مدیر پارسی

ده گام برای انجام بهتر ارزیابی عملکرد Performance Appraisal

ارزیابی عملكرد، قوی ترین وسیله در دست سرپرستان و مدیران است.

مقدمه

برای بسیاری از سرپرستان و كاركنان، صرفنظر از حوزه كار و فعالیت، زمان ارزشیابی و ارزیابی عملکرد می تواند زمان سرخوردگی، ترس و فرصت از دست رفته باشد. اگر ارزیابی عملكرد، خوب تهیه و مدیریت شود می تواند كارمندان برتر را تقویت و كارمندان متوسط را به سطح بالاتری ارتقا دهد. علاوه بر این، ارزیابی های قوی می تواند موجب شود تا كاركنان ضعیف از عملكرد شغلی خود دید واقع بینانه ای به دست آورند و از فرصت های اصلاح و بهبود عملكرد خود آگاهی یابند. برای یك سرپرست اثربخش نه فقط داشتن عناصر یك ارزیابی خوب، حائز اهمیت است بلكه باید بداند چگونه آن را انجام دهد و از آن استفاده كند . سرپرستان سطح پایین برای اثربخش باقی ماندن باید پیوسته مهارت های ارزیابی خود را بهبود بخشند.

برای سرپرستانی كه عملكرد را ارزیابی می كنند هیچ چیز یاس آورتر از این نیست كه احساس كنند به موضوع های مهمی توجه نداشته یا اینكه از نظرشان پنهان مانده اند. هیچ چیز نمی تواند روحیه یك كارمند را سریع تر از این احساس كه به كیفیت كارش توجه نشده، یا سرپرست، علائق منطقی او را نادیده گرفته است، بشكند. فراتر از همه، ارزشیابی عملكرد، یك ارتباط دوجانبه است .

اگر سرپرستان ده گام را در تهیه، انجام و پیگیری ارزیابی، رعایت كنند، ارتباط، تقویت و موجب افزایش خشنودی، قدرت و اثر آن می گردد .

1 -  عملكرد كارمند را به طور منظم مستند سازید

مستندسازی مستمر عملكرد كارمند احتمالاً مشكل ترین ولی مطمئناً مهمترین گام در بهبود ارزشیابی های عملكرد است. اكثر سرپرستان، مستندسازی عملكرد جاری را زمان گیر و بیهوده می دانند، اما نگهداری یك سابقه منظم از رویدادهای مشاهده شده، جهت انجام یك ارزشیابی كامل، منصفانه و سودمند، حائز اهمیت است. نگهداری یك سابقه نامنظم آن هم در خصوص منفی ترین رویدادها یا عملكردهای برجسته معمولاً كافی نیست.  این كار نه فقط موجب یك سابقه نامتعادل برای اكثر كاركنان می گردد بلكه می تواند پر از نكات ابهام انگیز باشد.
نگهداری یك سابقه صحیح در مورد عملكرد زیردست، یك عادت حرفه ای باارزش است . به خصوص در محیط های كار امروزی كه برای هر كاری به قانون مراجعه می شود. مدیران به طور روزافزون به خاطر ارزشیابی های كمتر مستند و ارزیابیهای سطحی مورد ملامت قرار می گیرند. فقط كاری را كه كارمند انجام می دهد ثبت كنید نه عقیده خود را در مورد آن. كارهای كارمند باید بیانگر واقعیت باشند. شخص ثالثی كه سوابق نگهداری شده شما را می خواند باید به همان نتایجی برسد كه شما رسیده اید.

2 - نظر كارمند را جویا شوید

قبل از انجام ارزشیابی از كارمند بخواهید تا فهرستی از كارهایی را كه خود مهم می داند برای دوره ارزیابی تهیه كند. سرپرستانی كه تعداد زیادی كارمند را ارزیابی كنند، این كار سودمند است و مدیران گروههای كوچك نیز اطمینان حاصل خواهند كرد كه هیچ كار مهمی را نادیده نمی گیرند. این فن به كاركنان اجازه می دهد تا آنچــه را مهم مـی دانند ارائه دهند و موجب می شود تا بر انجام خوب یا بد كارها در طول دوره ارزیابی تمركز كنند.
سرپرستان باید فهرست تهیه شده را در اكثر موارد به عنوان یك وسیله كنترل مورد استفاده قرار دهند و كلیه كارهای موردنظر كارمند را در نظر بگیرند. بحث مربوط به كارهای لحاظ نشده در ارزشیابی باید در مصاحبه همراه آن ملحوظ گردد.

