راه بهبود Improvement Way
راه بهبود
Improvement Way
حسین عبدی
مقدمه
در يك سازمان ، شناسايي مشكلات و مسائل و سپس رفع و حل آن ها از مهمترين اقداماتي است گه سيستم مديريت آن سازمان بايد اولويت اول را به آن ها اختصاص دهد . اين مهم در سازمان هايی که داراي سيستم مدون مديريت كيفيت است از طریق فرآيند اقدام اصلاحي صورت مي پذيرد كه پیش از این در مطلب اقدام اصلاحی به آن پرداخته ام .
اما زمان هایی وجود دارد و موقعيت هايي پيش مي آيد كه روند اجراي فعاليت هاي شركت به گونه اي است كه مشكل خاص و مسئله ي مشخصي به چشم نمي آيد و فعاليت ها و فرآيندها سير عادي و روال طبيعي خود را طی مي كنند . در اينجا زمينه اصلي برنامه ريزي هاي مديريت شرکت بایستی شناسايي فرصت هايي براي بهبود باشد .
بهبود در قالب سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 ، ISO TS 16949 و دیگر استانداردها
سيستم هاي مديريت كيفيت مبحث بهبود را به عنوان یک رويكرد اصلی دانسته و در استاندارد های مختلف به آن اشاره کرده و بر آن تأکید نموده اند . حتی استانداردی خاص بهبود مستمر تدوین و ارائه گردیده است همانطور که آگاهی دارید استاندارد ISO 9004 که آخرین ویرایش آن در سال 2009 ارائه گردیده است مختص بحث بهبود می باشد . در مورد استاندارد سیستم بهبود که با عنوان مدیریت موفقیت پایدار در یک سازمان منتشر شده است در مطلب مدیریت موفقیت پایدار در یک سازمان با استاندارد بین المللی ISO 9004 : 2009 به طور مفصل به آن پرداخته ام .
در استانداردهای دیگر مانند ایزو 9001 و ایزو تی اس در بندچهارم یعنی بند استاندارد مدیریت کیفیت پس از توصیه به پیاده سازی و استقرار سیستم مدیریت کیفیت بلافاصله می گوید که سازمان باید به طور مستمر اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت را بهبود دهد.
بند هشت این استانداردها نیز به طور کامل به مبحث تجزیه و تحلیل و بهبود پرداخته اند .
معمولا در سازمان هایی که سیستم های مدیریت کیفیت را پیاده نموده اند به بهبود در قالب فرآيند بهبود مستمر می پردازند ، به این صورت که شرح فعالیت های فرآیند ، ورودی های این فرآیند از دیگر فرآیندها و همچنین خروجی های این فرآیند را تعریف کرده و در قالب شناسنامه فرآیند بهبود مستمر مدون می گردد .
برای اینکه با توصیه استاندارد در خصوص بهبود آشنا شوید متن بند استاندارد سیستم مديريت كيفيت ISO 9001 2008 را در زير می آورم .
بند 8-5- بهبود
بند 8-5-1- بهبود مستمر
سازمان بايد به طور مستمر اثربخشي سيستم مديريت كيفيت را از طريق به كارگيري خط مشي كيفيت ، اهداف كيفيت ، نتايج مميزی ها ، تحليل داده ها ، اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه و بازنگري مديريت بهبود بخشد .
استاندارد مي خواهد كه بهبود مستمر را از طریق مواردی که توصیه می کند انجام دهید که این ورودی ها در ادامه مطلب توضیح داده می شود . به کلمه باید در متن استاندارد توجه داشته باشید . در استاندارد هر کجا کلمه باید آمده است ، نشانه ی یک الزام است که بایستی حتما مطابق متن اقدام شود .
فرآیند بهبود مستمر
اصول سيستماتيك بهبود مستمر را در قالب مراحل اجرایی با همديگر مرور خواهيم كرد . این مراحل به این جهت مورد بحث قرار می گیرد که شما بتوانید به صورتی مناسب ، موثر و اثربخش آن را در سازمان خود ایجاد کرده و پیاده سازی نمایید . سلسله اقدامات متوالی جهت اجرای فرآیند بهبود را در زیر ارائه خواهم نمود که شامل شناسایی فرصت های بهبود ، ارزیابی آن ها ، برنامه ریزی، اجرا و سنجش میزان اثربخشی فعالیت ها و پروژه های بهبود می باشد .
