فعالیت های مربوط به ابزار ایجاد نمایید. می توانید قسمتی با عنوان مهندسی ابزار ایجاد کرده و قسمت قالبسازی را زیر مجموعه ی آن قرار دهید.

در طراحی ساختار واحدها توجه داشته باشید که زیر نظر هر مدیر، یک پست سرپرستی ایجاد کنید تا نقش مدیر را در غیاب موقت وی انجام دهد و یا اگر مدیر واحد بنا به هر دلیلی سازمان را به صورت دائم ترک گفت، جانشین مناسبی برای وی در سازمان وجود داشته باشد. جانشینی که تجربه و سابقه ی کافی و لازم را داشته و وظایف مدیر پیشین را بی کم و کاست ایفا خواهد نمود.

درصورتی که به هر دلیل و از آن جمله افزایش هزینه نیروی انسانی ستادی سازمان، امکان این اقدام را ندارید به یکی از پست های بعد از  مدیر چنین نقشی را بدهید و یک نفر از سرپرستان قسمت ها و یا یکی از کارشناسان را به عنوان جانشین مدیر تعیین کرده، آموزش های مدیریتی را هم برای وی درنظر بگیرید و از مدیر واحد بخواهید که برخی از وظایف خود را به او تفویض کند.

در ابتدای سازماندهی و طراحی نمودار سازمانی شرکت، حتی الامکان و تا جایی که منطقی می باشد، تعداد سطوح و رده های نمودار را کمتر بگیرید و زیاد بین بالاترین رده تا پایین ترین رده سطوح واسط، تعیین نکنید. یعنی سعی کنید نمودار را افقی تر ترسیم کنید.

جهت افقی تر کردن چارت سازمانی، اگر سطوح مدیریتی یعنی مدیرعامل، مدیر کارخانه و مدیران واحدها را سه رده در نظر بگیریم، پس از آن حداکثر سه رده دیگر تعیین کنید، یعنی سرپرستی واحد، سرپرستی قسمت و پایین تر رده یعنی نیروهای اجرایی که کارگرها می باشند. کارشناسان و نیروهای تخصصی شرکت زیر نظر سرپرست های واحد و در سطح  سرپرستان قسمت ها قرار می گیرند.

نمونه ای ساده و عام از سطوح و رده های سازمانی را در نمودار زیر می بینید.

 

 

سرپرستان واحدها را با سطح نیروهای کارشناس و سرپرستان قسمت ها، می توان ادغام کرد و همانطور که در بالا گفتم یک نفر از رده ی سرپرست های قسمت ها را که صلاحیت بالاتری دارد به عنوان جانشین مدیر واحد و در حقیقت سرپرست و احد در نظر بگیرید. در این صورت می توانید بین سرپرستان قسمت ها و نیروهای اجرایی پست هایی تحت عناوین سرکارگر، سرشیفت و . . . ایجاد نمود مانند آنچه که در نمودار زیر می بینید.

 

 

گفتم که برای ترسیم چارت سازمانی هر واحد، وظایف محول شده به آن بخش از سازمان را مد نظر قرار می دهیم. باز هم توصیه ای هست و این است که در ابتدا زیاد وظایف را تخصصی نکنید و برای هر وظیفه، یک پست سازمانی خاص تعریف و تعیین نکنید. تاجایی که امکان پذیر هست و منطقی می باشد چند وظیفه را در قالب یک پست جای دهید و در ادامه و با تحت نظر قراردادن شرایط شامل آن پست و در صورت ضرورت پست ها را تخصصی کنید و موقعیت های جدیدی را ایجاد نمایید در غیر این صورت همان شغل های چند وظیفه ای را ادامه دهید.

