مدیر پارسی

۱.مقدمه

بند 3.6.4 از ISO 9000:2000 اقدام اصلاحی را به عنوان " اقدامی برای برطرف ساختن علت یک عدم انطباق بالقوه یا سایرموارد ناخواسته" تعریف می کند. این تعریف به عنوان اقدامی که از وقوع یک عدم انطباق جلوگیری می کند، در نظر گرفته می شود. همچنین اگر عدم انطباقی برای شروع وجود نداشته باشد و یا چنانچه اقدام پیشگیرانه اثربخش باشد، وضعیت در حالت مطلوب باقی می ماند. آنچه که سبب سختی ممیزی یک فرایند می گردد این است که پیش بینی نمود خروجی مورد نظر در چه وضعیتی باقی می ماند.

در اغلب مواقع درک تفاوت میان اصطلاحاتی از قبیل اصلاح، اقدام اصلاحی و اقدام پیشگیرانه (لطفاً به تعاریف رسمی مربوط به اصطلاحات یاد شده در ISO 9000:2000 رجوع شود.) و رابطه میان فعالیتهای سازمان با هرکدام از آنها باعث سردرگمی می شود.

ممیزی فرایندهای اصلاح و اقدام اصلاحی سازمان معمولاً به آسانی و بی ابهامی صورت می پذیرد چرا که نتایج اثربخشی این فرایندها معمولاً بخوبی تعریف شده اند. ( مثلاً برای عدم انطباقی که در حال حاضر شناسایی شده است، ممیز معمولاً به آسانی می تواند فرایندی را که در سازمان برای اصلاح بکار برده شده یا در حال طرح ریزی برای استفاده می باشد را ارزیابی نماید و همچنین اگر اقدامات انجام شده موثر نباشند، عدم انطباق دوباره رخ می دهد.) و حال آنکه فرایند ممیزی اقدام پیشگیرانه معمولاً پیچیده تر است.

2- راهنمایی ممیزی

2-1) ISO 9001:2000 سازمان را ملزم می نماید تا برای اقدام پیشگیرانه از یک روش اجرایی مدون داشته باشد.

یادآوری: ترکیب دو روش اجرایی مدون شده اقدام اصلاحی و پیشگیرانه در یک روش اجرایی در سیستم مدیریت کیفیت پذیرفتنی است، اما توصیه نمی شود. اگر این دو روش ترکیب شوند آنگاه برای ممیز ضروری است تا تایید نماید که سازمان بطور واضح تفاوت هدف از انجام اقدام اصلاحی و اقدام پیشگیرانه را درک نموده باشد.

2-2) استاندارد الزام می نماید تا روش اجرایی اقدام پیشگیرانه موارد زیر را در برداشته باشد:

الف) سازمان عدم انطباقهای بالقوه و ریشه های آنها را چگونه تعیین می نماید.

·   تجزیه و تحلیل روند مربوط به فرایند و یژگی های محصول( خروجی فرایند تجزیه و تحلیل داده ها). یک روند نامطلوب ممکن است مشخص کند که هیچ اقدامی (پیشگیرانه) صورت نپذیرفته و یک عدم انطباق می تواند رخ دهد.

·        نشانه هایی که از "کنترل خارج شدن" وضعیتهای عملیاتی در آینده نزدیک حکایت
می کنند

·        پایش و اندازه گیری تلقی مشتری، بوسیله سیستمهای رسمی و غیر رسمی

·   تجزیه و تحلیل وضعیت شکست و اثرات آن برای فرایندها و محصولات. (این موضوع یکی از الزامات ISO TS 16949 برای صنایع خودروسازی است که به عنوان مثال ذکر شده است.) FMEA

·   ارزیابی عدم انطباقهای بوقوع پیوسته در شرایط مشابه، البته برای دیگر محصولات و فرایندها، دیگر بخشهای سازمان و یا حتی در دیگر سازمانها.

·   درحین طرح ریزی فعالیتها برای موقعیتهای قابل پیش بینی  (برای مثال اقدام برای گسترش سازمان، نگهداری، یا تغییرات پرسنلی- بند 5.4.2(b) را ملاحظه نمایید.) و برای موقعیتهای غیر قابل پیش بینی (برای مثال حوادث طبیعی از قبیل طوفان، زمین لرزه، سیل و...)

·   بند 8.5.3 از ISO 9004:2000 با عنوان "پیشگیری از زیان" مثالهای دیگری را ارائه
می نماید. ( یادآوری: راهنمای ISO 9004 اجباری نیست)

ب) ارزیابی نیاز به اقدام پیشگیرانه

روشهای مورد استفاده در ارزیابی شامل:

·        روشهای تجزیه و تحلیل ضرر و زیان

·        تجزیه و تحلیل وضعیت شکست و اثرات آن FMEA که در بخش (الف) به آن اشاره شد.

(یادآوری: هیچکدام از رویکردها و روشهای ذکر شده از الزامات ISO 9001:2000 نمی باشند)

ج) چگونه سازمان تعیین نماید که چه اقدامی لازم است و چگونه باید آن را اجرا نماید

ممیز بایستی به دنبال شواهدی باشد که:

·   سازمان ریشه های عدم انطباقهای بالقوه را مورد تجزیه و تحلیل قرار داده است. ( استفاده از دیاگرامهای ریشه و اثر و دیگر ابزارهای کیفیت می تواند برای این مورد مناسب باشد.)

·        آیا اقدامات لازم بهنگام در تمامی بخشهای مربوطه در سازمان انتقال یافته اند.

د) ثبت نتایج اقدامات انجام شده

·        چه سوابقی نگهداری شده است؟

·        آیا آنها مناسب می باشند و بازتاب صحیحی از نتایج را ارائه می نمایند.

·        آیا مطابق با الزامات بند 4.2.4 از ISO 9001:2000 تحت کنترل قرار دارند؟ 

ه) بازنگری اقدامات پیشگیرانه انجام شده

·   آیا اقدامات انجام شده اثربخش بوده اند؟ ( برای مثال از وقوع یک عدم انطباق جلوگیری و بهبود اضافه ای بدست آمده است)

·        آیا به ادامه اقدام اصلاحی به طریق روش موجود نیاز است؟

·        آیا بایستی اقدامات پیشگیرانه تغییر کنند یا به طرح ریزی اقدامات جدید وجود دارد؟

2-3) اغلب بحثهای معنادار "فلسفی" میان ممیز و سازمان درباره اینکه کجا اقدام اصلاحی پایان می یابد و کجا اقدام پیشگیرانه آغاز میشود، رخ می دهد. برای مثال اگر یک عدم انطباق در فرایند "A" شناسایی شده است آیا اقدامات پیشگیرانه برای جلوگیری از وقوع چنین عدم انطباقی در فرایندهای "B"و "C"و"D" در نظر گرفته شده است و یا بطور ساده این اقدامات در دامنه کاربرد اقدام اصلاحی فرایند"A" قرار می گیرند؟ ممیز بایستی از شرکت در چنین مباحث "انحرافی" اجتناب کند و بر این موضوع تمرکز داشته باشد که آیا اقدامات انجام شده اثربخش بوده اند یا نه؟ "طبقه بندی" اقدامات انجام شده در مرتبه دوم اهمیت قرار دارد.

پاسخگویی به مسائل و پرسش ها در زمینه های مدیریتی و سیستم های مدیریت کیفیت