مدیر پارسی

مقدمه

سازمان هایی كه به پیاده سازی سیستم های مدیریت كیفیت روی می آورند، بنا به ضرورت واحدی به نام تضمین كیفیت را ایجاد می كنند تا عهده دار وظایف طرح ریزی، استقرار و بهبود سیستم مدیریت كیفیت شود.

وظایف گوناگونی به عهده ی این واحد گذارده می شود از ممیزی داخلی سیستم مدیریت كیفیت گرفته تا انجام فعالیت هایی مانند اقدام اصلاحی و پیشگیرانه، كنترل مستندات، بهبود مستمر و در بعضی موارد آموزش و حتی مدیریت پروژه های درون سازمانی.

 

به دلیل اینكه نام این واحد تضمین كیفیت می باشد، عمدتا فعالیت هایی به عهده ی این واحد گذاشته می شود كه پیرامون تعریف و اجرای رویه هایی برای تحقق و تضمین كیفیت محصول که شامل کالا یا خدمات است، می باشد. اما آنچه كمتر به صورت مدون و مشخص بدان توجه می شود مبحث سیستم ها و روش ها می باشد. برای به دست دادن تعریفی مناسب از این موضوع، ابتدا به موارد مطرح شده در خود استاندارد سیستم مدیریت كیفیت می پردازیم و سپس به تشریح ابعاد آن به عنوان پدیده ای مستقل می پردازیم.

 

 

سیستم ها در استاندارد مدیریت کیفیت

درست است كه كل مسائل مطرح شده در استانداردهای بین المللی مدیریت كیفیت خود یك سیستم مدیریت مدون می باشد و همچنین این استاندارد در پی استقرار و پیاده سازی سیستمی است كه به مدیریت تمامی فعالیت های سازمان بپردازد اما همین كه واژه ی كیفیت در انتهای واژه ی سیستم مدیریت می آید این سیستم قدری اختصاصی می شود. بندهایی از استاندارد كه مرتبط با مبحث سیستم ها و روش ها می باشد در زیر آمده است.

 

·    بند 1-4 -  سیستم مدیریت كیفیت

·    بند2-4 -  كنترل مستندات و مدارك

·    بند5-5  -  مسئولیت، اختیارات و ارتباطات

·    بند 6-2 -  منابع انسانی

·    بند7-5  -  تولید و ارائه خدمات

·    بند 8-2 -  پایش و اندازه گیری

·    بند 8-4 -  تحلیل داده ها

·    بند 8-5  -  اقدام اصلاحی

 

مفاهیم، اصول،‌ الزامات و بایدهای ارائه شده در بندهای فوق به صورت مشخصی منطبق بر اجرای سیستم مدیریت برای یك واحد اقتصادی و یك كسب و كار می باشد. به عنوان مثال در بند 4-1 یعنی الزامات عمومی سیستم مدیریت كیفیت، استاندارد بیان می كند كه سازمان باید یك سیستم مدیریت كیفیت را ایجاد كرده و به طور مداوم اثربخشی آن را بهبود دهد. استاندارد، سپس به مبحث فرآیندها می پردازد و بیان می دارد كه سازمان باید فرآیندهای لازم را مشخص نموده، تعامل و توالی این فرآیند ها را تعیین كرده و معیارهای مورد نیاز جهت حصول اطمینان از این كه هم اجرا و هم كنترل این فرآیندها اثربخش هستند را تعیین كند، منابع و اطلاعات لازم را تامین كند و برای دستیابی به نتایج برنامه ریزی شده اقدامات لازم را انجام دهد.

 

این بند به طور خاص و واضح بیان می كند كه سازمان بایستی در زمینه ی تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم، تقریبا همه كار بكند. اما این مسئله ی مهم تقریبا یك بار و معمولا توسط مشاور در ابتدای پروژه ی طرح ریزی و استقرار سیستم مدیریت كیفیت مورد توجه قرار می گیرد و پس از اخذ گواهینامه، سازمان ها كمتر به این بند مهم و اساسی توجه می كنند.

 

درست است كه سازمان ها مطابق الزامات این سیستم دست به طراحی ساختار زده، فرآیندها را تعریف می كنند، روش های اجرایی را جهت توصیف نحوه ی اجرای فعالیت های عمده ی سازمان تدوین می نمایند، شرح وظایف برای پرسنل می نویسند و دستورالعمل های كاری را تدوین می نمایند، اما در ادامه كمتر نسبت به بازنگری و بهبود روش های انجام كارها توجه نشان می دهند. در حالی كه مطابق همین بند 4-1 ، استاندارد می گوید كه بایستی نسبت به بهبود مداوم و مستمر این فرآیند ها، اقدام شود.

 

ضرورت در حد باید

حتی در سازمان ها و شركت هایی كه هیچ سیستم مدیریت كیفیتی، پیاده سازی نشده است، ضرورت پرداختن به بحث سیستم ها و روش ها كاملا وجود دارد.

