شاخص های کلیدی عملکرد فرآیند خرید
شاخص های کلیدی عملکرد فرآیند خرید
حسین عبدی
مشاور مدیریت و سیستم های مدیریت کیفیت
مقدمه
فرآيند هاي سازمان شامل فعاليت های عمده و کلان کسب و کار هستند. در صورتی که بدانید که چگونه مدیریت کردن این فرآیندها باعث كارا بودن و اثربخش بودن آنها می شود، آن زمان است كه مي توان با اطمينان گفت كه جهت بقاي سازمان در شرایط بحرانی امروز قدری امیدواری وجود دارد.
موضوع مورد بحث این مطلب ما پرداختن به فرآیند خرید به عنوان یکی از فرآیندهای مهم پشتیبانی و تعریف و ارائه شاخص هایی برای تحت کنترل گرفتن این فرآیند با هدف تعیین وضعیت و شرایط موجود، شناسایی مشکلات احتمالی و رفع آنها و در صورت امکان، طرح ریزی و عملیاتی ساختن برنامه هایی برای بهبود این فرآیند می باشد.
با تعريف شاخص هاي اندازه گيري عملكرد، مقدار و ميزان اثربخشي و كارايي را مي توان محاسبه نموده و با در اختيار داشتن داده هاي حقيقي از محاسبه اين شاخص هاي كليدي، امكان برنامه ريزي ، اجرا، بازبيني و اقدام اصلاحي به وجود مي آيد. تنها در اين صورت است كه برنامه هاي مديريت عملكرد و بهبود ، پشتيبان مناسبي به لحاظ اطلاعات موثق پیدا کرده و و نتیجه بخشی آنها افزایش می یابد.
در اين مقاله چند شاخص، ارائه مي گردد . ضمن آنکه نحوه ي محاسبه آنها را توضيح داده و با ذکر مثال هایی تا حد امکان موضوع را بازکرده و مفاهیم آن را جهت درک صحیح و اجرا تشریح می کنم.
چرا شاخص کلیدی عملکرد را به کار می بریم؟
· شاخص کلیدی عملکرد به ما کمک میکند که بدانیم ما در ماموریت مان موفق هستیم.
· آنها یک ابزار مدیریتی مهمی برای پیگیری پیشرفت اهداف استراتژیک هستند
· کارکردن با شاخص های کلیدی عملکرد ، تفکر سیستمی را تشویق می کند .
· در اکثر سیستم ها 85 درصد مشکلات می تواند معمولا مربوط به سیستم باشد و 15 درصد ناشی از مسائل انفرادی به همین دلیل تشخیص سطح عملکرد سیستم از طریق اندازه گیری شاخص ها می تواند منبع مناسبی برای شناسایی علل مشکلات باشد.
· شاخص های کلیدی عملکرد رفتارها را به طرف دستیابی به چشم انداز، اهداف و اهداف کلان هدایت و اولویت بندی می کنند
· شاخص کلیدی عملکرد می تواند جزء اساسی برنامه ریزی کلی و پایش سیستم باشد
چند نکته در مورد شاخص های کلیدی عملکرد
· شاخص های کلیدی عملکرد را مورد بحث و بازنگری قرار دهید و ببیندی که آیا آنها واقعا کلیدی هستند؟ آیا اهمیت آنها را بیش از حد واقعی آنها تخمین نزده اید.
· با مطالعه شاخص های کلیدی عملکرد در شرکت های مشابه خود و آنهایی که موفق تر هستند از بهترین ها الگوبرداری کنید.
· با آنها چند مورد کاری را انجام دهید. شاخص های کلیدی عملکرد باید به تغییر رهنمون شوند
· سعی کنید که آن ها را تا حد امکان ساده نگهدارید، اما نه خیلی ساده که معنا و مفهوم خود را از دست بدهند.
گردآوري اطلاعات
گردآوري اطلاعات صحيح و دقيق اما به عهده ي شما مي باشد. در سازمان هایی که گردآوری اطلاعات، محاسبه شاخص ها و ترسیم نمودارها و تهیه گزارش های گوناگون، بخشی از فعالیت های مدیریتی می باشد، محاسبه این شاخص ها با صرف زمان و انرژی کمتری صورت می گیرد. اما در صورتی که اینچنین نیست، تقریبا باید از صفر شروع کرده و مکانیزم هایی را برای تهیه اطلاعات صحیح طراحی کرده تا بتوانید شاخص ها را محاسبه کنید.
