طرح های اقتضایی
طرح های اقتضایی
حسین عبدی
سازمان ها در انجام عملیات اصلی خود یعنی ارائه خدمات و یا تولید محصولات از منابع گوناگونی استفاده می کنند . این منابع ، فهرست های مختلفی دارد یکی از فهرست های اصلی 7M+2E می باشد که شامل موارد زیر می باشد .
1. Man
2. Material
3. Method
4. Money
5. Machine
6. Management
7. Measurement
8. Environment
9. Energy
در شرایط عادی و روتین ، عملیات با استفاده از منابع فوق به صورت معمول انجام می شود . اما همانطور که شما نیز حتما آن را تجربه کرده اید بعضا موقعیت هایی پیش بینی نشده ، رخ می دهند که باعث می گردند وقفه و خللی در تأمین منابع لازم برای انجام فرآیندهای خدماتی و تولیدی پیش بیاید .
به عنوان مثال ممکن است موارد زیر رخ دهد .
· انرژی تأمین نگردد ، ممکن است شبکه سراسری برق یا گاز طبیعی دچار قطعی چند روزه شود .
· یکی از دستگاه های کلیدی تولید ، خراب شده و با متوقف شدن آن ماشین ، کل خط تولید نیز از کار بیفتد.
· نیروی انسانی به علت های مختلف به میزان مورد نیاز در اختیار قرار نگیرد .
· یکی از تأمین کنندگان مواد و قطعات و یا پیمانکار ارائه دهنده خدمات قادر به ادامه ی تأمین مواد اولیه و یا خدمات پیمانکاری نباشد.
· مواد اولیه تأمین نشود .
· حوادث غیر مترقبه طبیعی مانند سیل ، آتش سوزی و زلزله پیش بیاید .
· مشتریان اصلی به ناگاه سفارش خود را به میزان زیادی کاهش یا افزایش دهند .
· مشکل کیفی حاد در حجم زیادی از محصولات آماده شده ، شناسایی گردد و یا مشتریان اعلام عیب و عدم انطباق کیفی در محصولات تحویل داده شده را گزارش نمایند .
· شبکه ی حمل و نقل دچار وقفه در ارائه خدمات شود .
· و بسیاری موارد دیگر
همانطور که مشاهده کردید مشکلات احتمالی بسیار متنوع بوده و اثرات آن ها ، کم یا زیاد ، مخرب می باشند . در جهت کاهش اثرات نامطلوب اینگونه مسائل ، روش های گوناگونی ارائه شده است . به عنوان مثال سیستم مدیریت بحران سعی می کند به روشی منظم و مدون به این معضل بپردازد . سیستم های مدیریت کیفیت مانند ISO TS 16949 در بند 6-3-2 الزام نموده اند که سازمان باید این موارد را پیش بینی نموده و طرح های اقتضایی تهیه کند تا در صورت وقوع این نوع وقفه ها در عملیات اصلی سازمان ، با اجرای برنامه های از پیش تدوین شده ، سازمان یک آمادگی نسبی را پیدا کرده و آسیب های جدی به سازمان وارد نشود .
بند 6-3-2 - طرح های اقتضایی
سازمان باید طرح های اقتضایی مناسبی را به منظور برآورده سازی خواسته های مشتری در مواقعی که یک حالت اضطراری مانند خرابی تسهیلات ، کمبود نیروی کار ، خرابی تجهیزات کلیدی و برگشتی از عرصه ی مصرفی رخ می دهد ، تهیه نماید .
برای اینکه زمان وقوع مشکلات ، سازمان توانایی اجرای برنامه های طراحی شده را دارا باشد باید برخی اقدامات احتیاطی و بعضی امکانات اضافی را آماده نماید و زمان بروز مشکل از آنها درجهت رفع بحران استفاده نماید . به عنوان مثال شرکت ها می توانند با توجه به نوع فعالیت های خود برخی از اقدامات احتیاطی زیر را اتخاذ نمایند .
· اگریکی از اختلال های احتمالی عدم ارائه خدمات پیمانکاری توسط پیمانکاران باشد می توان در حالت عادی که مشکلی پیش نیامده است پیمانکاران مناسب را شناسایی نموده و نسبت به ارزیابی و انتخاب اولیه آنها اقدام نمایید . تا درصورت عدم فعالیت پیمانکار اصلی بتوانید در زمانی کوتاه ، با یپمانکار جایگزین وارد همکاری شوید و از خدمات او استفاده کنید .
· اگر یکی از تجهیزات اصلی دچار خرابی شود می توان از قبل یک دستگاه جایگزین تهیه نمود یا برای تعمیر و راه اندازی سریع دستگاه ، قطعات یدکی لازم را تهیه کرده ، پیمانکار خبره ای برای تعمیر دستگاه شناسایی نمایید و یا پیمانکاری جهت ارائه خدمات همان دستگاه کلیدی را شناسایی کرده تا در هنگام توقف دستگاه از آن پیمانکار استفاده کنیم .
· در مورد قطع انرژی مانند برق یا گاز می توان ژنراتوری جهت تولید و تأمین برق ، نصب و راه اندازی کرد و یا از مشعل های با سوخت گازوییل به جای گاز استفاده نمود و البته یک مخزن گازوییل .
· در مورد مشکلات حاد کیفی نیز می توان یک ذخیره ی احتیاطی از محصول ایجاد کرد تا در صورت برگشت محموله از سوی مشتری آن محموله جایگزین شود و مشتری به لحاظ در اختیار نداشتن محصول دچار مشکل حادی نشود . یا یک تیم واکنش سریع از کارشناسان خبره ، تعریف کردتا در برابر مشکلات کیفی ، عکس العمل سریعی اتخاذ نمود .
· و . . .
پس از تعریف برنامه های واکنشی در برابر مشکلات احتمالی باید برای تهیه و تأمین پیش نیازهای اجرای برنامه اقدام کرد . برای اجرای بهتر این برنامه ها بایستی که مسئولی برای اقدام جهت تهیه امکانات اجرای برنامه تعریف کرد . هنگام بروز اختلال نیز بایستی مسئولی جهت انجام برنامه ی اقتضایی تعیین کرد که می تواند همان مسئول قبلی ، یعنی کسی باشد که باید پیش نیازها را تأمین نماید ، باشد .
در صورت وقوع حوادث و انجام اقدامات تعریف شده ، تجربیاتی حاصل می گردد که بایستی این تجربیات را تحلیل کرده و با استفاده از آن ها طرح ها و برنامه های اقتضایی را مورد بازنگری قرار داد تا برنامه ها ، اجرایی تر ، واقعی تر و مفیدتر شوند .
