تکنیک های کاربردی و اجرایی افزایش بهره وری و کاهش هزینه های خرید و تأمین - قسمت اول
تکنیک های کاربردی و اجرایی افزایش بهره وری و کاهش هزینه های خرید و تأمین - قسمت اول
حسین عبدی
مشاور مدیریت و سیستم های مدیریت کیفیت
مقدمه
امروزه یکی از دغدغه های اصلی مدیران سازمان ها و صاحبان شرکت ها، کلیدواژه های بهبود، ارتقاء بهره وری و کاهش هزینه می باشد. مطمئن باشید کمتر مدیر لایقی را می توان یافت که شرایط کنونی محیط های دور و نزدیک پیرامون سازمان ها را به خوبی و درستی درک و فهم نکرده باشد و راه و چاره مناسب جهت تعامل صحیح با این وضعیت را نداند.
یکی از رویکردهای مهم جهت بقاء در محیط پرتلاطم اقتصاد امروز، کاهش هزینه های سازمان می باشد. مدیران ارشد شرکت ها باید کاهش هزینه های شرکت خود را جدی قلمداد کرده و برای طرح ریزی و پیاده سازی استراتژی کاهش هزینه وقت و انرژی کافی صرف نمایند.
کاهش هزینه های تولید و عملیات و همچنین هزینه های خرید، تأمین و تدارکات در طرح ها و پروژه های کاهش هزینه جزء عناصر اصلی و اساسی می باشند. در صورتی که قصد دارید یک استراتژی کاهش هزینه موفق و اثربخش را طرح ریزی و پیاده سازی نمایید بایستی به صورت جدی به تحلیل، برنامه ریزی و اجرای تکنیک های کاهش هزینه در حوزه ی خرید و تأمین کسب و کار خود بپردازید.
رویکرد استراتژیک در کاهش هزینه ها
استفاده بهينه از منابع، محتاج مديريت اصولی بر آن ها توسط روش های مختلف مانند کاهش هزينه ها می باشد. عدم نگرش سیستماتیک و نظام مند به کاهش هزينه ها، رویکرد مقطعی به آن و اجرای برنامه های کاهش هزینه، بدون بررسی اثر بخشی آن، در بيشتر مواقع باعث تحميل هزينه های بیشتر از نقاط و مناطق ديگر به سيستم می شود.
اگر کاهش هزينه ها با نگاهی جامع، کلان و استراتژيک، صورت نگيرد و صرفا در مواقع بحرانی به عنوان يک اقدام مقطعی و فوری انجام شود، شايد به طور مقطعی مشکلی را حل کند ولی در دراز مدت مشکلات بيشتری را به وجود می آورد.
برای طراحی و اجرای یک استراتژی موفق کاهش هزینه، شما باید نحوه ی عملکرد سازمان در فرآیندهای مختلف آن را مورد بررسی قرار دهید تا فرصت های بهبودی که وجود دارند را شناسایی کرده و برای بهره جستن از آن ها، طرح های بهینه سازی زیر فرآیندها و فعالیت ها را در دستور کار خود قرار دهید.
امیدوارم به این نکته ی ساده اما بسیار مهم پی برده باشید که کاهش هزینه ها تنها از طریق اجرای یک یا چند پروژه مقطعی و منفرد، امکان پذیر نمی باشد، بلکه بازنگری در نوع تفکر، شیوه ی برنامه ریزی و نحوه ی انجام عملیات است که منجر به تغییر دادن و ایجاد بهبود در فعالیت هاست که ما را به هدف اصلی یعنی کاهش هزینه ها می رساند. هزینه هایی که شاید نابجا و غیرضروری می باشند و یا ممکن هم هست که ضروری باشند اما امکانپذیر هست که بتوانیم آن ها را کاهش دهیم.
کاهش هزینه ها در فرآیند تأمین و خرید
در هر نوع کسب و کاری که به فعالیت مشغول هستید، چه تولیدی باشد و یا خدماتی، فرقی نمی کند شما برای انجام فرآیندهای اصلی تولید و ارائه خدمات خود، باید منابعی را تهیه و تأمین نمایید. تهیه و تأمین این منابع و هزینه هایی که صرف آن ها می کنید و پولی که خرج می کنید مستقیما بر حاشیه سود شما تأثیر گذار است. در صورتی که بتوانید یک استراتژی موفق را پایه ریزی نمایید و هزینه های تأمین سازمان خود را کاهش دهید، سودآوری خود را افزایش خواهید داد.
این افزایش حاشیه سود از طریق فروش بیشتر و یا بالاتر بردن قیمت فروش محصول و یا خدمات به دست نمی آید، بلکه تنها و تنها با کاهش هزینه هاست که سودآوری بیشتر، محقق می گردد.
