کسب مهارت در اجرای فرآیند مشاوره
چرا سازمان ها و مدیران از مشاوران استفاده می کنند ؟
جهت نصب و راه اندازی تجهیزات و تولید محصول جدید
معرفی محصول یا خدمات جدید
شناسایی و تعریف مسائل و معضلات سازمان
حل یک مشکل
بررسی امکان پذیر بودن تغییراتی که باید صورت گیرد .
انجام مهندسی مجدد ، سازماندهی مجدد ، بازسازی مجدد ، کوچک سازی ، فروش و ادغام، تعطیلی
ایجاد و حمایت از انجام عملکردی جدید بر پایه بینشی روشن و انگیزه ای صحیح
چالش های خاص مشاوران
مشاوران به طور معمول به عنوان عوامل تغییر و یا گاهی به عنوان مربیان تغییر دیده می شوند . به ندرت از مشاوران برای چیزهایی که ثابت و بدون تغییر می مانند برای پیشنهاد دادن کمک خواسته می شود . اگر چنین جریانی رخ دهد ، مشاور باید در جریان شرایط سیاسی بازار باشد ؛ زیرا ممکن است از او به عنوان یک مهره پیاده شطرنج بین آغاز کنندگان تغییر و کسانی که در برابر تغییر مقاومت می کنند استفاده شود.
مشتریان از شما چه می خواهند ؟
برای اینکه مورد توجه مشتریان قرار بگیرید ، بهترین نقطه شروع این است که بدانید اهداف مشتریانتان ، استراتژی ها ، نیازها و علایق آنها چیست .
مدیران زندگی تناقض آمیزی را می گذرانند . آنها می خواهند بدانند در سازمان چه اتفاقی می خواهد روی دهد اما به افراد واقعی دسترسی ندارند . در خلال چند دهه گذشته مشاوران ، مسائل حساسی را در سازمان به عنوان شنوندگان و ایجاد کنندگان صداقت و بازخورد هدفمند به عهده گرفته اند .
مراحل هشت گانه مشاوره
1. Contact
2. Out come
3. Negotiate needs
4. Searching For Data
5. Understanding And Data Feed Back
6. presentation Action Plan
7. Results path
8. Continuing motion
مرحله یک : ارتباط
کارفرما (مشتری) و مشاور نیاز به تغییر و ایجاد ارتباط با دیگران را برای یک گردهمایی تشخیص دهند .
تاحد ممکن درمورد کارفرما و محل کارش قبل از اولین دیدار، شناخت پیدا کنید .
مشکلات ، ترس ها ، غرض ورزی ها و نا امنی ها را پشت در جا بگذارید .
با کارفرما ارتباطی بی غل و غش ایجاد کنید . ارتباطات چشمی ، مهارتهای شنیداری و توانایی همدردی را تمرین کنید .
به مشاهده ها ، دریافت ها و عکس العمل های غریزی توجه کنید .
مفهوم مشتری و کارفرما را در ذهن خود واضح سازید .
سعی نکنید که بخشی از مراحل را کنار بگذارید . همه را قدم به قدم انجام دهید .
مرحله دوم : بازده
کارفرما را تشویق کنید تا نتایج و بازدهی را که خواهان آن است به صورت روشن بیان کند .
به کارفرما کمک کنید که از تصاویر ذهنی ، استعاره ها ، سمبل ها و مثالها برای به دست آوردن این وضوح و روشنی استفاده کند .
از خودتان بپرسید در مورد آن بازده چه حسی دارید ؟ آیا این همان چیزی است که شما به راحتی می توانید از آن حمایت کنید .
از کارفرما بپرسید تا توصیف کند بازده او از همه جنبه های مربوط چگونه دیده می شود .
مرحله سوم : الزامات و بایسته های مباحثه
توقعات ، خواسته ها و نیازها را روشن و شفاف سازید .
در مورد یک قرارداد رسمی یا غیر رسمی بحث کنید و به توافق برسید .
تصمیم های اولیه برای اینکه ، چه کاری را چه هنگام انجام دهید بگیرید.
