پروژه های اجرایی و کاربردی بهبود مستمر - 1 -کاهش و بهینه سازی زمان گردش موجودی
پروژه های اجرایی و کاربردی بهبود مستمر - 1
کاهش و بهینه سازی زمان گردش موجودی
حسین عبدی
مقدمه
همیشه در تمام مطالب مدیریتی، روش ها و سیستم ها به صورت کلی و عمومی ارائه می شوند . این مسئله به این خاطر است که مخاطبان مطالب از سازمان ها و شرکت های گوناگون می باشند و مسائل باید به صورتی بازگو شود تا درصد بیشتری از خوانندگان بتوانند آن را درک و فهم نمایند و در صورت تمایل آن ها را به کار ببندند .
در این جایگاه برآنم تا برخی مصداق ها و موارد را به صورت اجرایی تر و کاربردی تر ارائه کنم . یعنی در مورد بهبود اگر مطلبی ارائه می شود به جز مثال هایی که در مطلب می آید چند پروژه ی کاملا اجرایی ، کاربردی و واقعی را نیز ارائه نمایم . طبیعتا هر مطلب یعنی هر پروژه ای که ارائه می شود خاص یک نوع صنعت یا محصول یا زمینه ی کاری می باشد . درست است که بیشترین بهره را گروهی می برند که در آن صنعت ، مشغول به فعالیت می باشند اما همانند مفاهیم و تئوری ها، پروژه ها نیز نکات و اصولی مشترک و عمومی دارند که برای دیگران نیز قابل استفاده خواهد بود . این نوع مطالب مشابه مطالعات موردی Case Study می باشند .
یکی از پروژه های خوبی که در سازمان های گوناگون می توان طرح ریزی و اجرا نمود بهینه سازی زمان گردش موجودی می باشد . تولید هر محصول و حتی ارائه یک خدمت یک دوره ی گردش دارد . از زمانی که مواد اولیه ، قطعات نیم ساخته و اقلام مورد نیاز تولید یک محصول و یا ورودی های لازم برای ارائه یک خدمت وارد سازمانی می شوند تا هنگامی که قطعات و ورودی ها تبدیل به محصول نهایی شده وبرای مشتری ارسال می گردند و یاخدمت به مشتری ارائه می گردد مدت زمانی طول می کشد این دوره زمانی را دوره گردش می نامیم .
شرکت تولیدی
یک شرکت تولید قطعات خودرو را در نظر بگیرید . ورودی های این شرکت مجموعه های مختلف خودرو می باشند مانند موتور ، بدنه ، سیستم تعلیق ، ترمز ، سیستم انتقال نیرو ، سپر و بسیاری قطعات و مجموعه های دیگر . پس از ورود این اجزا به سازمان، آن ها در انبار ورودی نگهداری شده تا بازرسی ورودی جهت تأیید انجام شود، اقلام ورودی پس از تأیید توسط کنترل کیفیت ، مدتی در انبار ورودی می مانند سپس مطابق برنامه تولید به تدریج و در محموله های مختلف وارد خط تولید می شوند و مراحل مختلف تولید را طی می کنند، به عنوان مثال، بدنه، مراحل آماده سازی ، رنگ و غیره را سپری می کند . این اجزا روی خط اصلی تولید رفته و خودرو، مونتاژ می شود. پس از مونتاژ، نیز مراحل تکمیل کاری را طی کرده و بازرسی های گوناگون را پشت سر می گذارد و در انتها در انبار محصول نهایی نگهداری شده تا تحویل مشتری شود . کل زمانی که طول می کشد تا قطعات ورودی به خودرو آماده تحویل مشتری، تبدیل شود را زمان گردش موجودی آن می گوییم .
شرکت خدماتی
شرکت های مختلف خدماتی مانند بانک ها و شرکت های بیمه را در نظر بگیرید. هنگامی که یک ورودی مانند درخواست و صدور بیمه نامه از سوی مشتری ارائه می گردد تا بیمه نامه صادر گردد و تحویل مشتری شود یا درخواست وامی صورت می گیرد تا هنگامی که مراحل مختلف ارزیابی و تأیید درخواست صورت می پذیرد و وام به مشتری پرداخت می گردد را دوره گردش آن می نامیم .
