مدیر پارسی

دوره ی گذار در عرصه ی مدیریت سازمان های کشور

حسین عبدی

مشاور مدیریت و سیستم های مدیریت کیفیت

h.abdi.ceo@gmail.com

مقدمه

پرداختن به سیستم های مدیریتی و اجرایی ساختن متدهای آن در کشور ما سابقه ای طولانی ندارد. شرکت هایی هستند که به لحاظ کمی در حد و اندازه های کارخانه های بزرگ هستند اما به شکل یک کارگاه اداره و مدیریت می شوند، در همین وضعیت و در آن سوی طیف، هستند سازمان هایی که نزدیک به شرکت های کشورهای توسعه یافته حرکت می کنند و سیستم های مدیریتی را به درستی پیاده سازی نموده و از نتایج موفقیت آمیز این رویکرد، بهره مند شده اند.

به دو دسته ی بالا شرکت هایی را اضافه کنید که در میانه های این طیف قرارد داشته و ضرورت های جدی برای اداره ی کسب و کار خود به شیوه های علمی و مدیریتی را حس نکرده و اهمیت رویکرد به سیستم های مدیریت را درک ننموده و در حالت تردید و دودلی قرار دارند. این سازمان ها و مدیران آن ها به مزه مزه کردن به کارگیری شیوه های مدرن مدیریت در سازمان های خود مشغول می باشند و در انتظار آینده ای هستند که آن ها را به کدام سمت و کدام جهت خواهد کشاند.

آمار، داده ها و اطلاعات دقیقی نیز وجود ندارد تا بتوان روی این نکته ی مهم و اساسی تحلیل و بررسی کرد و بتوان گفت که به لحاظ اداره ی کسب و کارها در صنایع مختلف تولیدی و خدماتی، شرکت ها چه رویکردهایی را در پیش گرفته و نتایج حاصل از هر کدام از رویه ها و روش های اداره و مدیریت کسب و کارها چه بوده و کدام دسته در شرایط اقتصادی، فرهنگی و کاری کشور ما موثرتر و موفق تر بوده است.

آب و هوای تفکر و فضای ذهنی مدیران ارشد

در سازمان های مختلفی که بازدید کرده ام و با مدیران یا مالکان آن ها گفتگو کرده ام به صورت نسبتا قطعی! می توانم بگویم که مدیران ارشد در سازمان هایی که متعلق به دسته ی سوم هستند بنا به ورودی های مختلفی که به ذهن شان وارد می شود نسبت به استفاده از اصول مدون مدیریت و تکنیک های گوناگون آن احساس نیاز کرده اند. این ورودی ها مختلف بوده و می توان آن ها را شامل موارد زیر دانست.

·         گفتگو با مدیران و همکاران شرکت های مرتبط مانند مشتریان و تأمین کنندگان

·         مطالعه ی نشریات، روزنامه ها، کتاب و مجلات

·         گشت و گذار در اینترنت

·         رسانه های دیداری و شنیداری مانند رادیو و تلویزیون

·         بازدید از شرکت های دیگر

·         سفرهای خارجی

·         اعلام نیاز از سوی مدیران میانی و کارشناسان شرکت خود

·         مشاهده ی عملکرد رقبا

·         اجبار از سوی مشتریان

·         الزام های قانونی و دولتی

·         توصیه های مشاوران و نزدیکان آگاه و مطلع

ممکن است که صاحب یا مالک یک شرکت یا مدیر ارشد آن، ورودی های بالا را به تعداد زیاد و در یک دوره ی طولانی مدت دریافت کند و احساس نیاز هم در ذهن وی به وجود بیاید که باید در اداره ی سازمان و فعالیت های کسب و کار، روش قدیمی و سنتی خود را که تا کنون به کار می بسته است را با سیستم های مدیریتی نوین، جایگزین نماید اما برای اجرایی ساختن این درک فکری و عینیت بخشیدن به این دریافت ذهنی، تصمیم جدی نگیرد و اقدامی انجام ندهد تا ذهنیت جدیدی را که کسب کرده جامه ی واقعیت بپوشاند. تعجب نکنید، عجیب هست اما جای تعجب ندارد چون این وضعیت در برخی سازمان های کشور هم اکنون نیز وجود دارد. این مسئله، دلایل متعدد و بسیاری دارد که به آن خواهیم پرداخت.