در حالی كه انجام یك فعالیت انفرادی نیازمند آن است كه نحوه و چگونگی آن تعریف شود، به آسانی می توان دریافت که انجام فعالیت های گروهی، واحدی و سازمانی در تمامی سازمان ها چه كوچك و چه بزرگ، تولیدی یا خدماتی و دولتی یا خصوصی، چه ضرورت مهمی دارد.

 

شما به عنوان یك مدیر و یا یك كارشناس هنگام انجام فعالیت ها و وظایف سازمانی خود به صورت مداوم و همیشگی با مسائل و یا مشکلاتی مواجه می شوید. این مسائل می توانند مواردی چون بروز خطا و اشتباه، دوباره كاری، ترک و عدم انجام یك فعالیت ضروری و دیگر موارد باشند.

تفكر درباره ی وقوع این گونه موارد، انجام تحلیل و ریشه یابی علت ها و دلایل وقوع اینچنی مسائلی، معمولا ما را به راهكارهایی می رساند مانند اینكه

 

·    از این بعد، این كار به این شكل انجام شود

·    دیگر فلان اقدام را نباید به این صورت انجام داد

·    این عمل را نبایستی انجام داد

·    در صورت وقوع این مسئله خاص، این فعالیت را باید انجام داد

·    شما برای اقدام در این زمینه، باید ابتدا این اطلاعات را دریافت و بررسی كرده و سپس دست به اقدام بزنید

·    از این پس این داده ها را به فلان قسمت باید تحویل داد

·    و بسیاری موارد دیگر

 

همین گوشزد کردن ها، دستورها، فرمان ها و تصمیماتی كه شما ارائه می كنید، نوعی اقدام در جهت بازنگری، اصلاح و بهبود سیستم و روش انجام کارها و فعالیت ها می باشد. این بخش از اقدام ها و حرکت های شما به عنوان جزئی جدایی ناپذیر از اقدامات مدیریتی و كارشناسی می باشد.

اکنون به این نکته مهم توجه داشته باشید كه شما اگر این رویكرد را هم به درستی اجرا نمایید باز هم فقط در حیطه ی نفوذ و عملكرد شما و در واحد تحت مدیریت شماست كه می توانید فعالیت ها را هماهنگ كرده و تغییرات و تحولات مطلوب را هدایت، پیاده سازی، نظارت و كنترل نمایید.

 

حالا

·    اگر بخشی از تغییرات مورد نظر شما در واحد دیگر و خارج از حیطه ی تحت اختیارات شما باشد بایستی چه كرد؟

·    اگر مدیر واحد و قسمت مزبور با شما هم عقیده و موافق نبود چه؟

·    اگر شما و دیگر مدیران به دلیل اشتغال به رتق و فتق امور روزمره ی خود، وقتی را برای اصلاح روش های انجام كارها نداشته باشید چه می شود؟

 

در این صورت است که شما و همینطور دیگران از كنار خطاها، اشتباه ها، دوباره كاری ها و . . . می گذرید و مسائل و مشکلات دوباره و چند باره اتفاق می افتند و اتفاق می افتند.

 

سیستم ها و روش ها در عرصه اجرا و پیاده سازی

حالا دیگر كاملا احساس می كنید و دقیقا دریافته اید كه به کارگیری مکانیزم و روشی برای مدیریت و همچنین بهبود سیستم ها و روش ها چه اهمیت بالا و انکارناپذیری دارد.

این بخش مهم و اساسی در زمینه ی اداره و مدیریت فرآیندها و فعالیت های كسب و كار یك سازمان، یك متولی و یك مسئول می خواهد.

الزامی قطعی وجود ندارد كه حتما و باید یك واحد سازمانی با تعدادی نیروی انسانی برای تصدی این مهم ایجاد شود و هزینه های بسیاری برای آن صرف گردد اما پیشنهاد می كنم برای بهبود سیستم ها و روش های انجام فعالیت ها در سازمان خود، مكانیزمی مناسب و اثربخش را طراحی كرده و آن را به صورتی نظام مند تعریف نموده و اجرا كنید.

البته در صورتی که با در نظر گرفتن عوامل تأثیرگذار مانند اندازه سازمان، پیچیدگی و نوع فرآیندها، عزم جدی مدیریت ارشد برای بهبود، زمینه فعالیت سازمان و سایر پارامتر های موثر، احساس کردید که نیاز به پرداختن به این موضوع به صورت جدی وجود دارد، حتما نسبت به سازمان دهی و ایجاد واحدی مستقل با محوریت سیستم ها و روش ها اقدام نمایید و مطمئن باشید كه سرمایه گذاری در این زمینه، بازگشت مناسب و مطلوبی دارد.

 

در صورتی هم که این امکان وجود ندارد که وظایف مربوط به سیستم ها و روش ها را به واحدی مستقل محول نمایید با تدوین نحوه و چگونگی انجام فعالیت های زیرمجموعه مبحث سیستم ها و روش ها به صورت یك روش اجرایی این فرصت را خواهید داشت كه آن را در قالب یك وظیفه به واحدی که هم اكنون موجود و فعال است و البته نوع وظایف آن مرتبط هم می باشد، اضافه كنید. نزدیك ترین واحدی كه می توان این مسئولیت را به آن محول كرد احتمالا واحد تضمین كیفیت می باشد. جز آن، واحد مهندسی صنایع و واحد برنامه ریزی نیز انتخاب های مناسبی می باشند.