مزایای اجرای پروژه
بنا به دلایل بسیار زیادی، کاهش این دوره زمانی، باعث بهبود می شود . این مهم خصوصا در سازمان های صنعتی و شرکت های تولیدی، سودبخش می باشد . هنگامی که سازمانی، منابع مالی خود را هزینه می کند تا مواداولیه و یا قطعات نیم ساخته را خریداری کند تا این مواد تبدیل به محصولی شوند که مشتری بابت دریافت بهای آن را بپردازد ، سرمایه شرکت به نوعی بلوکه شده و راکد می ماند پس اولین مزیت، کاهش زمان راکد ماندن سرمایه هایی است که بهای تمام شده محصول را می سازند . این هزینه ها بسیارند مانند مواد اولیه ، نیروی انسانی ، انرژی و حتی هزینه های سرباری مانند استهلاک تجهیزات . هرچه این هزینه ها سریعتر تبدیل به پولی شوند که از فروش محصول ساخته شده، عاید شرکت می شوند بهتر خواهد بود . موارد دیگری مانند افزایش قدرت واکنش شرکت به تغییرات مورد نظر بازار و مشتریان ، بهبود تحویل به موقع محصول به مشتری و . . از دیگر مزایای این پروژه می باشند .
مسئول طرح ریزی و اجرای پروژه
متولی این پروژه معمولا واحد برنامه ریزی یا مهندسی صنایع شرکت ها می باشد . تیم پروژه نیز بهتر است از مدیران و کارشناسان واحدهای برنامه ریزی ، مهندسی صنایع ، تولید ، مهندسی و انبار انتخاب شوند .
آماده سازی و پیش نیازهای پروژه
محصولات مختلف شرکت را به لحاظ تشابهات آن ها دسته بندی کرد ه و یک محصول را که تولید و فروش بیشتری دارد را به عنوان پایلوت انتخاب کنید تا پس از اجرای آزمایشی پروژه روی آن محصول ، نتایج مناسب را به دست آورده و از این دستاوردها برای محصولات دیگر استفاده کنید.
یکی از پیش نیازهای اجرای این پروژه، وجود ، استقرار و اجرای صحیح و مناسب سیستم شناسایی و ردیابی مواد و محصولات در سازمان می باشد . بدون سیستم ردیابی شما به سختی خواهید توانست این پروژه را به صورتی اثربخش، پیاده سازی نمایید .
مراحل اجرایی پروژه
پس از تعیین مسئول پروژه و اعضای گروه ، زیرپروژه ها و فعالیت های پروژه را مشخص کرده و آنها را زمانبندی نمایید مسئولان اقدام ها را نیز تعیین کنید . زیرفعالیت ها مطابق با اقداماتی می باشد که در زیر خواهد آمد .
در ابتدا بایستی یک یا چند جزء از اقلام ورودی که جزء مواد اصلی تولید محصول می باشند را انتخاب نمایید . به عنوان مثال در یک کارخانه تولید قطعات خودرو مانند آهنگری، ماده اولیه، فولاد می باشد که به صورت میل گرد، مورد استفاده قرار می گیرد . کد شناسایی محموله ورودی را ثبت نمایید و طی مراحل مختلف تولید آن را زیر نظر داشته باشید . در هر مرحله تولیدی از نیروها و اپراتورهای تولید بخواهید که تاریخ و ساعت آغاز و اتمام مراحل تولید را روی برگه ی ردیابی همراه محموله ثبت نمایند . به جز ثبت دقیق زمان های عملیات تولید زمان های انجام بازرسی ها را نیز از بازرسان کنترل کیفیت نیز بخواهید ثبت نمایند . در برخی موارد، محموله های محصول نیم ساخته، جهت انجام برخی مراحل کاری توسط پیمانکاران از شرکت خارج شده و پس از انجام عملیات توسط شرکت پیمانکار به کارخانه بازگردانده می شوند . زمان های خروج و بازگشت را از مسئول انبار در جریان نیز درخواست نمایید تا ثبت نماید
در انتهای عملیات کاری و زمانی که محموله ی بسته بندی شده و پس از نگهداری در انبار محصول برای مشتری ارسال می شود برگه ردیابی محموله را برداشته و زمان های مراحل مختلف عملیات را درجدولی که تهیه کرده اید ثبت نمایید . به جهت اینکه محموله های مختلف زمان های متفاوتی دارند محموله های دیگری را هم تحت نظر بگیرید و پس از محاسبه ثبت اطلاعات آن ها، از زمان های بدست آمده، میانگین بگیرید تا داده ها واقعی تر بوده و شرایط مختلف تولید را لحاظ کرده باشید.