در کسب و کارهایی مانند فعالیت های تولیدی و صنعتی، فرض کنید هزینه ی مواد اولیه برای تولید یک محصول مانند یک قطعه خودرو، % 40 بهای تمام شده ی محصول باشد. حالا تصور کنید که بتوانید در هزینه ی مواد اولیه خود به میزان % 10 صرفه جویی کنید. با همین اقدام، شما % 4 به سود فعلی خود اضافه کرده اید و این، رقم کمی نیست.
توجه داشته باشید که این افزایش سود، بدون آنکه تولید و یا فروش را با تمام هزینه های آن افزایش داده باشید، محقق شده است. به جز مواد اولیه، شما اقلام دیگری را نیز خریداری می کنید که بسته به نوع فعالیت شما ممکن است شامل برخی موارد زیر باشد.
· قطعات یدکی
· لوازم التحریر و ملزومات اداری
· تجهیزات آزمایشگاهی و ابزارهای اندازه گیری
· ابزارآلات مصرفی
· مواد و ملزومات بسته بندی
· تجهیزات ایمنی
به جز خرید کالاهای فوق شما از خدمات گوناگونی نیز ممکن است استفاده کنید مانند خدمات حمل و نقل، بیمه و غیره که بهای استفاده از خدمات به جمع هزینه های فهرست شده ی فوق نیز اضافه می گردد و برابر می شود با هزینه ی تمام شده ی محصول نهایی، که به علاوه ی سود مورد نظر شما می شود قیمت فروش محصول و بهایی که مشتری، بابت دریافت محصول به شما پرداخت خواهد کرد.
صرفه جویی در تهیه و استفاده از هر کدام از اقلام فوق، حاشیه سود شما را گسترده تر می کند و این همان نکته ی اصلی و کلیدی است که باید به آن توجه ویژه ای داشته باشید.
تکنیک های کاهش هزینه
1. خرید و تأمین را تجزیه و تحلیل کنید
در ابتدا برای اینکه بتوانید در جهت کمتر کردن هزینه ها شروع به حرکت کرده، به صورت موثر و اثربخش عمل نموده و بهره وری را افزایش دهید، نیاز دارید که برنامه ی تأمین اقلام مورد نیاز را تهیه کنید.
کاملا واضح و آشکار است که میزان تهیه و تأمین نیازمندی های عملیات سازمان رابطه ی مستقیم با برنامه ی فروش و در پی آن برنامه ی تولید شرکت دارد. واحد برنامه ریزی بر اساس سفارش ها و قراردادهای فروش، برنامه ی تولید را تهیه و تدوین کرده و مطابق فهرست مواد، اجزای محصول و دیگر اقلام مورد نیاز برای تولید، یک برنامه ی تأمین مواد و قطعات نیم ساخته را تهیه می کند. دیگر اقلام مورد نیاز می تواند شامل خدمات پیمانکاری، ملزومات بسته بندی، برنامه ی حمل محصول به مشتری یا حمل مواد و قطعات از فروشندگان و تأمین کنندگان به محل شرکت باشد.
درصورتی که واحد بازرگانی و قسمت فروش آن برنامه ی مدونی دارد آن را اخذ نمایید در غیر این صورت به آن ها کمک کنید تا برنامه ی فروش قطعی و یا پیش بینی شده را تهیه نمایند.
جهت پیش بینی فروش در سه، شش یا دوازده ماه آینده، بر اساس سفارش های قطعی یا احتمالی مشتریان، ضریب اطمینان مصرف کننده / مشتری، روند فروش گذشته و جاری و دیگر متغیرهای تأثیر گذار مانند پارامترهای زمانی و فصلی، شرایط اقتصادی و غیره را نیز تأثیر دهید. این پیش بینی دوره ای را در ابتدای هر دوره مانند سه ماهه انجام دهید و بر اساس میزان تحقق آن در دوره ی گذشته، آن را بازنگری و تصحیح نمایید.
یک استراتژی موفق کاهش هزینه، نیاز به این دارد که شما یک گام از مشتریان یا مصرف کنندگان خود پیش باشید. در صورتی که برنامه ی خرید و تأمین را در اختیار نداشته باشید عملا مانند راه رفتن در تاریکی است. طبیعتا بدون برنامه ی تأمین شما نمی توانید برای بهبود آن اقدام کنید و هزینه های مربوط به آن را کاهش دهید.
2. هوشمندانه خرید کنید
هزینه های تأمین اقلام لازم و مایحتاج شرکت شما به عوامل زیر بستگی دارد.
· زمانی از سال که در آن خرید خود را انجام می دهید. مطمئنا اطلاع دارید که قیمت برخی اقلام در طول سال تغییر می کند.
· میزان تقاضا برای آن اقلام از سوی تمام متقاضیان و خریداران. هر چه تقاضای کل، در بازار برای اقلامی بیشتر باشد قیمت آنها نیز افزایش پیدا خواهد نمود.
· هزینه های سازندگان و عرضه کنندگان آن اقلام. بهایی که فروشندگان و تولید کنندگان اقلام از شما طلب می کنند.
