درمطلب پیشین " چگونه یک مشاورخوب بیابید و چگونه یک مشاوره خوب بگیرید؟ قسمت اول " نحوه شناسایی ، ارزیابی و انتخاب شرکت مشاوره را مطرح گردید. در این مطلب، چگونگی راهبری فرآیند مشاوره را با همدیگر مرور می کنیم.

از مشاور یا شرکت مشاوره ای که انتخاب کرده اید ، دوباره دعوت کنید تا این بار بصورت جدی تر ومشخص تر در مورد کار با او صحبت کنید.درصورتی که انتخاب درستی کرده باشید از این پس، آن مشاور است که فرآیند مشاوره را هدایت می کند.با این حال نقش فعال و تأثیر گذار خود را فراموش نکنید و کم رنگ نشوید. به هرحال بایستی در راهبری استفاده از خدمات مشاوره ، زبده و کارکشته شوید.

ممکن است در آینده، در زمینه ی مورد نیاز خود، متخصصی را بیابید که دانش کافی جهت حل مسئله را در اختیار دارد اما به لحاظ راهبری فعالیت مشاوره ، به اندازه کافی توانا و ماهر نباشد. شما باید ضمن بهره گیری مناسب از دانش و تخصص او تمام مراحل مشاوره را برنامه ریزی و پیاده سازی نمایید.

طی برگزاری جلسه دوم گفتگو و مذاکره با کارشناسان شرکت مشاوره، هر آنچه که تاکنون در مورد مسئله مورد نظر، داده و اطلاعات  گردآوری کرده اید در اختیار آنها بگذارید. آنها نیز از شما پرسش های زیادی مطرح خواهند نمود. درصورتی که از شما درخواست نمودند اجازه دهید با مدیران سرپرستان، کارشناسان و حتی اپراتورها و کارمندان مرتبط با حوزه و زمینه مشکل موردنظر گفتگو نمایند.

درپایان مرحله ارائه اطلاعات وانجام مذاکرات و گفتگوها، زمانی را به مشاوران مهلت دهید تا پروپوزال مناسب را تهیه نموده و ارائه نمایند.

یک پروپوزال مناسب در ابتدا باید شامل تعریف کامل و شفاف مسئله باشد. رویکرد پروپوزال باید نتیجه محور باشد نه مسئله محور . پس از تعریف مناسب مشکل و مسئله بایستی راهکار و راه حل پیشنهادی مشاور بصورت مفهوم و کاملا قابل درک ارائه گردد.

بهای ارائه خدمات وهزینه مشاوره را هم می توانید از مشاور بخواهید که همزمان با ارائه پروپوزال به شما اعلام نمایید، شاید مشاور توافق بر سر مسائل مالی را به بعد از اعلام نظر شما درمورد پیشنهاد فنی و کاری موکول نماید.

پس از دریافت بسته پیشنهادی شرکت مشاوره، اولین اقدامی که بایستی انجام دهید این است که یک تیم کاری با حضور مدیران و کارشناسان سازمان خود که مرتبط با حوزه پروژه هستند یا در آن زمینه دارای تجارب و اطلاعاتی می باشند تشکیل دهید. برای تیم یک مدیر یا مسئول نیز تعیین کنید. وظیفه تیم، مطالعه ، بررسی و ارزیابی همه جانبه و دقیق راهکار پیشنهادی مشاور می باشد. تیم بایستی تعیین نماید که مشاور بصورت صحیح، مشکل سازمان را درک نموده و آنرا بصورت دقیق، تعریف کرده است. سپس به لحاظ مسائل فنی و شرایط سازمانی مشخص نماید که راهکار  پیشنهادی، منطقی و مستدل می باشد یا خیر؟ یعنی راه حل مطرح شده می تواند مشکل سازمان را در عمل برطرف نماید یا اینکه نه صرفا تئوری پردازی شده است.

مسئولیت جالب دیگری که می توانید به عهده تیم کاری بگذارید این است که هزینه های اجرای پروژه را در سازمان تعیین نماید. به هر حال به جز هزینه ای که بابت خدمات مشاوره باید پرداخت نمایید ، اجرای راهکار طراحی شده درداخل سازمان نیز صرف منابع و امکاناتی مانند نیروی انسانی ، تجهیزات ، تغییر روش های انجام کارها و غیره را می طلبد که تمامی این موارد، نیاز به صرف منابع مالی دارد. مدیران وکارشناسان کارگروه، بایستی موارد هزینه ها را مشخص نموده آنگاه باکمک گرفتن از یک کارشناس حسابداری که می تواند عضو تیم کاری بوده یا ارجاع موارد هزینه ها به واحدمالی وحسابداری ، مبلغ ریالی هزینه اجرای پروژه را محاسبه نمایند.