3 - رفتارها را ارزیابی كنید نه شخصیت ها را

به خاطر داشته باشید كه هنگام انجام ارزشیابی، رفتارها را توضیح دهید نه شخصیت ها یا نگرش ها را، واقعیت های رفتاری مشخص عینی را ذكر كنید. از اظهارنظرهای ذهنی كه مبین ارزیابی شما از شخصیت كارمند است اجتناب كنید . نوشتن اینكه كارمند ، تنبل و درونگرا است و برای كامل كردن كارهای خود، پیوسته به راهنمایی احتیاج دارد، یك ارزیابی رفتاری نیست. در عوض، سرپرست می تواند بنویسد كه كارمند به موقع، كارهای خود را انجام نمی دهد، بدون دو یا سه یادداشت یادآوری، گزارش فعالیت خود را تكمیل نمی كند و تا زمان بررسی كار او و تایید صحت آن، كار را متوقف می كند .

4 - ارزشیابی را خوب بنویسید

مدیران توانائیهای نوشتاری متفاوتی دارند. برخی از آن ها در نوشتن ارزشیابی ضعیف اند و به آن نیز اذعان دارند اما بعضـی دیگر ضعف خود را نمی پذیرند. من كاركنان متوسط و استثنایی را دیده ام كه به دلیل ضعف مدیران در تهیه ارزشیابی، تنبیه شده اند. بسیاری از كاركنان ضعیف به سادگی ارزشیابی خوبی گرفته اند و به دلیل ضعف نوشتاری مدیران از وضعیت خود نیز واقف نگردیده اند .
سرپرستانی كه از مهارت های نوشتاری خود راضی نیستند یا با ارزشیابی های پر دردسر سروكار دارند، باید از راهنمائی های سایر مدیران استفاده كنند. پیش نویس ارزشیابی را تهیه كنید و به سایر سرپرستان اجازه دهید تا به طور دقیق آن را بررسی و اشكالات را مشخص كنند. سعی كنید زبان دقیقی را به كار برید و برای نوشتن صحیح ارزشیابی وقت بگذارید. هنگامی كه نوشتن را تمام كردید از خود بپرسید آیا ارزیابی با همان كیفیتی كه می تواند نوشته شود، تهیه شده است ؟

5 - از اشتباهات معمول در ارزشیابی اجتناب كنید

سرپرستان باید از سه اشتباه كه موجب كاهش اثربخشی و قابلیت اعتماد كمتر فرآیند ارزشیابی می شوند اجتناب كنند. اثر هاله ای،بیانگر وضعیتی است كه سرپرستان یك جنبه مثبت از عملكرد را به كلیه جنبه های عملكرد كارمند تعمیم می دهند. مثلاً، سرپرست، كیفیت كار كارمند را عالی، ارزیابی می كند و سپس به صورتی ناصحیح سایر جنبه ها را عالی ارزیابی می كند در حالی كه فقط خوب یا متوسط هستند. عكس این حالت زمانی نیز اتفاق می افتد كه سرپرستان یك جنبه از عملكرد را ضعیف ارزیابی می كنند و سپس آن را به سایر جنبه ها تعمیم می دهند. این نوع اشتباهات می تواند به سرعت اثربخشی یك سیستم ارزیابی را از بین برده و نهایتا به روحیه كارمند صدمه بزند.

6 - چگونگی ارائه ارزیابی مكتوب را برنامه ریزی كنید

قبل از جلسه با كارمند به منظور بحث در مورد ارزشیابی، چنددقیقه ای را صرف مرور مدارك خود بكنید. افكار خود را متمركز کرده و تصمیم بگیرید كه چگونه عمل كنید . توجه كنید كه چه جنبه هایی احتمالا حساس خواهند بود .

آیا می توانید ارزشیابی را با مثال هایی از عملكرد كارمند توجیه كنید؟

آیا مدارك شما كامل اند؟

آیا موضوع هایی وجود دارند كه می خواهید از طرح آن ها اجتناب كنید؟

قضاوت های خود را براساس رفتارها گذاشته اید یا شخصیت ها؟

آیا ارزشیابی مثال های مشخصی را ذكر می كند؟

آیا ارزشیابی نارسائی هایی را توضیح می دهید كه شما قبلاً در مورد آن ها با كارمند مشورت نكرده اید؟

اگر چنین است، این موارد ارزش یادآوری دارند؟

صرف چنددقیقه برای برنــامه ریزی ارائه ارزشیابی می تواند موجب جلوگیری از به زحمت افتادن سرپرستان و مانع جریحه دار شدن احساسات كاركنان گردد.

7 - ارزشیابی عملكرد نباید موجب شگفتی شود

یك ارزشیابی كاملا مستند و مكتوب در خصوص عملكرد، هنگام ارائه به كارمند نباید موجب شگفت زدگی او شود. سرپرستان در طول دوره ارزیابی باید در مورد هر نارسایی مربوط به عملكرد كه ذكر آن در ارزشیابی، حائز اهمیت است با كاركنان مشورت كنند. بهترین سرپرستان، زیردستان را از وضعیت خود و چگونگی انجام وظیفه آنها در طول دوره ارزیابی مطلع می كنند. خاطرنشان ساختن ضعف یا نارسایی در زمان ارزیابی موجب توسعه مهارت یا بهبود روحیه كاری كارمند نمی شود. قصور در مورد بحث قراردادن جنبه های منفی عملكرد قبل از تهیه و ارائه ارزشیابی موجب عصبانیت و سرخوردگی كاركنان می شود، زیرا مدیریت، آن جنبه ها را قبلا به بحث نگذاشته و به آن ها فرصت بهبود و اصلاح نداده است.