 

ممكن است كه سازمان شما سیستم مدیریت مدونی را دارا نبوده یا واحدهایی با شرح وظایف مرتبط با موضوع روش ها و سیستم ها در آن وجود نداشته باشد، در این صورت حداقل كاری كه می توانید بكنید آن است كه برای مدیران سازمان، مبحث بهبود سیستم ها و روش ها را توضیح داده و به آنها اهمیت این مسئله را گوشزد كنید تا خود آن ها در حیطه ی وظایف خود این مهم را در نظر گرفته و دست کم، مشكلات عیان و مشخص فعلی را رفع كرده و بهبودی حداقلی را در نحوه ی انجام فعالیت های واحد خود ایجاد نمایند.

 

 

مسئولیت ها و ماموریت واحد سیستم ها و روش ها

در زیر برخی وظایف و مسئولیت هایی که می توانید برای واحد سیستم ها و روش ها تعریف نمایید به صورت فهرست وار و خلاصه، ارائه گردیده است. لازم به یادآوری است که نوع و مقدار این فعالیت ها و وظایف بستگی کامل به ویژگی ها و شرایط سازمان دارد.

 

·    شناسایی، طراحی، عارضه یابی و بهبود فرآیندهای سازمان

·    تعریف نقاط کنترلی و شاخص های اثربخشی هر یک از فرآیندها

·    هماهنگی، پیگیری و همکاری با واحدهای مربوطه جهت شناسایی و استقرار فرآیندهای سازمان

·    مهندسی مجدد و بهبود مستمر فرآیندها با همکاری سایر واحدها

·    تهیه، تدوین و توسعه آیین نامه ها، روش های اجرایی، دستورالعمل ها، رویه ها و . . .

·    ارائه آموزش های لازم در مورد رویه های جدید و یا بازنگری شده جهت انجام صحیح آنها توسط پرسنل مرتبط

·    انجام تغییرات و اصلاحات لازم و بهینه سازی سیستم ها و روش ها و مدارک و مستندات

·    تهیه و تدوین طرح توسعه و پشتیبانی سیستم های مکانیزه با استفاده از امکانات فن آوری اطلاعات

·    تعریف فعالیت های مربوط به پروژه های مصوب شرکت با همکاری واحدهای مسئول و اعلام آن به واحدها جهت اجرا

·    کنترل پیشرفت پروژه ها در بازه های زمانی مشخص شده و تهیه گزارش از روند پیشرفت پروژه ها

·    ارزیابی پروژه به لحاظ دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده برای پروژه و و ارائه گزارش به مدیریت ارشد شرکت

·    پایه ریزی و ایجاد بستر برنامه ریزی سالانه واحدهای شرکت با هدف دستیابی به اهداف کلان و بلند مدت

·    برنامه ریزی فعالیت های عملیاتی و جاری سازمان

·    طراحی ساختار سازمانی و تدوین چارت سازمان و نمودارهای سازمانی واحدهای شرکت

·    تهیه و تدوین شرح وظایف برای هر کدام از پست های تعریف شده در نمودار سازمانی

·    نظارت بر عملکرد پیمانکاران و تأمین کنندگان شرکت

·    شناسایی مسائل، مشکلات و مغایرت های اجرایی سیستم ها و روش ها و انجام صحیح و دقیق فرآیند اقدام اصلاحی و پیشگیرانه در سازمان

·    سنجش اثربخش اقدام های اصلاحی و پیشگیرانه اجرایی شده

·    جمع آوری و استخراج اطلاعات لازم جهت تهیه گزارش های مورد نیاز مدیرت ارشد به صورت دوره ای و یا مقطعی

·    طراحی سیستم گردش اطلاعات در سازمان و ایجاد گزارش های مدیریتی مورد نیاز مدیران ارشد و میانی شرکت

·    حفظ و نگهداری از مدارک و مستندات سیستم مدیریت

·    بررسی عملکرد رقبا، تأمین کنندگان، مشتریان و . . . و الگوبرداری از بهترین ها

·    ترویج فرآیندگرایی و رویکرد سیستماتیک به کلیه فعالیت ها در سازمان

·    شناسایی فرصت های بهبود و ارزیابی، پیاده سازی و سنجش اثربخشی پروژه های بهبود اجرا شده

·    برنامه ریزی و انجام آدیت، ممیزی و ارزیابی اجرای فعالیت های سیستمی در واحدهای سازمان و رفع مغایرت های شناسایی شده در ممیزی با اجرای اقدام های مناسب اصلاحی

اصل مقاله: مبحث " سیستم ها و روش ها " چه جایگاهی در فرآیندهای مدیریتی سازمان شما دارد؟

منبع : وب سایت مدیریت راهبرد