این اقدام مزایای زیادی را در بردارد

عدم افزایش غیر منطقی تعداد نیروهای انسانی سازمان

مشاغل در حد کفایت و ضرورت ایجاد می شوند

شغل ها غنی می شوند

پست های خیلی تخصصی شده، بی محتوا و بی معنی می شوند و متصدیان این شغل ها، در طولانی مدت دچار معضل کاهش انگیزه و روحیه خواهند شد

 

اگر خود شما نمودار سازمانی را طراحی می کنید نسبت به تعیین پست ها کاملا با مطالعه و بررسی اقدام کنید. یا اگر از مشاور استفاده می کنید با ایشان تعامل مناسبی داشته باشید و از وی بخواهید که نسبت به این رویکرد کاملا توجه داشته باشد. مطمئن هستم می دانید که هنگام طراحی نمودار، هزینه ی ایجاد یک واحد یا یک پست سازمانی، فقط حرکت نوک قلم است. اما در بیرون از صفحه کاغذ، تعریف پست های غیرضروری، برای سازمان هزینه ی بسیار زیادی دارد. به همین خاطر تا حد امکان نمودار سازمانی را با در نظر گرفتن نیازهای اساسی سازمان ترسیم نمایید و تا جایی که می توانید آن را ساده تر طراحی نمائید تا

ارتباطات تسهیل و آسان شود

فعالیت ها کارآمدتر شوند

هزینه ها کاهش پیدا نمایند

نمونه ای از نمودار سازمانی واحد نگهداری و تعمیرات را ملاحظه نمایید. به نظر می آید که ساختاری کامل و بی نقص برای واحد نگهداری تعمیرات طراحی شده است.

نمونه ساختار سازمانی واحد نگهداری تعمیرات

 

 

توصیه می کنم روی تحلیل و بررسی شرایط سازمان وقت کافی و انرژی لازم را بگذارید و ببینید که

 

دقیقا به چه چیزی نیاز دارید؟

آیا تعریف پست مدیریت فنی به صورت جداگانه ضرورت دارد؟

آیا نمی توان وظایفی را که از این پست انتظار داریم را در شرح وظایف مدیر نگهداری و تعمیرات بگذاریم؟

آیا حجم فعالیت های تأسیساتی سازمان به آن میزان هست که یک سرپرست و تعدادی تکنسین برای آن در نظر بگیریم؟

آیا می توان وظایف و مسئولیت های تأسیسات را به قسمت مکانیک سپرد؟

آیا حجم فعالیت های ساخت و ساز، توسعه، ماشین سازی و غیره در حدی است که قسمتی جداگانه برای آن در نظر بگیریم؟

وظایف برنامه ریزی سرویس ها و تهیه برنامه ی نگهداری را سرپرست ها یا مدیر واحد نمی توانند انجام دهند؟

حجم کارهای نقشه کشی و ثبت اطلاعات، یک نیروی تمام وقت را نیاز دارد؟

آیا برای نقشه کردن قطعات و نقشه کشی های مورد نیاز نمی توانید از واحد مهندسی درخواست کنید تا نیازهای موقت و گاه به گاه شما را برآورده نماید؟

می توانید با کارهای انگیزشی و آموزشی روی نیروها، از یک تکنسین هم وظایف عمومی برق و مکانیک را همزمان بخواهید؟ به عنوان مثال آیا برای نصب یک موتور الکتریکی و بستن چند عدد پیچ، اول باید تکنسین مکانیک این کارها را بکند و بعد یک تکنسین برق بیاید و چند سیم ساده را بسته و موتور را راه اندازی کرده و آمپرگیری کند؟

 

این پرسش ها و دیگر سوالات مشابه آن را در هنگام طراحی ساختار سازمانی و برای همه ی واحدها و پست ها مطرح کنید. طراحی یک نمودار کامل، زیبا و بدون نقص، بسیار وسوسه کننده است اما بسیاری نکات را علاوه بر چند موردی که در این مطلب بیان شد را باید در نظر داشته باشید.

کارایی و اثربخشی نمودار سازمانی خود را مرتبا تحت نظر داشته باشید و به صورت دوره ای آن را ارزیابی کنید. در صورتی که احساس نیاز کردید می توانید چارت سازمانی را بازنگری کنید. در صورتی که واقعا ضرورت داشت این کار را بکنید. توجه داشته باشید که تغییرات زیاد و زود به زود نمودار سازمانی نیز مخرب و زیان آور است و احساس بی ثباتی را به وجود می آورد.

در انتها نیز توصیه می کنم در صورتی که احساس می کنید نمودار سازمانی از قابلیت های مناسبی برخوردار نمی باشد از یک متخصص و مشاور باتجربه برای ارزیابی، تحلیل و طراحی دوباره ساختار خود کمک بگیرید.