8 - یك برنامه عملیاتی تنظیم سازید

یك ارزیابی اثربخش باید به این سوال پاسخ دهد كه

 ما از وضعیتی كه داریم به كجا می رویم؟

سرپرستان باید ارزشیابی را برای تفهیم اثربخش جنبه های مهم شغل كه كارمند در دوره آتی پاسخگوی آن هاست و عملكرد كاری مورد انتظار،  مورد استفاده قرار دهند.  ارزشیابی های قوی یك نقشه راهنما برای بهبود عملكرد كاركنان ضعیف فراهم می آورند. این نقشه، چگونگی بهبود عملكرد و ارزیابی آینده آن ها را به وضوح توضیح می دهد. هروقت كه امكان داشته باشد، سرپرستان باید ارزشیابی را برای بالابردن سطح اهداف كاركنان دارای عملكرد عالی مورد استفاده قرار دهند . یعنی اهداف جدیدی را تعیین كنند كه آن ها را به كار و چالش های بیشتر وادارند . بخش قابل توجهی از زمان هر جلسه ارزیابی باید با تبیین انتظارات و توافق در مورد سطح عملكرد یا اهداف معقول و منطقی جدید، به آینده بپردازد نه گذشته.

9 - بعد از جلسه ارزیابی عملكرد خود را ارزیابی كنید

بعد از جلسه ارزیابی، چنددقیقه در مورد عملكرد خود فكر كنید.

آیا خود را به اندازه كافی مهیا كرده بودید؟

آیا شما یا كارمند شگفت زده نشدید؟

چگونه می توانستید بهتر عمل كنید؟

آیا از جلسه ارزیابی احساس رضایت می كنید؟

آیا كارمند راضی به نظر می رسد؟

اگر جواب منفی است، چرا؟

آیا از این جلسه ارزیابی درسی آموخته اید؟

چگونه می توانید در آینده از آن استفاده كنید؟

اگر ضرورت داشته باشد، از برگزاری جلسات دیگر هراس نداشته باشید. به خاطر داشته باشید كه شما روش ارزیابی برای دوره بعد را تعیین می كنید. صحیح عمل كردن بسیار حائز اهمیت است.

10 - ارزیابی را پیگیری كنید

توافق های حاصله در ضمن مصاحبه های ارزیابی را پیگیری كنید تا به كارمندان اطمینان دهید كه به حمایت های توافق شده پشت گرم باشند و شما نیز تا جلب رضایت آنان به قول خود متعهد هستید. پس از مصاحبه ارزیابی، نشان دادن صلاحیت و حسن نیت توسط سرپرستان حائز اهمیت است. بخصوص پس از پیشنهاد روش های آموزشی یا شیوه های دیگر برای كمك به كاركنان برای بهبود عملكردشان، حسن نیت بسیار مهم است. اگر سرپرستان پس از ارزیابی های عملكرد به تعهدات خود عمل نكنند، مدیریت به سرعت اعتبار خود را از دست می دهد و روحیه كاری كارمند، صدمه خواهد دید.
علاوه براین، كاركنان را در قبال توافق های حاصله طی مصاحبه ارزشیابی، مسئول بدانید . بعد از مصاحبه ارزیابی كه طی آن كمبودها، خاطرنشان می گردد، پذیرش كار از یك كارمند ضعیف به روش گذشته، كل فرآیند ارزیابی را تضعیف می كند و این مسئله به نفع كارمند نیست. نظرتان را به طور موكد به كاركنان ضعیف بگویید و اطمینان حاصل كنید كه انتظارات تغییر كرده اند. سرپرستان با نشان دادن تعهد نسبت به انتظاراتی كه در ضمن ارزیابی در مورد آنها مذاكره شده است، منافع زیادی كسب می كنند.

ارزیابی های عملكردی كه كامل و خوب، تهیه شده اند، گذشته را به طور واقع بینانه،  بررسی، وضعیت حال را به نحوی صحیح ، تعریف و فرصت های آینده را به صورتی روشن، ترسیم می كنند. یك وسیله مهم ارتباطی، تهیه ارزیابی، محتوای ارزیابی و پیگیری سرپرست می تواند موجب موفقیت یا شكست هریك از كاركنان گردیده و عملكرد گروه را شدیدا تحت تاثیر قرار دهد. سرپرستان با مقداری وقت اضافه ، فكر و تلاش می توانند اثربخشی ارزشیابی را برای سازمان و كاركنان افزایش دهند .

منبع : SUPERVISION   ،   ماهنامه تدبیر  -   مترجم : نوذر نكوئیان    مرجع  : ویستا