گردآوری اطلاعات، محاسبه شاخص ها و ترسیم نمودارهای روند آن خلاصه مراحل اولیه کار است، ضمن آنكه بايستي مبنايي را به عنوان معيار پذيرش تعيين كنيد. معیار پذیرش، مقداری است برای شاخص که دستیابی به آن نشان دهنده تحقق حد معمولی از دستیابی به اهداف عملکردی می باشد.
معیار پذیرش شاخص
جهت تعیین معیار پذیرش به این صورت عمل کنید که حداقل سه دوره ي مقدار شاخص را، محاسبه کنید، ميانگين اين سه مقدار را محاسبه کرده و آن را به عنوان معيار پذيرش قرار دهید. به عنوان مثال اندازه گیری یکی از شاخص های خرید مانند درصد خرید های موفق در ماه های اول، دوم و سوم این اعداد را به دست داده است . 85 % ، 90 % و 95 % . میانگین این سه مقدار مساوی 90 % می باشد. همچنین می توانید با در نظر گرفتن برخی شرایط مقداری بالاتر را در نظر بگیرید تا جهت رسیدن به معیار پذیرش، قدری چالش وجود داشته باشد تا رسیدن به معیار پذیرش به راحتی قابل دستیابی نبوده باشد. در صورتی که مقدار بدست آمده شاخص از معیار پذیرش، انحراف داشت، بایستی علت یا علت های عدم دستیابی به معیار پذیرش را مشخص نموده و دست به طراحي و اجراي اقدامات اصلاحي بزنيد تا در دوره بعدی که شاخص را محاسبه می کنید، معیار پذیرش به دست آید.
هدف
چالش بزرگتری می توانید ایجاد کنید و آن اقدام به تعيين هدف براي شاخص مي باشد. درحالت عادی برای مالک فرآیند، دستیابی به معیار پذیرش نشان دهنده عملکرد مناسب می باشد. روی دیگر سکه یعنی عملکرد مناسب، برآوردن حداقل های تعیین شده است. در حالی که با تعیین هدف که مطمئنا بایستی بیشتر و بالاتر از معیار پذیرش باشد، شما انگیزه های لازم برای ایجاد بهبود را به وجود می آورید.
به عنوان مثال اگر معيار پذيرش شما 90% مي باشد، می توانید مقدار 93 % یا 95% را به عنوان هدف قرار داده و جهت رسيدن به آن برنامه ريزي كنيد.
شاخص هاي كليدي عملكرد KPI فرآيند خرید
به جهت اينكه تصوير دقيق و صحيحي از وضعيت فعلي خود بدست آوريد بايد شاخص هاي اندازه گيري مناسبي طراحي و تعريف كنيد. با اندازه گيري مقادير اين شاخص ها مي توانيد نسبت به شرايط كنوني هدفگذاري كرده و براي تحقق اهداف پيش بيني شده، برنامه هاي منسجمي را طراحي كنيد. با تداوم اندازه گيري و محاسبه مقادير شاخص ها در دوره هاي بعدي كاملا درمي يابيد كه در مسيري كه حركت مي كنيد چقدر موفق بوده و چه مقدار به هدف هاي خود رسيده ايد.
1. هزینه کل خرید ها
2. سرانه خرید به ازای نیروی انسانی
3. متوسط هزینه هر تراکنش خرید
در هر تراکنش خرید چه میزان ریالی خرید شده است.
4. درصد صحت خرید، تعداد خریدهای صحیح
چه تعداد از خریدهای انجام شده توسط درخواست کننده آن تأیید شده است
5. خرید به ازای هر واحد سازمانی
6. انحراف از Lead Time
7. هزینه اضافه حمل خرید
8. تحویل به موقع پیمانکاران
9. درصد کیفیت خرید های انجام شده
10. نمره ارزیابی عملکرد پیمانکاران
11. میزان تخفیف نسبت به کل خریدها
12. تعداد خریدهای معوق نسبت به کل سفارش های خرید
13. میزان توقف خط تولید به خاطر عدم تأمین شامل مواداولیه، قطعات یدکی و غیره
مطالب مرتبط :
شاخص های كليدی عملكرد فرآیند فروش Key Performance Indicator
شاخص های کلیدی عملکرد فرآیند مدیریت منابع انسانی - Key Performance Indicator for HRM Process