ممکن است کارگروه، دچار ابهام در فهم برخی موارد شود که می توان از مشاور در آن موضوع، توضیحات بیشتری را بصورت شفاهی و یاحضوری دریافت کرد و درصورتیکه نیاز به اصلاح بود مشاور پروپوزال را اصلاح نموده و دوباره ارائه نماید.

نتایج بررسی ها و مطالعات تیم کاری را در قالب گزارش تحلیلی وفنی و همچنین جمع بندی کلی، بخواهید تا شما را در ارزیابی وتصمیم گیری یاری کند.در صورتی که نظر کلی کارگروه روی راهکار ارائه شده مثبت بود و اطمینان کافی به لحاظ منطقی و کاربردی  بودن طرح کسب کردید می توانید پروژه را به لحاظ مالی تحلیل نمائید.

اکنون میزان تقریبی هزینه اجرای پروژه که تیم کاری تخمین زده است را در اختیار دارید.هزینه مشاوره را هم از شرکت مشاوره بخواهیدکه به شما اعلام نمایند.برای انجام تحلیل مالی نیاز دارید بدانید درصورتی که مشکلی که قصد حل آن را دارید را دست نخورده بگذارید و شرایط به همین صورت ادامه پیدا کند چه هزینه هایی را به سازمان تحلیل کرده و خواهدنمود.احتمالا محاسبه دقیق مبلغ ریالی آن مشکل و یا غیر ممکن باشد و بایستی با استفاده از دانش مدیران و کارشناسان مطلع خود، آن را تخمین بزنید.

تحلیل هزینه فایده بایستی به این نتیجه برسد که هزینه های ناشی  از وجود مشکل ، عدم رفع و ادامه آن بیش از و یا برابر میزان منابعی است که شما صرف مشاور و پیاده سازی طرح پیشنهادی او می کنید که در این صورت منطقی است که پروژه را پذیرفته و در جهت اجرای صحیح و کامل آن توان فکری و اجرایی سازمان خود را به کارببندید .

در حالت دیگر هزینه مشاور و اجرای پروژه بیش از پیامدهای عدم حل مسئله می باشد که در این وضعیت دو راه، پیش روی شما قرار می گیرد.

الف – می توانید از مشاور بخواهید که راهکار پیشنهادی خود را طوری بازنگری نماید که ضمن حفظ قوت طرح و نقاط مثبت آن در اجرا، صرف منابع کمتری را نیاز داشته باشد و یا اساسا راهکار دیگری را با هزینه های اجرایی کمتری ارائه نماید . که در اینصورت مجددا باید مراحل مطالعات و تحلیل های فنی و هزینه ای را که در بالا گفتیم بایستی دوباره انجام شود .

ب – پروژه پیشنهادی مشاور را رد کرده و اطلاعات ومدارک تهیه شده را بایگانی نمائید.

البته راه دیگری هم وجود دارد که توصیه نمی شود وآن چانه زنی و کاهش هزینه مشاوره می باشد. به این دلیل توصیه نمی شود که ممکن است شرکت مشاوره بنا به دلایلی قیمت پیشنهادی خود برای ارائه خدمات را کاهش دهد ولی در آن سو شاید مجبور شود که این کاهش قیمت را با کم کردن هزینه های خود جبران نماید.کم کردن هزینه ها می تواند بصورت استفاده کردن از مشاوران ومتخصصان با رتبه پائین تر و طبیعتا دستمزد کمتر باشد.یا با همان مشاوران متخصص و مجرب ، نفرساعت فعالیت های فکری و طراحی پروژه را کاهش دهد. که همه این موارد به کاهش کیفیت خدمات ارائه شده منجر می گردد.

زمانی که پیشنهاد اولیه و یا اصلاح شده مشاور را پذیرفتید می توانید قرارداد مشاوره راتنظیم نموده و آنرا امضاء نمایید.بهتراست که پرداخت بهای مشاوره را طی چندمرحله درحین اجرا توافق نمائید. پرداخت درصدی از مبلغ را هم به عنوان ضمانت حسن انجام کار به پس از اتمام پروژه ، تحویل آن و حصول اطمینان از اجرای صحیح و اثربخش بودن پروژه موکول نمائید.

اکیدا توصیه می کنم شاخص هایی جهت اندازه گیری میزان تحقق اهداف پروژه با همکاری خود مشاور تعیین نمائید تا پس از اتمام فعالیت های اجرایی پروژه با پایش و اندازه گیری آن شاخص ها از اثربخش بودن پروژه و راهکار طراحی شده اطمینان حاصل نمائید.

مطلب بعدی را به مرحله مهم اجرای پروژه و نکاتی که بایستی مدنظر قراردهید اختصاص خواهیم داد.