· متغیرهای اقتصادی مربوط به صنعت مرتبط
· و بسیاری عوامل دیگر
هزینه های خود را با انجام فرآیند خرید به صورت هوشمندانه می توانید کاهش دهید.
· جستجوی صحیح و دقیق عرضه کنندگان می باشد. از آن ها استعلام گرفته و بهترین قیمت را انتخاب کنید.
· درخرید عجله نکنید با بررسی کافی اقدام کنید و بهترین معامله را پیدا کنید
· چانه زنی را فراموش نکنید
· برای انجام یک خرید خوب، نیروی لایق و کاردان نیاز دارید. کارشناس خرید و کارپرداز خود را با وسواس و دقت انتخاب کنید و روی آموزش، افزایش دانش و ارتقاء مهارت وی با برنامه عمل کنید
· عملکرد وی را تحت ارزیابی مستمر داشته باشید و برای ارتقاء سطح عملکرد وی برنامه ریزی کنید.
· به جز کارپرداز، نفر صاحب اختیار برای بررسی، انتخاب و تأیید خرید نیز بایستی صلاحیت داشته و مطابق موارد ذکر شده برای کارپرداز، برای وی نیز به همان صورت عمل کنید.
· اطمینان حاصل نمایید که تصمیم گیرنده ی اصلی برای خرید می داند که چطور بهترین قیمت و جذاب ترین معامله را پیدا کند. به عنوان مثال اقلامی که در طول سال قیمت متغیر دارند را زمانی بخرد که بهترین قیمت را داشته باشد.
3. هزینه های سفارش ها و معاملات خرید را به حداقل برسانید
هر معامله، هر سفارش و هر مورد خرید به جز هزینه ی مستقیم خرید که برابر با قیمت خود کالا است، هزینه های دیگری نیز به صورت غیر مستقیم در بردارد که برخی از آن ها به شرح زیر می باشند.
· فعالیت های اداری و سیستماتیک کنترل موجودی و صدور سفارش تأمین موجودی که شامل حقوق نیروی انسانی برای نفر ساعتی که صرف انجام فعالیت های دفتری می شود، می باشد.
· ملزومات اداری مرتبط با انجام فعالیت های دفتری مانند برگه کاغذ، پرینت، کامپیوتر و غیره
· درخواست و دریافت استعلام و ارزیابی و انتخاب آن ها
· برقراری تماس های تلفنی، ای میل، فکس و . . .
· رفت و آمد جهت تعامل حضوری با فروشندگان
· عقد قرارداد و انجام معامله
· بیمه
· حمل و نقل
· بارگیری و تخلیه
· فعالیت های کنترل، بازرسی و آزمایش برای تعیین مرغوبیت اقلام خریداری شده
· نقل و انتقال بهای کالاها و خدمات و انجام تعهدات مالی مطابق با شرایط قرارداد و معامله
· انبارداری، نگهداری اقلام مطابق با شرایط تعریف شده
· رعایت موارد الزامی ایمنی
· جابجایی های داخلی
· و دیگر هزینه های پیدا و پنهان هر تراکنش خرید
پس هزینه های هر خرید به تعداد ردیف های هزینه های هر مورد خرید بستگی به فرآیندی دارد که برای انجام عملیات خرید شرکت خود تعریف نموده اید. و هزینه های کل خرید وابسته است به تعداد خرید هایی که انجام می شود. تصور کنید یک فرآیند خرید پیچیده و پر هزینه به تعداد دفعات زیاد تکرار شود. نتیجه کاملا مشخص است هزینه های خرید شما بسیار افزایش می یابد. پس باید سعی کنید تا جایی که امکان دارد
· فرآیند خرید را ساده و موثر طراحی کنید و هم اینکه
· تعداد دفعات خرید را کاهش دهید.
برای بازنگری فرآیند خرید، یک روش اجرایی مناسب، کارآمد و مختصر اما مفید را تهیه و تدوین نمایید. مراحل مختلف پروسه، توالی انجام فعالیت ها و مسئولان انجام اقدامات را به صورت شفاف و واضح تعیین نمایید. به عنوان مثال می توانید با طراحی و راه اندازی یک سیستم نرم افزاری، موجودی را به صورت خودکار کنترل کرده تا خود سیستم در زمانی که لازم هست سفارش خرید را صادر نماید. حتی سیستم صدور سفارش خرید و انتقال آن به فروشنده یا تأمین کننده نیز می تواند اتوماتیک باشد که می توان از سیستم EDI بهره برد.
با توجه دقیق به ردیف های هزینه های مربوط به هر تراکنش خرید در می یابید که هر چه قدر موارد خرید کمتر باشند و تعداد اقلام و حجم بیشتری از آن ها در یک بار خرید انجام شود، هزینه های مستقیم و غیر مستقیم هر عملیات خرید به تعداد اقلام و حجم بیشتری تقسیم و سرشکن شده و هزینه ی کل خرید و تأمین کمتر می شود.
ادامه تکنیک های کاهش هزینه را در قسمت دوم مطالعه نمایید.
مطالب مرتبط :