اگر حس می کنید علایم مقاومت و کشمکش در حال بروز است روی نتیجه تمرکز کنید . آن را جمع و جور کنید .
همه توافق ها و مباحث قبلی را خلاصه کنید .
توافقنامه یا قرارداد پیش نویس را همانگونه که توافق شده است تهیه کنید .
مرحله چهارم : جست جوی اطلاعات
سعی کنید برای بهترین روش جمع آوری اطلاعات تصمیم بگیرید .
در مورد فرهنگ کاری قبل از مصاحبه جست جو کنید .
مصاحبه ها ، نظر سنجی ها و بازدید از واحدها را رهبری کنید .
به کار به اندازه مسائل ارتباطی توجه کنید .
اطلاعات را به روشی واضح وخوانا گرد آوری کنید .
مرحله پنجم : درک و بازخورد اطلاعات
اطلاعات را به شکل مناسبی برای ارائه به کارفرما آماده کنید .
بازخورد یافته هایتان را برای کارفرما فراهم کنید .
عقاید و پیشنهاد های کارفرما را بگیرید .
همان قدر که از فن راهکار دادن استفاده می کنید از راهکار گرفتن هم استفاده کنید .
بدون قضاوت، برای گوش دادن زمان زیادی را صرف کنید .
بین بازخوردهایتان نسبت به اخبار خوب و نه چندان خوب تعادل برقرار کنید .
مرحله ششم : بیان کردن طرح کاربردی
با همه کسانی که در قضیه دگیرند روابط مداوم و پایدار را حفظ کنید .
با وضعیت های داخلی و خارجی که روی برنامه و نقشه اثر می گذارند هماهنگ باشید .
فرصت نهایی را در نظر داشته باشید و مکان هایی که کاربرر سی کردن راانجام می دهند کنترل کنید.
برای عملکرد های مناسب به طور مشترک نقشه بکشید . این عملکرد بیان میکند چگونه در هر سطح وظایف تقسیم می شود . نقش ها را برای مرحله اجرا مشخص کنید .
برای اینکه از آنچه هستید به آنچه می خواهید باشید انتقال یابید طرح بریزید .
برای مسائلی که احتمال رخ دادن دارند ، طرح ریزی نمایید .
مرحله هفتم : مسیر نتایج
مکانیسمی را طراحی کنید که بتوانید موفقیتها و مشکلات را اندازه بگیرد .
بازخوردهای سازنده را با آغوشی باز بپذیرد .
موفقیتهای موقت را جشن بگیرد .
برای پروژه هایی که باشکست مواجه می شود کلاسهای آموزشی بگذارید .
مداخله را در سطح کوچکی قبل از آنکه فرایند کامل شود انجام دهید .
حمایتها و منابع در دست اقدام را معرفی کنید .
برای کارهای بعدی درها را باز بگذارید و موقعیت ایجاد کنید .
مرحله هشتم : ماندگاری در حرکت
راههای ارتباطی ایجاد کنید . زیرا صحبتهای راحت و غیر تدافعی می تواند از به وجود آمدن مشکل جلوگیری کند .
معماران تغییر باید قادر باشند که علایم مقاومت و حرف های مخفیانه یا طرحهایی برای خرابکاری را از نفرات مختلف بشنوندد و دریافت کنند .
مدیریت از راه سرکشی به اندازه همیشه مهم است . با گشتن و نظارت در محیط کار اگر چیزی نا آگاهانه از طرح حذف شود یابا موضوعاتی ناخواسته مواجه شوید به راحتی در جریان قرار می گیرید .
جای خودتان را در بازار باز کنید اگر فکر می کنید کار مشاوره مانند یک مغازه روباز است باید جای امن یا گوشه دنجتان در میان آن شلوغی به طرز مشخصی هویدا باشد .آسان ترین راه برای اینکه به ذهن کسی راه پیدا کنید این است که اولین باشید .
منبع : کتاب چگونه یک مشاور سازمانی ماهر شوید / مارسیلیا سیدنی پورتر
