مدیر پارسی

چيزاي لذت بخش و هيجان انگيز در محيط كار فراوان پيدا مي شود ولي در كنار اين مسائل ، بعضي اتفاق ها هم هست كه كسي آنها را دوست ندارد تجربه كند.يكي از آنها شرکت در جلسه ای است که گرداننده خوبی ندارد. كمتر كسي رغبت حضور در جلسه اي را دارد كه در مورد آن چيزي نمي داند،نظم خوبي در اجرا ندارد.به نظرات او و ديگران احترام گذاشته نمي شودو پس از جلسه احساس اين كه كار مثبتي در جلسه انجام داده باشد ندارد.ما هم شايسته است که مسائل مطرح شده در این مطلب را مطالعه و بررسي كرده و در صورت مناسب ديدن براي اجرا به کار بگیریم تا هنگامی که دیگران را برای شرکت در جلسه ای دعوت میکنیم برای حضور در جلسه ما حس خوبی داشته باشند و از آن استقبال کنند.

1. حداقل هر ماه یک بار گروه خود را گرد هم آورید تا پیشرفت کارها را بررسی کنید و نفرات ونيروهاي خود را در جریان روند کارها قرار دهید، برنامه ریزی کنید، ایده های جدید را دريافت، مطرح و مطالعه کنید و روحیه همکاری را در آنها به وجود آورید.
2. موضوعاتی که قرار است درهرجلسه اي مطرح شوند را قبل از جلسه در قالب يك دستورجلسه تنظیم و در اختیار افرادی  که قرار است در جسله شرکت کنند قرار دهید .این کار به آنها فرصت می دهد که با پرسنل و همكاران خود مشورت کنند و برای حضور موثر در جلسه آماده شوند.
3. با قاطعیت و جدیت اما بدون ایجاد خفقان جلساتی را که ریاست آنها را به عهده دارید کنترل کنید. منظم و سریع طبق دستورجلسه پیش بروید و مراقب باشيد كه صحبت ها كاملا در مورد موضوع و به اندازه كفايت باشد.اگر درجلسه بحث خوبی بین دو یا سه نفر به وجود آمد،تا وقتی که گروه به این گفتگو علاقه نشان میدهد،اجازه دهيد كه به بحث شان ادامه دهند.
4. اجازه ندهید که اعضای پرحرف گروه تمام وقت جلسه را به خود اختصاص دهند . سعی کنید میزان مشارکت آنها را در گفتگو محدود کنید. مثلا صبر کنید تا مطلبی را تمام کند و بعد به گفتگو ادامه دهید . به اين صورت كه در ابتدا تماس نگاهتان را با او قطع کنید و روبه یکی ديگر از اعضای جلسه، سوالي را مطرح کنید . مطمئن باشيد فرصت اين اكشن را پيدا مي كنيد، هر چقدر هم، کسی پرحرف باشد، بالاخره مجبور است برای نفس کشیدن لحظه ای حرف خود را قطع کند و در اين لحظه شما بايد بلافاصله بگویید : " بله متشکرم جناب آقای قرباني ، خب خانم مهندس عزيزي شما نظرتون در این باره چیه؟ "
5. خلاصه مذاکرات جلسه باید مورد موافقت همه قرارگیرد ، اینکه  هر اقدامی ،توسط چه کسی و چه موقع باید آن کار انجام شود بايد درجلسه مشخص شده و به تأييد همه، خصوصا مسئولان اقدام برسد.
6. بلافاصله بعد از جلسه یک نسخه ازصورتجلسه را برای همه حاضران و همچنين نفراتي كه اقداماتي به آنها محول شده است بفرستید.حتی می توانید کپی ازصورتجلسه دست نوشته خودتان را در پایان جلسه تهيه كرده و به آنها تحویل دهید.
7. حتما پیگیری کنید تا مطمئن شوید که کارهاي محول شده به مسئولان اقدام در زمان مقرر انجام مي شود. اگر در این مورد تردیدی دارید، شخصا آن را پیگیری کنید.
8. جلسات را تحت سلطه خود نگیرید یا نظرات خود را تحمیل نکنید. از ديگران بخواهید که هر آنچه فکر میکنند به شما بگویند.اگر اينطوري بگویید كه: " آقاي مهندس فدايي، من فکر میکنم باید هرچه زودتر پروژه افزايش راندمان خط توليد شماره چهار را آغاز کنیم، نظر تو چیست؟ "، مطمئن باشيد جوابی صادقانه از او دریافت نمي کنید. ولی این که بگویید : " فکر می کنی چه وقت باید پروژه . . . را آغاز كنيم؟ " مطمئنا خیلی بهتر است.
9. وقتی تصمیمی تأييد و نهايي می شود،با علاقه و شوق آن را به گروه بقبولانید. مزایای این تصمیم را روشن کنید و منطق آن را توضیح دهید و به شک و تردیدها یا نگرانی های افراد صادقانه پاسخ دهید.نسبت به کسانی که دچار تردید یا سوءظن هستند عصبانی نشوید.سعی کنید موافقت و حمایت آنها را جلب کنید.
10. در جلسات حتي زمانی که اکثريت اعضاي جلسه خلاف رای و نظر شما مي باشد بازهم تصمیم گیری ها را آزاد منشانه انجام دهید.اما در صورتي كه دلايل سازماني و يا مديريتي وجود دارند، بايستي كه تصمیم اتخاذ شده خود را اعلام كرده و كاملا آن را توضیح دهید .به ياد داشته باشيد كه به خاطر تصمیمتان نبايد عذرخوهی کنید. زيرا كه هدف شما اتخاد تصمیمات درست و به صلاح سازمان و طبيعتا پرسنل آن است. تصمیمات درست هیمشه مورد قبول همگان واقع نمي شوند.