مجموعه ی عوامل بالا زمانی تبدیل به یک تصمیم جدی می شود که فرد تصمیم گیرنده و صاحب اختیار در یک سازمان، مشکلاتی را که در سازمان خود مشاهده می کند را مورد بررسی قرار داده و تشخیص دهد که علت و دلایل به وجود آمدن این معضلات، تفکر ناصواب و شیوه عمل ناکارآمد در اداره شرکت می باشد. به جز آن که ایشان، علل ایجاد مشکلات در سازمان را عدم رویکرد صحیح مدیریت تشخیص دهد، بداند و به این باور برسد که روش ها و تکنیک های مدیریتی می تواند برای آن سازمان راهگشا بوده و به کاربستن آن ها کارگشای وضعیت نامناسب شرکت وی می باشد.

پایان روند تحلیل ذهنی وی، جهت تصمیم گیری و اجرای سیستم های مدیریتی، تحلیل هزینه و فایده است. این فرد از خود خواهد پرسید که

آیا هزینه هایی که باید صرف شود تا رویکردی جدید را در پیش بگیرد تا مشکلات سازمان راحل نماید، صرفه و ارزش نتایجی را که به همراه خواهد داشت، دارد؟

کارگاهی مدیریت کردن یک کارخانه

تحلیل مدیر ارشد یک کارخانه برای اتخاذ تصمیم جهت به کارگیری سیستم های مدیریتی، یک تحلیل کاملا اقتصادی یا بهتر بگویم بازاری است. شما می دانید که تغییر شیوه و روش اداره ی امور از زمانی که کارخانه ی فعلی به صورت یک کارگاه بزرگ ! اداره می شود تا وقتی که با یک سیستم مدیریتی مدون، گردانده شود، هزینه های زیادی را در بر خواهد داشت. برخی از ردیف های هزینه این تغییر و تحول به شرح زیر می باشد.

·         مشاوره در طراحی و پیاده سازی سیستم های مدیریتی

·         استخدام و جذب مدیران، کارشناسان و متخصصان

·         تأمین تجهیزات سخت افزاری

·         خرید نرم افزارهای گوناگون مانند اداری، حسابداری، انبار و غیره

·         هزینه های آموزش منابع انسانی

·         تأسیسات و فضاهای اداری، خدماتی، رفاهی و غیره

·         تغییر در روش ها و رویه های کاری

شرکت های صنعتی، خصوصا آن هایی که به صورت سنتی اداره می شوند، معمولا به لحاظ تجهیزات سخت افزاری و خصوصا دستگاه ها و ماشین آلات تولیدی، وضعیت مناسب و مطلوبی دارند. آن ها عمدتا در این زمینه ها زودتر و سریع تر رشد می کنند. صاحبان این شرکت ها، دستگاه های تولیدی جدید، با ظرفیت بالاتر و تکنولوژی بهتری را خریداری می کنند و با نصب و راه اندازی آن ها، حجم تولید خود را بالا می برند. اما آن ها در زمینه ها و ابعاد دیگر کسب و کار خود، کمتر سرمایه گذاری می کنند.

دیدگاه تولید مدار آن ها، سرمایه گذاری در تولید را کاملا منطقی و اقتصادی می داند، چون بلافاصله منجر به تولید و فروش بیشتر شده و برای شرکت درآمد ایجاد می کند، اما صرف هزینه در جنبه های دیگر کسب و کار مانند منابع انسانی، آموزش، سیستم های مدیریت، آزمایشگاه، تکنولوژی اطلاعات، تحقیق و توسعه، نرم افزار و فعالیت های مهندسی را معمولا به لحاظ سربار دانستن و اضافه پنداشتن آن ها، به سختی قبول می کنند و تا زمانی که احساس نیاز و ضرورتی جدی، در ذهن آن ها پدید نیاید دست به سرمایه گذاری در این زمینه ها نمی زنند و پولی را خرج آن نمی کنند.