برخی محموله ها به دلایل مشکلات کیفی ، مدت زمانی، بلاتکلیف مانده تا وضعیت بازرسی و آزمون آنها تصمیم گیری و مشخص شود . یا ممکن است که نیاز به انجام عملیات بازکاری روی آن ها باشد که پس از آن یک مرحله بازرسی مجدد نیز نیاز می باشد . این موارد زمان کل را طولانی تر می کند و چون بخشی از فرآیند واقعی می باشد نباید این اطلاعات را حذف کرده و کنار گذاشت .
دوره زمانی کل را با جمع کردن زمان های تک تک مراحل محاسبه کنید . توجه داشته باشید که محاسبات را روی داده های میانگین انجام دهید .
حالا زمان های خالص انجام عملیات روی مواد و محصولات نیم ساخته را محاسبه کنید یعنی تفاضل ساعت های شروع و اتمام عملیات ، خواهید دید که حاصل جمع این زمان ها بسیار کمتر از زمان واقعی و کل است که شما به دست آورده اید .
در این مقدار بدست آمده زمان های تأخیر ، انتظار و دیگر اتلاف ها دخالت ندارد . به همین دلیل بسیار کمتر است . به مفهوم دیگر اگر محموله از مواد اولیه را مرحله به مرحله و بدون تأخیر و انتظار مابین مراحل به پیش ببرید ، محصول نهایی بسیار سریعتر آماده می شود، اما در واقعیت چنین نیست .
تأخیرهای بسیاری وجود دارند . برخی از آنها ذاتی فرآیند است . در فاز اول به این زمان ها برای کاهش یا حذف کاری نداریم . سرو کار ما با اتلاف های ناشی از تأخیر و انتظاری است که ذات فرآیند نیست و بنا به دلایل مختلف روی می دهد . این اتلاف ها می تواند ناشی از عوامل زیر باشد.
1 – برنامه ریزی ناصحیح تولید
یعنی مراحل تولیدی در زمان هایی زودتر از زمان لازم برنامه ریزی می شوند و چون زمان تحویل آنها دیرتر است در برخی مراحل به عمد کنار گذاشته می شوند و محموله هایی که تاریخ تحویل آن ها جلوتر است زودتر روی آنها فرآیند انجام می شود .
2 – مشکلات کیفی و عدم انطباق ناشی از بروز عیب در محصول
3 – توقف خط تولید به دلیل خرابی دستگاه و تجهیزات
4 – عدم تناسب ظرفیت تولید بین ایستگاه های تولید
سرعت انجام فرآیند در برخی مراحل و ایستگاه های تولیدی و عملیاتی کمتر است و محموله های تولید شده در مراحل قبلی در این ایستگاه ها منتظر می مانند تا عملیات روی آن ها انجام شود . به زبان دیگر این ایستگاه ها ، گلوگاه می باشند و تولید با حجم بیشتر در ایستگاه های تولیدی دیگر باعث افزایش حجم تولید در زمان مشخصی نمی شود و میزان خروجی کل خط تولید مساوی ظرفیت تولید همین ایستگاه می باشد .
