نکات و توصیه هایی کاربردی برای مدیریت و برگزار کردن جلساتی بهره ور و اثربخش
نکات و توصیه هایی کاربردی برای مدیریت و برگزار کردن جلساتی بهره ور و اثربخش
مقدمه
هیچ چیز درکار غیر قابل تحمل تر و ناراحت کننده تر از شرکت در جلسه ای نیست که گرداننده خوبی ندارد. خوب است که مسائل مطرح شده در این مطلب را به کار بگیریم تا هنگامی که دیگران را برای شرکت در جلسه ای دعوت می کنید برای حضور در جلسه شما حس خوبی داشته باشند و از آن استقبال کنند.
روند اجرایی برنامه ریزی، تشکیل و برگزاری جلسات موثر
- حداقل هر ماه یک بار گروه خود را گردهم آورید تا پیشرفت کار را بررسی کنید و آن ها را در جریان روند کارها قرار دهید
برنامه ریزی کنید و ایده های جدید را مطرح و مطالعه کنید. روحیه همکاری را بین آن ها به وجود آورید.
موضوعاتی که بایستی مطرح شوند را قبل از جلسه، تنظیم و در قالب یک دستورجلسه تدوین کرده و منتشر نمایید و در اختیار افرادی که قرار است در جسله شرکت کنند قرار دهید.
این کار به مدیران فرصت می دهد که با گروه های خود مشورت کنند و برای ایده های کاملا سازمان یافته و آماده نهایت تلاش خود را بکنند.
جدا از برگزاری جلسات غیرضروری بپرهیزید، درصورتی که دلیل مهمی برای تشکیل جلسه وجود ندارد به صورت شفاف با برگزاری جلسه مخالفت کرده و آن را وتو کنید. توجه داشته باشید که برگزاری جلسات به صورت نامناسب نیز مانند برگزاری جلسه ای غیرضروری و بیهوده و حتی از آن ناخوشایندتر نیز می باشد.
- برنامه ریزی، نقطه شروع برگزاری یک جلسه خوب است
در دستور جلسه ای که توزیع می کنید این موارد را حتما مشخص نمایید.
· زمان برگزاری شامل تاریخ و ساعت جلسه
· مدت زمان برگزاری جلسه
· محل برگزاری
· رئیس جلسه
· دبیر جلسه
· هدف از برگزاری جلسه
· کلیه نفرات دعوت شده به جلسه
· فهرست موضوعات مورد بحث
· اطلاعات، مدارک و اسناد مورد نیاز جهت ارائه در جلسه
جلسه را در زمان مقرر شروع و در زمان تعیین شده به پایان برسانید، جلسه را طوری مدیریت نمایید که به همه مسائل رسیدگی و تصمیم گیری شده و بیش از زمان تعیین شده طول نکشد مگر آنکه موضوعی حیاتی حل نشده باقی بماند.
- شرایط فیزیکی مطلوب برگزاری جلسه را آماده کنید
· محل برگزاری در موقعیتی باشد که قابلیت ایزوله شدن داشته و محل مراجعه و رفت و آمد دیگران نباشد
· دارای نور کافی، ساکت و آرام و بدون سروصدا باشد
· ترجیحا مجهز به وایت بوردی که در دیدرس تمامی افراد باشد
· از مدعوین بخواهید که تلفن های همراه یا گوشی های دستی سازمانی خود را خاموش کنند.
- با قاطعیت و جدیت اما بدون ایجاد خفقان، جلساتی که ریاست آن ها را به عهده دارید کنترل کنید
منظم و سریع طبق دستور جلسه پیش بروید و سعی کنید که بحث ها و گفتگوها کوتاه و دقیقا در حد موضوع، نه بیشتر و نه کمتر پیش برود.
فردی را به عنوان دبیر جلسه انتخاب کنید که مهارت های ادراکی و همچنین نوشتاری مناسبی داشته باشد. از وی بخواهید به جز اقدامات مصوب، شرحی خلاصه از مباحث مطروحه را نیز یادداشت کند.
ضمنا اصرار نداشته باشید که همه مستقیما با رئیس صحبت کنند. اگر بحث خوبی بین دو یا سه نفر به وجود می آید بگذارید تا وقتی که گروه به این گفتگو علاقه نشان می دهد به بحث شان ادامه دهند.
- اجازه ندهید که اعضای پرحرف گروه، جلسه را به خود اختصاص دهند
سعی کنید میزان مشارکت آنها را در گفتگو محدود کنید. مثلا صبر کنید تا مطلبی را تمام کند و بعد به گفتگو ادامه دهید. تماس نگاه تان را با او قطع کنید و رو به یکی از اعضای گروه سوال خود را مطرح کنید.