شناسايي فرصت هاي بهبود
در ابتدا بايستي به اين مسئله بپردازيد كه چطور و چگونه می توانید فرصت هاي بهبود را شناسايي کرده و يا آن ها را ايجاد نمایید . در زير چند ورودي براي فرآيند بهبود مستمر ارائه مي گردد .
1- مميزي
ممیزی ها و آدیت ها که شامل مميزي داخلي سيستم مديريت كيفيت مميزي اول شخص ، مميزي سيستم مديريت كيفيت توسط CB ( سوم شخص ) مميزي يا آديت فرآيند و مميزي محصول
2- نظام پيشنهادها
ایده های پرسنل سازمان جهت بهبود
3- پايش فرآيند ها
اندازه گیری شاخص های پایش فرآیندها و تحت کنترل قراردادن روند آن ها به شما این امکان را می دهد تا ورودی های مناسبی را برای بهبود شناسایی و انتخاب نمایید . در صورتی که مقدار شاخص ، معیار پذیرش را برآورده می نماید ، البته در چنددوره متوالی ، این بیانگر آن است که فرآیند مرتبط به صورت مناسبی فعالیت های خود را اجرا می کند . می توانید معیار پذیرش را قدری ارتقاء دهید تا از این طریق فرصتی برای بهبود سطح فعالیت های آن واحد از طریق کوشش بیشتر برای رسیدن به معیار پذیرش جدید ایجاد گردد .
4- گروه هاي كاري بهبود يا حلقه هاي كيفيت
هدف اصلی از ایجاد گروه های کاری یا حلقه های کیفیت ، بهبود از طریق کارگروهی نفراتی که به طور مستقیم درگیر کار اجرایی می باشند است .
5- اقدام هاي اصلاحي و پيشگيرانه
برخی از مواردی که به فرآیند اقدام اصلاحی برای رفع عدم انطباق وارد می شود ، قابلیت این را دارد که به عنوان فرصت بهبود شناسایی گردد .
6- جلسات بازنگري مديريت
7- برگزاري جلسات هم انديشي ، طوفان فكري و تفكر خلاق
هدف بهبود از طریق کارگروهی ، جلسات هم اندیشی و طوفان فکری ، تفکر خلاق و هم افزایی Synergy می باشد . با هم افزایی دو به علاوه دو مساوی پنج می شود .
ارزيابي فرصت هاي بهبود
پس از جمع آوري موضوعاتي كه مي تواند فرصتي براي بهبود باشد ، بايستي جلسه اي برگزار شده و مديران يا كارشناسان مرتبط در آن حضور پيدا كرده تا موارد را به لحاظ اينكه فرصت بهبود مي باشند با خير ارزيابي نماييد . ملاك هاي تعيين موارد به لحاظ فرصت بهبود و متفاوت مي باشند .
ملاك هاي ارزيابي و تعيين يك ورودي به عنوان فرصت بهبود
آن ايده ، پيشنهاد و يا موضوع مطروحه
1- آيا باعث افزايش كيفيت محصول مي گردد ؟
2- آيا منجر به افزايش حجم توليد مي گردد ؟
3- آيا باعث افزايش راندمان نيروي انساني مي شود ؟
4- آيا هزينه هاي توليد را كاهش مي دهد ؟
5- آيا موجب صرفه جويي در مصرف انرژي مي شود ؟
6- آيا پرت و دور ریز مواد اوليه را كاهش مي دهد ؟
7- آيا باعث افزايش عمر مفيد ابزارهاي توليد مي شود ؟
8- آيا باعث ارتقاء دقت اندازه گيري و بازرسي مي شود ؟
9- آيا باعث ارتقاء ايمني كار ، ارتقاء روحيه و انگيزش پرسنل ، افزايش مشاركت نيروي انساني ديگر مي گردد؟
10- و آيا باعث به وجود آمدن بسياري موارد مطلوب دیگر می شود ؟
اگر يك يا تعدادي از پاسخ پرسش هاي بالا مثبت باشد مي توانید مبحث مورد نظر را به عنوان فرصتي براي بهبود بدانيد .