5 – زمان بالای تعویض خط تولید و تنظیم مجدد
که به آن زمان Setup و راه اندازی می گوییم.
6 – عدم رعایت قانون اولین ورودی اولین خروجی FiFo
عدم توجه به این قانون در انبارهای مواد اولیه و در جریان ، باعث می شود محموله هایی که زودتر وارد انبار شده اند زودتر خارج نشوند
7 – تأخیر در مراحل جابجایی محموله ها بین ایستگاه ها
بنا به دلایل گوناگونی مانند خرابی تجهیزات حمل و نقل مثل لیفت تراک ، جرثقیل سقفی ، جک پالت ویا نوارهای نقاله ، جابجایی محموله های آماده بین ایستگاه ها به کندی و با تأخیر صورت می گیرد .
8 – انجام بازکاری و عملیات اصلاح و تعمیر روی محموله های دارای مشکل کیفی
9 – انجام بازرسی مجدد روی محموله های بازکاری شده
10 – بازرسی صددرصد و جداسازی محموله های نامنطبق
11 – عدم تکمیل محموله های ارسالی
بنا به دلایلی مانند کمبود تعداد محصولات به جهت ضایعات شدن تعدادی از محصولات که بایستی برنامه تولید جبرانی برای آنها تدارک دیده شده تا محموله ارسالی تکمیل شود
12 – کمبود مواد اولیه ، ملزومات تولیدی و غیره
که باعث بروز تأخیر در تولید و تکمیل محموله ها می شود
13 – و برخی عوامل دیگر
که بنا به شرایط خاص شرکت شما ممکن است باعث تأخیر شود
حال که زمان ها را محاسبه کرده اید و عوامل تأخیر را شناسایی نموده اید می توانید مراحل بعدی را نیز پیش ببرید .
تشکیل تیم حل مسئله و اتاق فکر
با ترسیم نمودار پارتو از زمان های مراحل، شامل زمان های عملیات و همچنین زمان های تأخیر و اتلاف ها، موارد طولانی تر را شناسایی کنید . در ابتدا توصیه می کنم روی مراحل طولانی تر تمرکز کنید . هرکدام از آنها را که امکان کاهش یا حذف آنها وجود دارد، انتخاب کرده و با برگزاری جلسات حل مسئله و استفاده از تکنیک های مختلف مانند طوفان فکری ، استخوان ماهی و . . . راهکارهایی را تعیین و ارزیابی نموده و بهترین آنها را جهت اجرا انتخاب نمایید .
مرحله به مرحله پیش بروید. پس از پیاده سازی اقدامات بهبود در یک ایستگاه ، سراغ ایستگاه بعدی بروید . اثربخشی اقدامات را نیز مد نظر داشته باشید . درصورتی که اقدامات طراحی شده، کارگر نبود مجددا نسبت به طراحی راهکار و اجرای آن اقدام نمایید و پس از گذشت زمان مناسب از اجرای اقدامات، مجددا مراحل اولیه اندازه گیری های زمان های دوره گردش را ثبت و محاسبه نمایید و بررسی کنید که آیا اقدامات مثمر ثمر و اثربخش بوده یا خیر؟
تعمیم پروژه پایلوت به محصولات دیگر
درصورتی که نتایج حاصل از اجرای پروژه به صورت پایلوت ، اثربخش و قابل توجه بود از نتایج و دستاوردهای حاصل برای محصولات دیگر نیز استفاده نمایید و آن ها را به محصولات دیگر نیز بسط دهید .
راهکارهای کاهش و حذف اتلاف ها
به عنوان مثال اگر یک عامل تأخیر عمده ، زمان های طولانی تنظیم و راه اندازی می باشد، اجرای پروژه SMED یا تعویض تک دقیقه ای قالب بسیار موثر خواهد بود .
اگر توقف تجهیزات و خرابی دستگاه ها ، عامل مهم انتظار و تأخیر است نسبت به اجرای روش های نگهداری و سیستم های مدیریت نگهداری تعمیرات PM و TPM اقدام نمایید .
موفق باشید