هر چه قدر هم که کسی پرحرف باشد در این میان بالاخره مجبور است برای نفس کشیدن! لحظه ای حرف خود را قطع کند و شما می توانید بلافاصله بگویید؛ ” بله متشکرم جناب آقای یوسفی، خانم مهندس اشرفی شما نظرتون در این باره چیه؟ "
بحث انحرافی و از موضوع خارج شدن، مطلقا ممنوع است. در صورت خارج شدن مباحث از موضوع اصلی مودبانه تذکر داده و از آخرین نقطه داخل بحث دوباره ادامه دهید.
برخی موارد پیش می آید که بحث انحرافی روی می دهد اما موضوع آن جالب و مهم می باشد برای این گونه موارد یکی از اقدامات صورتجلسه را برگزاری جلسه ای جداگانه برای بررسی آن موضوع قرار دهید.
- خلاصه مذاکرات جلسه باید مورد موافقت همه قرارگیرد
اینکه هر اقدامی که باید اجرا گردد، چه کسی و چه موقع باید آن کار را انجام دهد باید بعد از هر مورد در صورت جلسه وارد شود.
بلافاصله بعد از جلسه یک نسخه از صورت جلسه را برای همه افراد بفرستید. حتی گاهی می توانید یک کپی از صورت جلسه دست نوشته خودتان را در پایان جلسه به اعضاء تحویل دهید.
حتما پیگیری کنید تا مطمئن شوید که کار و اقدام های تصویب شده در زمان مقرر انجام می شود. اگر در این مورد تردیدی دارید به طور جدی آن را پیگیری و علت یابی کنید.
در صورتی که تعداد جلسات و تعداد اقدامات مصوب آن ها زیاد است یکی از پرسنل را مسئول پیگیری و کنترل انجام اقدامات کرده و از وی بخواهید که گزارشی مستند از انجام شدن یا انجام نشدن اقدامات به شما بدهد. تمام زمان، انرژی و حوصله ای که صرف برگزاری جلسات می گردد بدون انجام شدن اقدامات و مصوبات تبدیل به اتلاف وقت می گردد.
- جلسات را تحت سلطه خود نگیرید یا نظرات خود را تحمیل نکنید
اگر واقعا مایلید که نظرات دیگران را هم بدانید و باید همینطور هم باشد اول از آنها بخواهید که هر آنچه فکر می کنند به شما بگویند.
بعید به نظر می آید که اگر بگویید
من فکر می کنم باید محصول الف را زودتر به بازار وارد کنیم نظر تو چیست؟
جوابی صادقانه از یک زیردست بلند نظر خود دریافت کنید.
ولی این که بگویید؛ فکر می کنی چه وقت باید محصول الف را به بازار بفرستیم؟
مطمئنا خیلی بهتر است.
کارمندان کمتر اجتماعی و خونگرم معمولا در ارتباط با همکاران شان که در کنارشان هستند بیشتر تمایل به ابراز تردید در پاسخگویی دارند. اگر شما می خواهید که آن ها علنی مخالفت خود را بروز دهند پس به هر چه گفته می شود گوش کنید.
تصمیم گیری ها را آزاد منشانه انجام دهید، در غیر این صورت و زمانی که مطمئن هستید که نظر جمع به صلاح سازمان نمی باشد یا ملاحظات مدیریتی دیگری وجود دارد، تصمیم خود را اعلام کنید و آن را توضیح دهید.
توجه داشته باشید که نیازی نیست به خاطر تصمیم تان عذرخواهی کنید. هدف شما اتخاد تصمیمات درست است و تصمیمات درست، همیشه عامه پسند نیستند.
- جلسات حل مسئله و رفع یک مشکل را به صورتی سیستماتیک و نظام مند برگزار کنید
اگر جلسه ای که تشکیل شده تا مشکلی را بررسی و رفع کند و یا مسئله ای را تحلیل و حل کند که تقریبا بیشتر جلسات با این هدف تشکیل می شود از روش های سیستماتیک حل مسئله استفاده کنید.
تکنیک حل مسئله با روش های طوفان فکری یا طوفان مغزی و همچنین روش نمودار علت و معلول یا استخوان ماهی از متدهای معمول و مناسب می باشد. در این گونه جلسات بهتر است رییس یا دبیر جلسه فردی باشد که مسلط به این تکنیک ها بوده و توان هدایت جلسه با محوریت اجرای این تکنیک ها را داشته باشد.
- وقتی تصمیمی گرفته می شود با علاقه و شوق آن را به گروه بقبولانید
مزایای این تصمیم را روشن کنید و منطق آن را توضیح دهید و به شک و تردیدها یا نگرانی های افراد، صادقانه پاسخ دهید.
این نکته را حتما مدنظر قرار دهید که نسبت به کسانی که دچار تردید یا سوءظن هستند نباید عصبانی شوید. سعی کنید موافقت و حمایت آن ها را جلب کنید.
منبع:
525 Ways to be a better Manage
Colman Ron , Barrie Giles
Tranlatesd by Dr Hakimi Pour - Abolghasem
اصل مقاله: نکات و توصیه هایی کاربردی برای مدیریت و برگزار کردن جلساتی بهره ور و اثربخش
نقل از : وب سایت مدیریت راهبرد