رشد تک بعدی این سازمان ها آن هم در جنبه ی سخت افزاری تولید، سازمان آن ها را شبیه به بدنی می کند که دست و پاهای آن ها بسیار بزرگتر از حالت معمول و در تناسب با دیگر اعضای بدن است. این بدن با عدم تناسب در اندازه های اعضای آن، بسیار نازیبا و البته ناکارآمد است.

نپرداختن به موقع به دیگر اعضای بدن یا همان قسمت های دیگر سازمان، معمولا باعث بروز مشکلات عدیده و عمده می گردد. این نوع تفکر و این شیوه ی عملکرد منجر به مسائل و مشکلاتی به شرح زیر می گردد.

·         حجم تولید مورد انتظار با راه اندازی دستگاه های جدید محقق نمی شود

·         کیفیت محصولات تولیدی، مطلوب نخواهد بود

·         توقفات خطوط تولید افزایش می یابد

·         حجم کار در برخی واحدها به صورت غیر منطقی و ناهماهنگ با دیگر واحدها افزایش می یابد

·         سفارش های مشتریان، به موقع، تحویل نخواهد شد

·         مشتریان به دلیل عدم کیفیت محصولات و تحویل با تأخیر محصول، ناراضی خواهند بود

·         و موارد دیگر

هرکدام از مشکلات فوق به دلیل عدم پیش بینی نیازهای همه جانبه ی توسعه و رشد، می باشد. اگر مدیریت ارشد کارخانه ای کوچک تصمیم می گیرد که کسب و کار خود را توسعه دهد، دستگاه های جدید خریداری شود و می خواهد که حجم تولید را بالا ببرد و یا محصولات جدیدی را تولید کند، باید موارد گوناگونی را از پیش برنامه ریزی کرده و همه ی منابع و امکانات مورد نیاز برای طراحی و تولید محصول مناسب و با کیفیت را مد نظر قرار دهد. برخی از مواردی که مدیر ارشد سازمان باید به آن توجه داشته باشد به شرح زیر می باشد.

·         طرح ریزی و ایجاد سیستم های نگهداری تعمیرات برای نگهداری و سرویس دستگاه ها. در غیر این صورت، دستگاه ها به دفعات زیاد دچار خرابی شده و خیلی زودتر از عمر مفیدشان دچار فرسودگی شده و به زودی مستهلک می شوند.

·         کارشناسان لازم برای فعالیت های مهندسی و طراحی و تولید محصولات جدید، جذب شوند.

·         کنترل کیفیت محصولات جدید و یا آزمایشگاه مناسب مورد نیاز خواهد بود.

·         آموزش نیروهای تولیدی و یا ستادی جدید.

·         سیستم های برنامه ریزی تولید، مدیریت انبارها، ردیابی و شناسایی مواد اولیه، محصول در جریان ساخت و محصول نهایی

·         و بسیاری منابع و امکانات دیگر که برخی باید زودتر از توسعه سخت افزاری و بعضی همزمان باید با آن، برنامه ریزی و تهیه گردند.

اتخاذ همین تدابیر خود نیاز به اجرای سیستم های مدیریت منسجم و قوی دارد.

از این پس

مشکلات متعدد فضای کسب و کار امروز با همه ی سختی هایی که به همراه دارد این نکته ی مهم و اساسی را حتی به اجبار هم که شده به ما یادآور می شود که برای بقاء و برای برون رفت از ایستگاه کنونی و گام برداشتن رو به جلو، چاره ای جز پا گذاشتن در راهی که همه ی شرکت های موفق آن را رفته اند، نداریم. ما تجربه ی همه ی شرکت های موفق را پیش چشم داریم، باید دانش و تئوری مدیریت را فراگرفته و آن را با مهارت های ذاتی و مدیریت تجربی خودمان آمیخته تا بتوانیم سیستم مدیریتی کارآمد و اثربخش را به کار بگیریم و از نتایج آن بهره مند شویم.