مطالعه ، بررسی و ارزیابی
به اين نكته توجه داشته باشيد كه صرف شناسايي موضوعي به عنوان فرصت بهبود ، شرط لازم و كافي براي اجراي آن را به دست نمي دهد . پس از اين مرحله بايستي مطالعات لازم را صورت دهيد تا به اين پرسش ها پاسخ دهيد كه
1- اجراي يك برنامه ي بهبود خاص چه نتايجي را بدست مي دهد ؟
2- نتايج حاصل و اهدافي كه از اجراي پروژه انتظار مي رود با صرف چه منابع و هزينه هايي به وقوع مي پيوندد ؟
3- آيا نتايج حاصل و محقق شدن اهداف به صرف هزينه های پیش بینی شده آن مي ارزد ؟
4- آيا سازمان ، توان علمي ، تكنولوژيكي ، مالي و مديريتي جهت برنامه ريزي و اجراي پروژه بهبود را دارد ؟
5- آيا موضوع مورد نظر جزء اولويت هاي كاري سازمان مي باشد ؟
6- و آيا . . .
در اين مرحله مي توانيد از سيستم های مهندسي ارزش ، تکنیک تحليل نقطه سر به سر و . . . استفاده كنيد .
برنامه ریزی
پس از گذراندن مرحله ی مطالعه و بررسی و مثبت بودن نتيجه مطالعه و تحليل هزينه و فايده مي توانيد براي برنامه ريزي پروژه اقدام نماييد . از روش هاي برنامه ريزي پروژه مانند CPM استفاده کرده و مسئولان اقدام ها را مشخص نموده و زمانبندي اجراي فعاليت ها را تعيين و مدون نماييد . مدير پروژه و مسئولان اقدام ها را مشخص نموده و زمانبندي اجراي فعاليت ها را انجام دهيد . جهت اين امر از نرم افزار MSP استفاده كنيد و گانت چارت پروژه را تهيه نماييد .
پس از تهيه برنامه ي اجرايي و عملياتي پروژه ، نسبت به توجيه این موارد برای اعضای تیم پروژه اقدام کنید
كليات پروژه
اهداف پيش بيني شده و مورد انتظار
نحوه ي اجرا
مسئولیت ها و وظایف افراد
مطابق رويه هاي كنترل پروژه اجراي فعاليت ها و پيشرفت پروژه را تحت نظارت داشته باشيد .
تعریف شاخص های تحقق اهداف پروژه
فراموش نكنيد كه هنگام تعيين اهداف پروژه ، شاخص هاي قابل اندازه گيري تعريف كنيد تا بتوانيد مقدار شاخص را پيش و پس از اجراي پروژه محاسبه كنيد تا ميزان بهبود انجام شده را به صورت دقيق اندازه گيري كنيد .
ثبت مستندات ، تهیه سوابق اجرا و گردآوری خلاصه تجربیات پروژه
پس از اتمام پروژه ، تجربياتي را كه اعضاي تيم حين اجرا بدست آورده اند را مستند كنيد . اين تجربيات شامل كوشش ها ، نحوه ي مواجه با مسائل و حل آنها و . . . مي باشد كه مطمئنا براي ديگران و پروژه هاي ديگر مي تواند منبع خوبي براي يادگيري باشد . مي بينيد كه مديريت دانش هم آنقدر ها سخت و پيچيده نيست . ضمن آنكه برخي از روش هايي كه حين برنامه ريزي و اجراي پروژه به وجود آمد ه اند ممكن است براي موارد مشابه ، مفيد باشد و بايستي كه به صورت رويه اي مدون در آيند تا به فراموشي سپرده نشده و گم نشوند .
قدردانی از زحمات اعضای تیم
در صورت دستيابي به اهداف و عملكرد مثبت اعضاي تيم از آنها قدرداني نماييد .
مطالعه مطالب استراتژی های بهبود ، از کدام سطح شروع کنیم ؟ و بسته جامع استراتژی های بهبود در سازمان های صنعتی را نیز به شما پیشنهاد می کنم .
